I care Abou You,
Dwika
MENGHADAPI MUSIBAH PRESENTASI
Terjemahan bebas dari materi oleh
Strategic Communication Inc.
Ya, presentasi Anda tidak dijamin akan selalu sukses 100%. Sebagai manusia dan dalam berhubungan dengan sesama manusia, ditambah lagi dengan berbagai perlengkapan benda mati, berbagai kendala atau bahkan musibah dan bencana, dapat saja terjadi dalam suatu presentasi. Bagaimana menghadapinya?
MUSIBAH PRESENTASI TIDAK FATAL
Berdasarkan statistik, sebagaian besar musibah presentasi tidaklah fatal akibatnya. Pada prinsipnya, Anda bisa menyelesaikannya dengan dua modal dasar yaitu:
1. Tetap tersenyum; dan
2. Tahu persis, apa yang Anda mau dari "orang penting" dalam audience Anda.
TUAN RUMAH ATAU ORANG PENTING HARUS PERGI SEBELUM ANDA SELESAI BICARA
Untuk kasus ini, ikuti saja aturan lama:
"Katakan kepada mereka, apa yang akan Anda katakan, lalu katakan. Dan kemudian,katakan apa yang telah Anda katakan."
Cara di atas, biasanya akan menyelamatkan Anda. Selalulah ungkapkan poin penting Anda, di menit-menit awal presentasi Anda. Jika Anda menggunakan alat bantu visual seperti slide. Selalulah memiliki setidaknya satu slide khusus yang hanya berisi poin-poin penting Anda.
Jika kepepet sekali, mintalah orang-orang penting itu untuk tinggal sebentar. Dan biasanya, mereka mau melakukannya jika Anda memintanya dengan... tersenyum. Jangan lupa, ungkapkan satu pernyataan, yang tidak akan pernah dilupakan oleh mereka. Dan jika masih sempat, ungkapkan dua konsep yang mendukung pernyataan Anda.
ANDA DATANG TAPI ORANG PENTING TIDAK DATANG
Jika orang penting tidak bisa hadir, akan selalu ada orang lain, yang diserahi tanggung jawab untuk melapor kepada mereka. Mereka itulah, yang sekarang menjadi orang penting.
Tanyakan pada diri Anda sendiri, "Apa, satu kalimat yang Saya inginkan diucapkan oleh si pelapor kepada atasannya?" Pertanyaan ini mengimplikasikan apa yang harus dilakukan oleh si pembuat keputusan.
Apa yang perlu dihindari adalah, si pelapor akan berkata kepada atasannya:
"Bapak pembicara mengatakan kepada kami tentang..." melainkan:
"Kita harus memakai produk/jasa... karena harganya terjangkau oleh budget kita, dan bisa memenuhi tuntutan infrastruktur dan teknologi yang ada pada kita."
Ungkapkan kalimat itu dengan mulut Anda sendiri di awal dan di akhir presentasi.
ANDA HANYA PUNYA 15 DAN BUKAN 45
Karena suatu sebab, Anad mengetahui bahwa waktu Anda ternyata hanya 15 menit dan bukan 45 menit seperti yang Anda perkirakan.
Bicara cepat (mengambil pilihan "flight" dari "flight or fight"), bukan solusinya. Putuskan dengan cepat, persentase dari setiap bagian presentasi Anda dalam konteks 15 menit tersebut. Seringlah melihat jam tanpa rasa panik atau tidak nyaman, dan batasi setiap bagian hanya pada poin kunci.
Untuk presentasi berikutnya, berlatihlah dengan batasan waktu 5 menit.
SESEORANG BERTANYA SESUATU YANG HARUS DIBAHAS DETIL
Jawablah dengan ringkas, dan katakan bahwa Anda berencana ke sana lebih detil. Jika yang bertanya adalah orang penting itu sendiri, tanya apakah jawaban Anda sudah cukup memuaskan untuk saat itu.
Jangan menunda materi itu, jika memang sudah saatnya dibahas. Jika ini Anda lakukan, maka audience -- setiap dari mereka-- akan lebih berfokus pertanyaan yang belum terjawab tuntas tadi. Audience tidak mendengar Anda lagi.
Khusus untuk presentasi yang berformat meeting, jangan minta penanya untuk menunda pertanyaannya sampai akhir meeting. Ini akan mengindikasikan bahwa Anda tidak siap dengan interupsi. Interupsi adalah warna khas dari meeting.
