Menaklukkan mereka

Persuasi akan menjadi lebih mudah dilakukan, jika Anda menggunakan bahasa yang sama dengan bahasa lawan bicara.
Jika lawan bicara sering menggunakan kata "efisiensi", gunakan kata itu untuk menaklukkan mereka. 
Jika mereka sering menggunakan kata "murah", jadikan itu sebagai alat persuasi. Jika mereka sangat sering mengatakan "lembut", manfaatkan itu sebagai penakluk.
I care About You,
Dwika






Teknik Persuasiby: Ikhwan Sopa.

Ada banyak metode yang bisa dikembangkan untuk meningkatkan kemampuan mempersuasi. Salah satunya adalah dengan pemilihan dan penggunaan kata-kata.

Anda sedang berbicara kepada seseorang, kemudian lawan bicara Anda berulang-ulang mengatakan "Ya.. Saya tahu", "Ya Saya tahu itu", "Saya pernah diberitahu tentang itu". Begitu seterusnya.

Apa yang terlintas di benak Anda? Apakah Anda beranggapan bahwa lawan bicara Anda adalah orang yang sok tahu? Apakah Anda menganggapnya memang tahu? Ataukah Anda tidak menganggapnya ada apa-apa di balik itu semua?

Sesungguhnya, ungkapan lawan bicara Anda itu, mewakili sebuah proses berpikir tertentu. Apapun cara dan metode yang ia gunakan saat berbicara dengan Anda, baik disadarinya atau tidak, semua itu merupakan sebuah pola yang tertata dengan sangat rapi. Ia sedang mencerna berbagai pesan Anda dalam cara dan proses yang sangat unik. Apapun pesan Anda, akan bermuara pada suaranya yang mengatakan "tahu".

Jika Anda berpikiran negatif, Anda tidak bisa memperoleh sesuatu yang lebih berarti dari sesi bicara Anda itu. Tapi jika Anda mau memanfaatkannya, Anda akan menuai kemampuan persuasi yang luar biasa!

Bagaimana memanfaatkannya? Berikut ini adalah teknik persuasi yang sangat powerful, jika Anda berhasil melatihnya.

TEKNIK PRIMER: LEVELLING
Seperti telah diungkapkan di atas, suara "tahu" yang keluar dari mulut lawan bicara Anda, mewakili sebuah pola pikir yang mendominasi isi kepalanya. Inilah yang bisa Anda manfaatkan untuk melakukan persuasi kepadanya.

Jika Anda bisa mengatakan "Seperti yang Anda TAHU, bahwa...", maka Anda akan melihat bagaimana lawan bicara Anda segera berada di bawah pengaruh persuasi Anda. Ungkapan Anda yang juga membunyikan "tahu", Anda sadari atau tidak, merupakan bentuk levelling dengan cara berpikir lawan bicara Anda. Dan tahukah Anda? Levelling inilah yang menjadi kekuatan terbesar dalam proses persuasi. Langsung atau tidak, Anda telah menyesuaikan cara berpikir dengan cara berpikir lawan bicara Anda. Itulah titik kemenangan Anda.

Hal yang sama, bisa Anda lakukan dengan lawan bicara yang secara konsisten menunjukkan gaya dan pola berpikirnya yang unik.

Ada yang sering mengatakan "Ah masak sih?", dan untuk lawan bicara ini Anda bisa mengatakan "Percayakah Anda?".

Ada yang sering mengatakan "Denger-denger sih begitu", dan Anda bisa mengatakan "Sekarang Anda bisa mendengar dari Saya."

Bisakah Anda melatihnya untuk berbagai tipe audience? Silahkan coba, dan nikmatilah hasilnya. Makin Anda terlatih dan pandai, makin persuasiflah Anda sebagai pembicara.

KATEGORI DASAR KOMUNIKASI MANUSIA
Secara umum, setiap orang mencerna berbagai hal dalam tiga kategori dasar yaitu:

- Visual -> mengandalkan penglihatan;
- Auditory -> mengandalkan pendengaran;
- Kinestetik -> mengandalkan gerak fisik.

Pelajari ketiga hal ini, dan obervasilah lawan bicara Anda. Kemudian, manfaatkan karakteristiknya.

Dan jika Anda beragama, alat Anda adalah penglihatan, pendengaran dan HATI. Tambahkan HATI ke dalam inventori karakteristik komunikasi manusia di atas.

TEKNIK SEKUNDER: GUNAKAN NAMA
Menyebutkan nama dalam sesi bicara, akan menjadikan sesi bicara Anda sangat persuasif.

"Menurut Saya begini Pak Andi..."
"Mas Anto..., Saya punya usul..."
"Mbak Tita, Saya pernah mendengar kasus yang sama, ..."

Mengapa? Orang sangat senang mendengar namanya disebut-sebut.

Tapi hati-hati, sebutlah namanya sesuai dengan yang diinginkannya. Jika perlu, tanyakan dahulu bagaimana ia ingin dipanggil. "Pak Mukhtarudin, eh maaf... boleh Saya panggil Pak Mukhtar saja?"

Jangan lupa, gunakan sebutan namanya di waktu yang tepat. Anda mungkin berbicara dengan teman dan biasa memanggilnya "Hei Dod!", dan namanya memang Doddy. Tentu saja, Anda dilarang memanggilnya dengan nama itu saat menghadiri sesi bicara yang formal. Terlebih lagi, jika Pak Doddy itu adalah atasan Anda!

Atau, Anda masih dimungkinkan memintanya, "Pak Doddy, boleh Saya panggil Mas Doddy saja di meeting ini?"

TEKNIK SEKUNDER: GUNAKAN KATA-KATA MOTIVASIONAL
Jangan gunakan "Coba pikir deh" karena itu malah meminta mereka melakukan sesuatu. Tapi, gunakan:

"Hari ini"
"Sekarang"
"Makanya, mikir!"

Dalam bahasa Inggris, para pakar bahkan mengembangkannya lebih jauh lagi. Dan kita yang berbahasa Indonesia hanya terbengong-bengong saja menyaksikan betapa powerfulnya bahasa yang sangat eksak seperti Inggris atau Arab. Perhatikan ini:

"By now, you can see that we are selling a good house."

Apa yang terjadi? "By now" yang sangat sering diulang, lama-kelamaan akan dipersepsi oleh bawah sadar sebagai: "Buy now" !!!

TEKNIK SEKUNDER: GUNAKAN KATA-KATA LAWAN BICARA
Jika lawan bicara sering menggunakan kata "efisiensi", gunakan kata itu untuk menaklukkan mereka. Jika mereka sering menggunakan kata "murah", jadikan itu sebagai alat persuasi. Jika mereka sangat sering mengatakan "lembut", manfaatkan itu sebagai penakluk.

Persuasi akan menjadi lebih mudah dilakukan, jika Anda menggunakan bahasa yang sama dengan bahasa lawan bicara.

TEKNIK SEKUNDER: JADILAH BUNGLON
Gunakan kata dan bahasa yang mirip, menyerupai atau berimplikasi sama, dengan kata dan bahasa yang digunakan oleh lawan bicara. Ini termasuk ekspresi mereka.

Tertawalah jika mereka tertawa, dan bersedihlah jika mereka merana. Teknik ini biasa disebut dengan "mirroring" dan "matching". Sederhana, tapi sangat powerful untuk persuasi.

Apa yang penting, adalah melakukannya dengan tidak 'wagu' alias memunculkan berbagai kejanggalan. Untuk itu, Anda memang perlu latihan.

TEKNIK SEKUNDER: GUNAKAN INFLEKSI
Infleksi adalah penekanan kata.

SAYA nggak janji deh kalo harganya segitu.
(Orang lain mungkin bisa)

Saya NGGAK janji deh kalo harganya segitu.
(Pokoknya nggak)

Saya nggak JANJI deh kalo harganya segitu.
(Tapi mungkin masih bisa segitu)

Saya nggak janji deh KALO harganya segitu.
(Kalo harga lain mungkin)

Saya nggak janji deh kalo HARGANYA segitu.
(Barang yang lain mungkin bisa segitu)

(-Contoh dari Increase Brain Power-)

TARGET PERSUASI: POSISI MEMIMPIN
Jika Anda telah menerapkan teknik-teknik di atas, dan Anda bisa merasakan adanya sinyal dan tanda keberhasilan, maka Anda telah memimpin.

Selanjutnya, Anda bisa merubah sesuatu untuk mengujinya. Misalnya, Anda bisa melakukan atau merubah posisi tubuh atau intonasi suara. Apakah lawan bicara mengikutinya?

Jika Ya, maka Anda telah benar-benar memimpin!

Selanjutnya terserah Anda. Anda, bahkan sudah bisa meminta lawan bicara Anda untuk tengkurap di lantai jika Anda mau.

Sekarang, maukah Anda, membaca sekali lagi email ini secara lengkap dari atas ke bawah?

Kredibilitas Anda

Biasakan diri Anda dengan sesi tanya jawab. Sesi ini akan membuat Anda bisa menyelami perasaan dan sudut pandang audience dengan lebih baik. Ini bisa menaikkan kredibilitas Anda.
I care About You,
Dwika

Menjawab Pertanyaan Audience

QA-Communication

Dalam banyak sesi bicara, Anda akan diharuskan menjawab pertanyaan. Untuk itu, Anda harus siap dan Anda harus terlatih.

LATIHLAH PERTANYAAN
Latihlah pertanyaan-pertanyaan yang akan ditanyakan. Pertanyaan populer bisa diketahui atau diprediksi dengan mengolah materi Anda sendiri. Caranya, ajukan berbagai pertanyaan dan jawablah. Apa yang cenderung Anda tanyakan sendiri, biasanya juga akan dipertanyakan orang lain. Secara psikis, ini akan meningkatkan kredibilitas Anda.

Buatlah daftar FAQ. Dari waktu ke waktu, daftar itu akan terus bertambah dan berkembang. Setelah 5 atau 6 kali membawakan materi yang sama, Anda biasanya sudah bisa memperkirakan hal-hal apa sajakah yang akan dipertanyakan oleh audience.

GIRING PERTANYAAN
Setelah Anda berlatih dengan berbagai pertanyaan, Anda bahkan bisa menggiring pertanyaan ke arah yang Anda inginkan. Arah ini, tentulah arah yang merupakan pendalaman materi. Caranya, adalah dengan memicu pertanyaan dengan pertanyaan lain. Tanyakan pada diri sendiri di depan audience, "Salah satu pertanyaan yang sering diajukan kepada Saya adalah..." Ini akan memancing munculnya berbagai pertanyaan lain dari mereka.