LUPA HARUS BERKATA APA
Tersenyumlah, dan katakan "Maaf", lalu ulangi sekali lagi. Pahamilah bahwa setiap orang dalam audience Anda, bisa dipastikan akan "lost" setidaknya sekali selama presentasi Anda. Namun pada dasarnya, audience ingin Anda sukses. Jadi, tetaplah tersenyum.
ANDA INGIN LAMBAT AUDIENCE MAU CEPAT
Salah satu risiko memberi modul kepada audience, adalah mereka akan membacanya dengan kecepatan mereka sendiri. Tak jarang, mereka malah lebih melihat ke modul daripada kepada Anda.
Jika memungkinkan, jangan beri mereka modul sampai presentasi selesai. Katakan saja kepada mereka, apa isinya dan beri gambaran kasar sebelum Anda mulai bicara. Selanjutnya, Anda bisa menggunakan alat bantu visual.
Anda bisa memaksa mereka mengikuti kecepatan Anda, dengan mengtakan "Seperti yang bisa dilihat di halaman..."
Jika orang penting memaksakan kecepatan mereka, cobalah ikuti dengan melakukan skip dan berfokus pada halaman atau materi yang Anda anggap penting bagi mereka.
Jika Anda memang harus membagikan modul atau materi, jangan tenggelamkan semuanya di belakang sesi. Sebab, jika audience tidka segera menemukan apa yang mereka butuhkan, mereka akan langsung ke bagian akhir; atau, mereka keluar ruangan!
ORANG PENTING BINGUNG MEMILIH KARENA PUNYA KOMPETITOR UNTUK ANDA
Dalam hal ini, ucapkan sesering mungkin nama perusahaan Anda.
"Salah satu yang kami yakini di PT ZXCFSDSDDAA..."
KATANYA 3 TAPI TERNYATA 20
Anda mengira audience hanya 3, tapi yang datang ternyata 20 orang. Jika Anda berpikir tentang membagikan materi, lupakan saja. Beralihlah pada flipchart dan spidol. Putuskan dengan cepat apa yang perlu disampaikan, dan gambarkan seakurat mungkin di flipchart.
Berdirilah, jangan duduk. Ini lebih punya kontrol terhadap audience yang berjumlah besar. Ingatlah selalu bahwa Anda adalah expert, dan: tetaplah tersenyum!
ANDA DIDUDUKKAN DI SOFA YANG MENENGGELAMKAN ANDA
Untuk kantor tertentu, presentasi tidak selalu dilakukan di ruang rapat. BIsa saja di ruang penerimaan tamu atau di ruang direksi. Di situ ada sofa, yang saking ingin memuaskan tamu, empuknya tidak kepalang tanggung. Ini bisa menenggelamkan Anda.
Efek "tenggelam" itu, adalah bahwa cara duduk Anad menjadi sama sekali tidak enak dilihat. Dan bagi Anda, posisi duduk seperti itu membuat Anda merasa "kurang berkuasa".
Cara termudah: minta ganti kursi.
Percaya diri Anda sangat mungkin terpengaruh, jika Anda harus berbicara smabil menengadah.
KERONGKONGAN ANDA KERING
Lakukanlah apa yang dilakukan orang teater. Lakukan apapun yang bisa membantu air liur Anda mengalir ke dalam mulut. (Bukan keluar mulut! Itu mah namanya ngences!)
Atau, minumlah atau bawalah segelas aqua kecil untuk Anda sendiri.
ANDA BICARA MEREKA MENGOBROL
Tanyakan yang berikut ini secara berurutan.
Terjemahan bebas dari materi oleh
Strategic Communication Inc.
Ya, presentasi Anda tidak dijamin akan selalu sukses 100%. Sebagai manusia dan dalam berhubungan dengan sesama manusia, ditambah lagi dengan berbagai perlengkapan benda mati, berbagai kendala atau bahkan musibah dan bencana, dapat saja terjadi dalam suatu presentasi. Bagaimana menghadapinya?