ULANGI PERTANYAAN
Sekalipun Anda telah mendengarkan pertanyaan itu. Sebab audience yang lain mungkin belum. Ulangi untuk kepentingan mereka, dan Anda. Mengulangi pertanyaan akan memperjelas pemahaman Anda tentang apa yang disampaikan si penanya. Ini juga akan memberi waktu bagi Anda untuk menyusun kata-kata jawaban.

Anda mungkin ingat ini, "Mengerti pertanyaan adalah 50% mengerti jawaban". Anda bisa mendapatkan 50% pertama itu dari Anda sendiri, dengan mengulang dan memperjelas pertanyaan. Atau, Anda memperolehnya dari si penanya sendiri, dengan memintanya mengulang pertanyaan dan memperjelasnya. Tanpa ia sadari, dirinya sebagai si penanya telah menyumbang 50% jawaban. Bahkan, jika Anda menggunakan teknik bertanya dengan akurat, Anda mungkin bisa berkata begini, "Nah! Anda sudah menjawabnya sendiri!"

TUNDA JAWABAN
Anda boleh menentukan kapan Anda harus menjawab. Anda bisa mengatakan, "Saya akan menjawab pertanyaan Anda di akhir sesi kita, ok?" atau "Saya tidak bisa menjawab pertanyaan itu dalam sesi ini. Bagaimana jika setelah woekshop ini selesai?" atau "Saya akan kembali pada pertanyaan itu nanti. Terimakasih, sekarang kita teruskan."

Jika Anda mau, Anda bisa saja mengambil risiko sebanding dengan keuntungannya. Saat menyampaikan materi bicara, Anda bisa mengatakan, "Jika ada pertanyaan, silahkan langsung menginterupsi." Dengan ini Anda belajar mengontrol posisi dan navigasi dari sesi bicara. Jika Anda cukup baik, interupsi-interupsi itu tidak akan membuat Anda tersesat untuk selalu kembali ke titik yang benar. Bahkan, cara ini dapat menjadikan Anda sebagai pengontrol sesi yang baik. "Maaf, itu akan kita bicarakan nanti setelah makan siang."

KATAKAN TIDAK TAHU
Jika Anda memang tidak tahu jawabannya. Anda bisa meminta bantuan audience lain untuk menjawabnya. Atau balikkan kepada si penanya dan tanya pendapatnya. Inilah cara di mana Anda bisa mendapatkan 50% jawaban dari si penanya sendiri. Bukan tidak mungkin, setelah itu Anda bisa menuntaskannya hingga 100%. Anda juga bisa membuka wacana diskusi. Jika tidak terjawab hari itu, katakan bahwa Anda akan menjadikannya PR dan Anda akan menghubunginya belakangan.

TIDAK ADA PERTANYAAN BODOH
Jika ada audience yang merasa atau nampak seperti menanyakan sesuatu yang bodoh, katakan "Itu pertanyaan yang bagus." Dan jangan kaget, jika yang keluar berikutnya adalah pertanyaan-pertanyaan yang memang hebat.

BIASAKAN DIRI
Biasakan diri Anda dengan sesi tanya jawab. Sesi ini akan membuat Anda bisa menyelami perasaan dan sudut pandang audience dengan lebih baik. Ini bisa menaikkan kredibilitas Anda.

Aura confidence

Presentasi yang nyaman akan melahirkan aura confidence -- bagi setiap orang.
Dan ini, akan mereduksi berbagai kemarahan, ketidakpuasan atau kekecewaan. 
Hadapi "audience yang kurang sehat" ini sebagai teman. Dan ia akan menjadi teman.

I care About You,

Dwika

Menjawab Pertanyaan Kasar
Terjemahan bebas dari materi oleh:
Lenny Laskowski
LJL Seminars

Bisa jadi, salah satu dari audience Anda akan menanyakan satu pertanyaan yang keras, kasar atau menyinggung intelektualitas dan pribadi Anda. Berikut adalah tips untuk menghadapi dan menjawabnya.

DENGAR
Dengarkan pertanyaannya sekasar apapun atau sekeras apapun isinya. Sekalipun ia langsung membuat merah telinga Anda. Jaga diri dan emosi Anda agar tidak terpancing, untuk langsung menjawab atau mematahkan pertanyaannya. Dengar baik-baik dan ulangi keras-keras. Ini akan meyakinkan seluruh audience bahwa Anda memang mendengarkan pertanyaannya.

LANGSUNG
Jawablah secara langsung. Tataplah secara langsung si penanya. Jawab pertanyaan pendek dengan jawaban pendek. Jika pertanyaannya membutuhkan diskusi lebih lanjut, tawarkan untuk melakukannya bersama audience lain yang berminat.

BERPEGANGLAH KUAT-KUAT
Berpeganglah kuat-kuat pada poin-poin bicara Anda. Sebisa mungkin jawab dengan merefer kembali poin-poin dari isi atau materi bicara Anda. Jika mungkin juga, manfaatkan pertanyaan itu untuk memperkuat dan sekaligus mengklarifikasi poin Anda.

ANTISIPASI
Antisipasilah jenis dan bentuk pertanyaan seperti ini dengan persiapan dan latihan. Siapkan bahan yang bukan menjadi bagian dari materi bicara Anda jika perlu. Dan pada saat pertanyaan itu muncul, barulah bahan itu Anda keluarkan. Ini bisa merupakan slide, gambara atau tulisan di flipchart, atau bahkan modul materi Anda dari sesi bicara yang lain.

Biasakan "memperluas" materi Anda ke tiga atau empat wilayah yang terkait. Wilayah ini tidak menjadi bagian dari isi dan sesi bicara Anda, akan tetapi mempunyai keterkaitan dan bisa diprediksi arahnya.

(Mod: Jika Saya bicara pajak, Saya juga mempersiapkan beberapa materi untuk wilayah "politik", "hukum dan perundangan", "moral dan keadilan" serta "hubungan antar manusia".)

RAMAH
Selalulah jaga temperamen Anda. Presentasi yang nyaman akan melahirkan aura confidence -- bagi setiap orang. Dan ini, akan mereduksi berbagai kemarahan, ketidakpuasan atau kekecewaan. Hadapi "audience yang kurang sehat" ini sebagai teman. Dan ia akan menjadi teman.

Jika Anda mencoba menjatuhkan, maka sisa audience akan segera bersimpati kepadanya.

(Mod: Saya punya beberapa klien yang hostile seperti ini. Kami menghadapinya dengan ramah. Kini, mereka adalah klien yang paling setia mereferensikan teman-temannya untuk menjadi klien kami. Hampir dalam setiap sesi training atau pelatihan, selalu ada 2 atau 3 peserta yang merupakan 'kiriman' mereka. Musuh bebuyutan, saat berhasil dijadikan teman, akan menjadi sekutu yang paling tangguh.)

KATAKAN SEBENARNYA
Selalulah mengatakan sesuatu secara faktual dan sebenarnya. Jika Anda mencoba membengkokkannya, hampir selalu Anda akan tertangkap basah. Bermainlah dengan lurus, dan biarkan Anda lemah untuk sementara.

ONE BY ONE
Perlakukan dua pertanyaan dari satu orang sebagai dua pertanyaan terpisah. Pertanyaan yang membuat Anda tersinggung, tidak boleh mengacaukan pertanyaan lain yang lebih lunak. Sekalipun, ia keluar dari mulut yang sama.

WASPADAI GESTURE
Jangan menjawab sambil menunjuk, menuding atau berkacak pinggang. Anda akan memberi kesan menceramahi. Dan ini, akan membuatnya semakin ganas.

THE SHOW MUST GO ON
Pertanyaan yang buruk dan merusak mood Anda hari itu, tidak boleh membuat Anda menurunkan performa. Naik dan turun itu biasa, tapi segalanya harus berjalan sesuai rencana. Jangan buat audience yang lain ikut merasakan penderitaan Anda.

SIMPULKAN DENGAN CERDAS
Persiapkan penutupan yang mengesankan. Termasuk, untuk "si penanya gila".

Hadapi saja, karena itu soal biasa.

QA-Communication

Perubahan

"Tidak ada yang tidak berubah kecuali perubahan itu sendiri."
I Care About You,
Dwika

Mengkomunikasikan Perubahan
"BAGAIMANA MENAKLUKKAN TAKUT DAN TAMPIL BICARA DENGAN PERCAYA DIRI"

QA-Communication

Dari materi:
"Communicating Change: A Dozen Tips from the Experts"
Harvard Management Communication Letter, Vol. 2, No. 8, August 1999
Harvard Business School

SEMUANYA BERUBAH
Perubahan selalu terjadi. Dunia ini berubah. Anda berubah. Lingkungan dan organisasi Anda berubah. Bisnis Anda berubah. Nasib Anda berubah. Kata orang, "tidak ada yang tidak berubah kecuali perubahan itu sendiri."

Berbagai program perubahan atau program penyikapan perubahan, seringkali gagal untuk memunculkan efek yang sesuai dengan keinginan. Apa yang sering dilupakan dalam berbagai kegagalan itu adalah kelompok yang paling kritis, yaitu: karyawan dan buruh. Mengapa catatan tentang kegagalan ini begitu tinggi? Pelajaran pertama: Jangan mengandalkan "gegap gempita"-nya pesan perubahan, untuk meyakinkan mereka agar tetap di atau 'jatuh' ke jalur yang benar. Ini tidak akan pernah cukup.

Begitu pula dengan saluran komunikasi yang sudah ada. Ia juga tak akan pernah cukup. Bahkan, saluran itu sangat mungkin akan patah atau terbelah, di tengah tingginya iklim yang emosional, yang melingkupi program perubahan.

Dalam situasi yang berubah, karyawan Anda menjadi lebih 'lapar' akan berbagai jawaban dan informasi.Saat karyawan dan orang-orang di dalam organisasi Anda tidak mendapatkan informasi yang diinginkannya, mereka akan menjadi pabrik isu dan desas-desus. Menurut pakar, 20% orang Anda akan mendukung program perubahan yang Anda tawarkan, 50% akan berdiri di pinggir arena atau duduk di atas pagar, dan 30% akan diam tak tergoyahkan.

Kepada 80% terakhir itulah komunikasi Anda harus diarahkan. Ada penemuan yang menunjukkan banyaknya program perubahan untuk memperkuat organisasi, justru malah melemahkannya dengan meninggalkan banyak orang dalam kebingungan dan sakit hati, di saat manajemen membutuhkan komitmen mereka. Untuk mencegah hal ini terjadi, Anda perlu mengidentifkasi dua pertanyaan berkaitan dengan pola komunikasi Anda:

a. Apakah Anda memberikan gambaran yang jernih tentang apa, kapan, bagaimana, dan mengapa perubahan itu harus dilakukan?

b. Apakah saluran komunikasi yang sudah ada bisa diandalkan untuk lalulintas informasi perubahan, atau diperlukan saluran komunikasi yang baru?