MUSIBAH PRESENTASI TIDAK FATAL
Berdasarkan statistik, sebagaian besar musibah presentasi tidaklah fatal akibatnya. Pada prinsipnya, Anda bisa menyelesaikannya dengan dua modal dasar yaitu:
1. Tetap tersenyum; dan
2. Tahu persis, apa yang Anda mau dari "orang penting" dalam audience Anda.
TUAN RUMAH ATAU ORANG PENTING HARUS PERGI SEBELUM ANDA SELESAI BICARA
Untuk kasus ini, ikuti saja aturan lama:
"Katakan kepada mereka, apa yang akan Anda katakan, lalu katakan. Dan kemudian,katakan apa yang telah Anda katakan."
Cara di atas, biasanya akan menyelamatkan Anda. Selalulah ungkapkan poin penting Anda, di menit-menit awal presentasi Anda. Jika Anda menggunakan alat bantu visual seperti slide. Selalulah memiliki setidaknya satu slide khusus yang hanya berisi poin-poin penting Anda.
Jika kepepet sekali, mintalah orang-orang penting itu untuk tinggal sebentar. Dan biasanya, mereka mau melakukannya jika Anda memintanya dengan... tersenyum. Jangan lupa, ungkapkan satu pernyataan, yang tidak akan pernah dilupakan oleh mereka. Dan jika masih sempat, ungkapkan dua konsep yang mendukung pernyataan Anda.
ANDA DATANG TAPI ORANG PENTING TIDAK DATANG
Jika orang penting tidak bisa hadir, akan selalu ada orang lain, yang diserahi tanggung jawab untuk melapor kepada mereka. Mereka itulah, yang sekarang menjadi orang penting.
Tanyakan pada diri Anda sendiri, "Apa, satu kalimat yang Saya inginkan diucapkan oleh si pelapor kepada atasannya?" Pertanyaan ini mengimplikasikan apa yang harus dilakukan oleh si pembuat keputusan.
Apa yang perlu dihindari adalah, si pelapor akan berkata kepada atasannya:
"Bapak pembicara mengatakan kepada kami tentang..." melainkan:
"Kita harus memakai produk/jasa... karena harganya terjangkau oleh budget kita, dan bisa memenuhi tuntutan infrastruktur dan teknologi yang ada pada kita."
Ungkapkan kalimat itu dengan mulut Anda sendiri di awal dan di akhir presentasi.
ANDA HANYA PUNYA 15 DAN BUKAN 45
Karena suatu sebab, Anad mengetahui bahwa waktu Anda ternyata hanya 15 menit dan bukan 45 menit seperti yang Anda perkirakan.
Bicara cepat (mengambil pilihan "flight" dari "flight or fight"), bukan solusinya. Putuskan dengan cepat, persentase dari setiap bagian presentasi Anda dalam konteks 15 menit tersebut. Seringlah melihat jam tanpa rasa panik atau tidak nyaman, dan batasi setiap bagian hanya pada poin kunci.
Untuk presentasi berikutnya, berlatihlah dengan batasan waktu 5 menit.
SESEORANG BERTANYA SESUATU YANG HARUS DIBAHAS DETIL
Jawablah dengan ringkas, dan katakan bahwa Anda berencana ke sana lebih detil. Jika yang bertanya adalah orang penting itu sendiri, tanya apakah jawaban Anda sudah cukup memuaskan untuk saat itu.
Jangan menunda materi itu, jika memang sudah saatnya dibahas. Jika ini Anda lakukan, maka audience -- setiap dari mereka-- akan lebih berfokus pertanyaan yang belum terjawab tuntas tadi. Audience tidak mendengar Anda lagi.
Khusus untuk presentasi yang berformat meeting, jangan minta penanya untuk menunda pertanyaannya sampai akhir meeting. Ini akan mengindikasikan bahwa Anda tidak siap dengan interupsi. Interupsi adalah warna khas dari meeting.
LUPA HARUS BERKATA APA
Tersenyumlah, dan katakan "Maaf", lalu ulangi sekali lagi. Pahamilah bahwa setiap orang dalam audience Anda, bisa dipastikan akan "lost" setidaknya sekali selama presentasi Anda. Namun pada dasarnya, audience ingin Anda sukses. Jadi, tetaplah tersenyum.
ANDA INGIN LAMBAT AUDIENCE MAU CEPAT
Salah satu risiko memberi modul kepada audience, adalah mereka akan membacanya dengan kecepatan mereka sendiri. Tak jarang, mereka malah lebih melihat ke modul daripada kepada Anda.