Berkaitan dengan dua pertanyaan di atas, berikut ini adalah selusin tips yang bisa membantu Anda, jika Anda menginginkan perubahan, di dalam organisasi atau perusahaan Anda.

1. SPESIFIKASIKAN SIFAT PERUBAHAN
Slogan, tema, atau kata-kata dan kalimat yang ajaib, tidak mendefinisikan perubahan yang hendak dicapai. Apa yang bisa mendefinisikan perubahan, adalah komunikasi yang spesifik, tentang bagaimana perubahan itu akan berpengaruh pada:

- Kepuasan pelanggan;
- Kualitas produk;
- Pangsa pasar atau penjualan; atau
- Produktifitas organisasi.

Perubahan harus bisa dirumuskan dalam konteks tangible (wujud), contoh:

- Di tingkat korporasi: menjadi yang pertama atau kedua di industri yang sejenis;
- Di tingkat divisi: meningkatkan 20% revenue;
- Di tingkat departemen: memendekkan waktu delivery menjadi dua hari.

2. JELASKAN KENAPA
Karyawan dan buruh, sering menjadi pihak yang ditinggalkan dalam kegelapan. Mereka buta, berkaitan dengan alasan bisnis, yang menjadi latar belakang dari perubahan yang Anda inginkan. Hal itu muncul, karena orang yang mengkomunikasikan perubahan:

- Terlalu banyak membuang waktu untuk mempelajari berbagai fakta;
- Yang sebenarnya tidak pernah terjadi pada diri mereka; dan
- Para karyawan dan buruh tidak mengenal komunikatornya.

Artinya, komunikator perubahan itu harus melakukan sharing dengan para karyawan dan buruh, berkaitan dengan berbagai opsi yang bisa diterima atau ditolak, sebelum keputusan akhir diambil.

3. BUAT MEREKA MEMAHAMI CAKUPAN PERUBAHAN
Lakukanlah, termasuk jika perubahan itu akan membawa dampak negatif. Beberapa perubahan mungkin hanya mempengaruhi beberapa orang atau pihak. Beberapa yang lain, bisa mengguncangkan dunia persilatan secara keseluruhan.

Dalam bentuk perubahan yang manapun, berhentilah berspekulasi. Tidak perlu mencoba mengimbuhi informasi perubahan dengan gula-gula pemanis. Jika memang akan ada tindakan merumahkan karyawan; katakan. Jika perusahaan akan menjual sebuah divisi ke pihak luar, buat mereka tahu.

4. ULANGI, ULANGI, DAN ULANGI LAGI SASARAN DAN RENCANA
Jika komunikasi yang pertama tidak melahirkan pertanyaan, jangan berasumsi bahwa mereka memang menerima perubahan. Saat pertama dikomunikasikan, perubahan itu hanya akan menjadi semacam kejutan bagi mereka. Dan saat mereka kembali ke meja kerjanya, berbagai kekhawatiran mulai muncul, dan itulah saatnya bagi Anda untuk mengakselerasi proses komunikasi.

Ikuti pertemuan pertama itu dengan pertemuan kedua, kedua dengan ketiga, dan seterusnya. Proses ini akan menjadi saluran dialog dengan para karyawan dan buruh. Karyawan bisa menerima kabar buruk. Akan tetapi, mereka tidak bisa menangani ketidakpastian.

Ketidakpastian membunuh organisasi dan perusahaan. Lebih dari itu, selain perlu diulang, komunikasi juga perlu dipecah-pecah ke dalam sub-sub komunikasi yang lebih kecil.

5. GUNAKAN SIMBOL DAN GRAFIK
Gambar yang dibuat dengan tangan di atas flip chart atau lewat proyektor overhead, bisa menyederhanakan gambaran restrukturisasi manajemen. Apakah bentuk organisasi Anda adalah persegi, segitiga atau amuba, gambaran tangan itu bisa membantu orang-orang Anda memvisualisasikan bentuk organisasi yang baru.

Anda bisa menggunakan "learning maps" alias peta belajar, di dalam kelompok-kelompok kecil rapat, yang menunjukkan tren dalam bisnis, dan sekaligus menjelaskan pentingnya perubahan untuk mengantisipasi hal itu.

6. CIPTAKAN KOMUNIKASI DUA ARAH
Pertemuan atau rapat yang kecil dan non formal, dapat menjadikan para manajer lebih responsif terhadap kepentingan karyawan, yang kemudian menjadikannya mampu mengukur tingkat penolakan atau resistensi terhadap perubahan. Menurut para pakar, cara ini kurang membumi. Akan tetapi, apa yang diminta dari manajemen, hanyalah mendengarkan dan merespon usulan para karyawan.

Dengan para karyawan yang berada di garis depan (misalnya tim marketing), tidak disarankan adanya sebuah pertemuan besar. Pertemuan ini biasa disebut sebagai "big bang approach to communication”. Sebaliknya, dianjurkan untuk membentuk kelompok-kelompok kecil di mana Anda dengan nyata bisa berbicara kepada para karyawan tentang perubahan. Dengan ini, Anda juga bisa terhindar dari bahaya kelompok provokator atau perusuh di dalam organisasi Anda.

"Perubahan, adanya di tingkat emosional. Bukan di tingkat rasional. Maka, pertemuan informal akan berpengaruh positif baik di hati maupun di kepala."

7. POSISI PARA SUPERVISOR
Semua pakar mengatakan, bahwa para supervisor memainkan peran kunci dalam rencana perubahan. Lebih jauh lagi, para supervisor perlu dilibatkan untuk mengkomunikasikan kebutuhan dan sifat dari perubahan itu sejak awal.

Ada contoh dari sebuah perusahaan perminyakan. Sebaiknya, para supervisor telah lebih dahulu menjalani brifing setengah jam, sebelum diumumkannya rencana perubahan yang akan mengakibatkan dirumahkannya sebagian karyawan. Mereka juga ditanyai pertimbangannya tentang rencana perubahan itu. Respon mereka dikompilasi secara anonim, menjadi semacam pendapat yang dilaporkan kepada tim manajemen, yang mencoba sebanyak mungkin memasukkan berbagai pertimbangan dari berbagai pihak.

Rencana akhirnya, kemudian disharing dengan para supervisor itu, kemudian mereka dibebani dengan tanggungjawab untuk menjelaskannya kepada para karyawan. Tim manajemen juga dapat merilis "booklet perubahan" yang menjadi panduan untuk diskusi face-to-face antara supervisor dan karyawan di bawahnya.

8. DUKUNG PERUBAHAN DENGAN METODE BELAJAR
Tawarkanlah kepada orang-orang di dalam organisasi Anda, untuk mengikuti pelatihan guna membangun kredibilitas dalam berbagai pola dan metode yang baru. Pelatihan itu akan menjawab pertanyaan, "Mengapa Saya harus mengubah cara Saya dalam menjual?"

9. TUNJUKKAN KEMAJUAN YANG NYATA
Upaya perubahan tidak akan banyak berarti sampai ada kemajuan nyata yang bisa ditunjukkan kepada para karyawan. Gedung dicat ulang, karpetnya diganti, lampu-lampu diperbaiki dan seterusnya. Sebelum sampai kepada semua hal itu, semuanya hanyalah retorika.

10. JANGAN BATASI KOMUNIKASI HANYA PADA RAPAT DAN KERTAS
Manfaatkan email atau messenger. Email dan messenger bisa dikirim dengan tingkat urgensi tertentu yang bisa dipilih. Ini bisa dilakukan secara mingguan, dari CEO kepada para pimpinan di bawahnya, yang kemudian akan memforwardnya ke seluruh bagian organisasi.

Atau, manfaatkan video yang secara terus menerus ditayangkan di kantin misalnya. Saat karyawan makan siang, mereka akan mendengarnya. Dan ingat ini, sampaikanlah hanya fakta dan bukan isu atau desas-desus.

Anda juga bisa memberi mereka kaset yang dapat didengarkan saat berangkat atau pulang kerja, di dalam mobil mereka, dengan informasi yang sama.

11. INSTITUSIKAN ARUS KOMUNIKASI
Kebiasaan kerja, telah membuat bicara atau mengobrol menjadi barang haram di kantor.

Berbagai meeting atau rapat yang didisain khusus untuk membicarakan rencana perubahan, akan memicu proses komunikasi. Jika organisasi Anda sudah punya intranet, bangunlah forum khusus untuk itu. Ini akan menumbuhkan mutual learning.

12. JADIKAN DIRI ANDA MODEL ATAU TELADAN
Bicara dan perilaku Anda, mengkomunikasikan banyak hal selain kata-kata. Konsistenlah dalam berkata, berpikir, berperilaku dan bertindak. Jika tidak, orang-orang di sekitar Anda akan menjadi frustrasi dan merasa diasingkan. Mereka akan berhenti mendengar kata-kata Anda.

"Walk the talk"
"Walk the walk"
"Talk the talk".
 

Cek, Uji serta Jalankan

Lakukan backup presentasi Anda semaksimal mungkin  di komputer dan di flashdisk Anda. 
Jika Anda sudah pernah melakukannya dalam berbagai presentasi, tetaplah melakukannya dengan mengecek dan menguji serta menjalankan slide Anda untuk membuktikannya.
I care About You,
Dwika

 Tips PowerPoint Dari A Sampai Z
Terjemahan bebas dari materi oleh:
Kathryn Jacobs

PowerPoint Tips from A to Z
by Kathryn Jacobs
PowerPoint Answers

Nyaris semua pembicara akrab dengan alat bantu visual ini. Berikut ini adalah tips, untuk membuat slide PowerPoint menjadi alat bantu visual yang memang membantu Anda, dan bukan sebaliknya, menggantikan Anda. Anda tetap pembicaranya.

AUTOSHAPE
Gunakan berbagai bentuk yang sudah disediakan di dalam paket PowerPoint. Mulai dari tanda panah, si,bol-simbol, garis, kotak, lingkaran dan sebagainya. Gunakan, kustomisasikan, dan jatuh cintalah pada mereka.

BACKGROUNDS
Khusus untuk yang satu ini, upayakan agar background dari slide Anda tampil konsisten. Gunakanlah master slide untuk mensetting background. Background yang selalu diubah dari slide ke slide memang menarik perhatian. Akan tetapi, selain penuh warna-warni, ia juga punya bahaya, yaitu membuat audience Anda terdistraksi dan kesulitan mencerna materi Anda, dan yang lebih berbahaya lagi, mereka akan kesulitan mengasosiasikan topik Anda, materi Anda, dan bahkan diri Anda sebagai pembicara, dengan sesuatu yang bisa membuat mereka ingat kepada Anda. Silde yang didisain dengan benar, bisa menjadi alat asosiasi dari topik kepada diri Anda. Slide yang khusus dan konsisten bisa menjadi alat marketing Anda.