Jika memungkinkan, jangan beri mereka modul sampai presentasi selesai. Katakan saja kepada mereka, apa isinya dan beri gambaran kasar sebelum Anda mulai bicara. Selanjutnya, Anda bisa menggunakan alat bantu visual.
Anda bisa memaksa mereka mengikuti kecepatan Anda, dengan mengtakan "Seperti yang bisa dilihat di halaman..."
Jika orang penting memaksakan kecepatan mereka, cobalah ikuti dengan melakukan skip dan berfokus pada halaman atau materi yang Anda anggap penting bagi mereka.
Jika Anda memang harus membagikan modul atau materi, jangan tenggelamkan semuanya di belakang sesi. Sebab, jika audience tidka segera menemukan apa yang mereka butuhkan, mereka akan langsung ke bagian akhir; atau, mereka keluar ruangan!
ORANG PENTING BINGUNG MEMILIH KARENA PUNYA KOMPETITOR UNTUK ANDA
Dalam hal ini, ucapkan sesering mungkin nama perusahaan Anda.
"Salah satu yang kami yakini di PT ZXCFSDSDDAA..."
KATANYA 3 TAPI TERNYATA 20
Anda mengira audience hanya 3, tapi yang datang ternyata 20 orang. Jika Anda berpikir tentang membagikan materi, lupakan saja. Beralihlah pada flipchart dan spidol. Putuskan dengan cepat apa yang perlu disampaikan, dan gambarkan seakurat mungkin di flipchart.
Berdirilah, jangan duduk. Ini lebih punya kontrol terhadap audience yang berjumlah besar. Ingatlah selalu bahwa Anda adalah expert, dan: tetaplah tersenyum!
ANDA DIDUDUKKAN DI SOFA YANG MENENGGELAMKAN ANDA
Untuk kantor tertentu, presentasi tidak selalu dilakukan di ruang rapat. BIsa saja di ruang penerimaan tamu atau di ruang direksi. Di situ ada sofa, yang saking ingin memuaskan tamu, empuknya tidak kepalang tanggung. Ini bisa menenggelamkan Anda.
Efek "tenggelam" itu, adalah bahwa cara duduk Anad menjadi sama sekali tidak enak dilihat. Dan bagi Anda, posisi duduk seperti itu membuat Anda merasa "kurang berkuasa".
Cara termudah: minta ganti kursi.
Percaya diri Anda sangat mungkin terpengaruh, jika Anda harus berbicara smabil menengadah.
KERONGKONGAN ANDA KERING
Lakukanlah apa yang dilakukan orang teater. Lakukan apapun yang bisa membantu air liur Anda mengalir ke dalam mulut. (Bukan keluar mulut! Itu mah namanya ngences!)
Atau, minumlah atau bawalah segelas aqua kecil untuk Anda sendiri.
ANDA BICARA MEREKA MENGOBROL
Tanyakan yang berikut ini secara berurutan.
"Ada yang kurang
jelas?"
Jika mereka masih mengobrol
dan Anda bisa bergerak, bergeraklah mendekat kepada pengobrol. Teruskan
presentasi Anda.
Jika kondisinya parah sekali, mintalah kepada panitia atau orang penting di sana untuk mengingatkan mereka.
Jika gagal, mintalah reschedule.
ANDA MEMEGANG SLIDE LALU JATUH BERHAMBURAN
Tersenyumlah dan buatlah joke untuk tentang Anda sendiri.
(Di sini Anda mungkin harus bersyukur karena telah menomori slide Anda.)
Hampir semua masalah presentasi, bisa diselesaikan jika Anda menghadapinya dengan: Tersenyum!
Ya Pak Arief, Ya?
Jika kondisinya parah sekali, mintalah kepada panitia atau orang penting di sana untuk mengingatkan mereka.
Jika gagal, mintalah reschedule.
ANDA MEMEGANG SLIDE LALU JATUH BERHAMBURAN
Tersenyumlah dan buatlah joke untuk tentang Anda sendiri.
(Di sini Anda mungkin harus bersyukur karena telah menomori slide Anda.)
Hampir semua masalah presentasi, bisa diselesaikan jika Anda menghadapinya dengan: Tersenyum!
Ya Pak Arief, Ya?
QA-Communication
Tidak ada komentar:
Posting Komentar