CLIP ART
Gunakan dengan bijak dan relevan.

DISTRIBUTE
Sebarluaskan slide Anda jika mungkin. Anda bisa melakukannya lewat internet, email, milis, atau dalam bentuk CD/DVD, atau apapun cara yang bisa digunakan untuk berbagi ilmu sekaligus memasarkan diri Anda.

EXPLORE dan EKSPERIMEN
Inilah cara terbaik untuk menjadi jagoan dalam membuat slide. Bertanyalah pada pakarnya jika perlu.

FAST SAVES
Matikan fungsi fast save dalam program PowerPoint. Dalam banyak kasus, fungsi ini malah lebih sering merusak dokumen slide Anda.

GIFS
Gambar berformat gif di dalam PowerPoint, dapat diakomodasi untuk menjadikan slide presentasi Anda menjadi lebih menarik. Format gambar ini dapat diolah menjadi animasi (dengan gif animator misalnya) atau diolah menjadi transparan alias tembus pandang untuk menciptakan efek "menyatu" dengan background slide Anda. Fungsi tambahan ini, hanya bisa bekerja untuk Windows 2000 atau WindowsXP atau Office 2003.

HELP
Kunjungilah tempat-tempat di internet di mana Anda bisa memperoleh berbagai disain, template, clip art, atau berbagai tips, trik dan tweak dengan murah dan gratis. Atau Anda juga bisa membeli berbagai buku tentang itu.

INSERT
Jika Anda menggunakan gambar atau suara di dalam slide Anda, jangan lupa untuk meng-INSERT-kannya secara langsung atau inline. Cara ini adalah lebih aman karena semua suara dan gambar itu akan disave menjadi bagian tak terpisahkan dari slide Anda. Jika mau lebih aman, backup semua file gambar dan suara dalam suatu folder tersendiri. Anda mungkin akan memerlukannya saat Anda ingin menunjukkan sesuatu, dan audience hanya melihat slide yang kosong melompong.

JUMP
Berlatihlah untuk memanfaatkan fasilitas jump yang ada dalam PowerPoint Anda. Sekalipun Anda telah mengurutkan slide Anda satu-persatu, dalam kenyataannya Anda akan sering maju-mundur menunjukkan slide Anda. Kebiasaan untuk keluar dari slide ke mode edit, bukanlah sesuatu yang manis dilihat.

Cara yang mudah: Ketik nomor slide lalu tekan enter. Atau, Anda bisa menggunakan tanda-tanda panah yang ada di tampilan slide Anda. Atau, gunakan klik kanan untuk memunculkan menu operasi slide.

KEEP BACKUP
Lakukan backup semaksimal mungkin. Setidaknya di komputer dan di flashdisk Anda. Tidak usah ragu-ragu, kapasitas harddisk dan flashdisk Anda memungkinkannya. Jika Anda sudah pernah melakukannya dalam berbagai presentasi, tetaplah melakukannya dengan mengecek dan menguji serta menjalankan slide Anda untuk membuktikannya.

LINKING FILES
Jika Anda memang harus melakukan link dengan berbagai file lain, yakinkan bahwa file yang di-link memang berada di folder atau direktori yang sama di dalam harddisk Anda.

MOVE
Anda bisa memindah-mindahkan berbagai elemen slide dengan mudah dalam mode outline view atau slide view. Ini bisa mempercepat proses editing yang Anda lakukan.

NOTES VIEW
Elemen ini didisain untuk kepentingan Anda sebagai pembicara. Waspada: Jangan men-save slide Anda saat fungsi ini masih terbuka. Tutup dulu baru save slide Anda. Banyak pengalaman yang menunjukkan bahwa men-save slide dalam keadaan notes view terbuka, ternyata merusak slide.

OUTLINE
Outline berguna untuk memberi struktur untuk slide presentasi Anda. Ini adalah alat navigasi untuk slide Anda.

PLACEHOLDERS
Ini adalah bawaan dari paket PowerPoint Anda. Dalam banyak hal, Anda perlu memodifikasinya. Audience Anda cenderung bisa mengetahui dan melihat, manakala Anda menggunakan format slide yang terlalu standar "dari sononya". Ini bisa menjadikan Anda terkesan malas, setidaknya untuk membuat slide.

QUIT
Saat Anda quit, jangan lupa untuk selalu men-save perubahan dan editing terakhir Anda.

RESIST
Audience Anda hanya perlu slide presentasi yang baik tidak perlu yang "wah". Slide yang terlalu ramai dan riuh-rendah hanya akan memperlambat slide, membuatnya terlalu besar dan menjadikannya sumber masalah. Audience Anda akan terdistraksi dan mengalami resistensi terhadap diri Anda sendiri sebagai sang pembicara, dan lebih parah lagi slide Anda justru tidak bisa digunakan karena rusak akibat terlalu berat dan penuh asesori.

SEND TO WORD
Menu ini dapat ditemukan di dalam menu "File". Dengan menu ini, Anda bisa membuat slide presentasi berformat MS Word. Bisa dipastikan, Anda pasti lebih akrab dengan yang terakhir ini.

TEXTBOXES
Kotak ini adalah tempat Anda meletakkan kata atau kalimat. Setiap perubahan font akan mempengaruhi seluruh kata atau kalimat.

UNDO
Ini untuk memperbaiki kesalahan.

VISIT
Kunjungilah berbagai situs internet untuk selalu mengupdate keahlian Anda membuat slide presentasi, atau untuk mendapatkan berbagai hal yang baru untuk mengisi slide Anda.

W
Ini yang jarang diketahui orang. Menekan tombol "W" akan membuat slide Ada menjadi putih tanpa isi. Ini penting untuk membuat fokus perhatian audience terarah kepada diri Anda dan bukan kepada slide Anda. Menekan tombol "B" akan menjadikan slide Anda hitam dan kosong. Fungsinya sama. Menekan tombol yang sama sekali lagi, akan membuat slide Anda muncul kembali.

X
Tanda silang berwarna merah. Mengindikasikan bahwa slide presentasi Anda bermasalah. Biasa terjadi jika Anda menggunakan sistem operasi Novell.

Y
"Y ot You check the Help function?" Semua pertanyaan dan jawaban ada di sana.

Z
ZZZZZ... Ikuti tips slide presentasi ini, dan audience Anda tidak akan tertidur saat Anda bicara.

Slide presentasi tidak boleh menggantikan Anda saat Anda berbicara. Tidak boleh ada dua fokus perhatian dari audience Anda. Andalah yang terpenting dalam sesi bicara. Tapi ingat, slide juga akan mendongkrak Anda. Dan kegagalan menghandlenya, malah bisa jadi bencana.

QA-Communication

Anda tersenyum dan sekaligus bersyukur

"Hal terbaik yang bisa Kamu lakukan, tidak hanya berbagi kekayaan. 
Lebih dari itu, ajaklah orang lain menemukan punya mereka.
Ini juga bisa membuat Anda tersenyum dan sekaligus bersyukur."
I care About You,
Dwika

Rahasia Sang Raksasa
(Sesuai permintaan, tips ini sedikit melenceng dari soal bicara, tapi tak sepenuhnya.)

Anda mungkin ingat langkah-langkah raksasanya Tung Desem Waringin. Pada intinya, setiap Kita adalah raksasa.

Bukanlah Kita hanya memiliki raksasa di dalam diri, lebih dari itu, setiap Kita adalah raksasa-raksasa yang berdiri. Sayangnya, masih berkacamata kuda dengan hati yang terkantuk atau terkunci.

Itu semua relatif saja sifatnya. Bandingkanlah diri Kita dengan alam semesta, apalah artinya diri ini. Tapi bandingkan dengan kuman dan bakteri, Kita adalah raksasa-raksasa di sini.

Berikut ini adalah terjemahan bebas dari tips motivasinya Chuck Gallozzi.

'Keraksasaan' Kita bukanlah sesuatu yang Kita capai, sebab Ia sudah ada dari sononya. Kata orang Melayu, Kita adalah raksasa sejak semula jadi. Raksasa itu adalah apa yang dibangkitkan dari dalam dan kemudian menjadi jati diri.

SENYUM
Untuk membangkitkannya, ada langkah awal yang mungkin terlalu mudah dilakukan. Tapi janganlah pernah, Kita menganggapnya terlalu remeh. Mulailah hidup ini dengan tersenyum.

Kekayaan dan kesejahteraan duniawi, adalah subjek yang paling sering berseliweran di dalam kepala dan pikiran Kita. Ada masanya Kita bisa tertawa, dan ada waktunya Kita tak mampu menahan tangis. Di dalam keduanya, tetaplah tersenyum dengan manis.

Silahkan tersenyum sambil menangis, merenungkan refleksi dari seorang kartunis:

"Dulu, Saya sering berpikir tentang 'kemiskinan' Saya. Saya memanglah 'miskin'. Teramat 'miskin'. Kemudian, orang-orang mengatakan bahwa Saya tidaklah 'miskin', Saya hanya 'punya banyak kebutuhan'. Mereka juga mengatakan, bahwa berpikir demikian hanyalah membuat diri 'kalah'. Mendengar itu, Saya merasa 'diasingkan'. (Oh, maaf bukan 'diasingkan', melainkan 'tidak menjadi yang diutamakan'.) Kemudian, mereka mengatakan bahwa merasa 'diasingkan' adalah berlebihan. Saya jadi 'kecewa'. Ya. Sampai sekarang, satu senpun tetap saja Saya 'tak punya'. Akan tetapi, kini Saya 'punya' banyak pilihan kata untuk bisa
menceritakannya."
--Jules Feiffer--

Ya. Jules Feiffer punya banyak kosa kata. Dan Ia juga punya rasa humor. Dan orang-orang yang punya keduanya, adalah orang yang cocok tetap hidup di bumi ini. Mereka waspada dan mereka terbangkitkan. Mereka bisa melihat apa yang tak dilihat orang lain. Mereka ceria, karena mereka selalu merasa hidup di sebuah dunia yang serba cukup.

Lihatlah betapa kayanya Kita: buku yang Kita baca, musik yang Kita dengar, seni dan budaya yang Kita nikmati, keindahan alam yang Kita tatap dan resapi, orang-orang yang Kita cintai, hal-hal berharga yang bisa Kita lakukan, dan ketidakterbatasan berbagai kesempatan.

Kita berbagi dunia yang sama. Beberapa dari Kita masih terkantuk dan hampir jatuh tertidur. Beberapa lagi, segar dan bugar menjadi raksasa. Bagi yang belum bangkit, ketidaksadaran mereka membuat mereka tak lagi memahami, bahwa dunia ini adalah lebih dari cukup buat siapa saja.

Oleh karenanya, 'seseorang' atau 'sesuatu' harus dibangkitkan. Berikut ini adalah "puisi pembangKitan" dari seorang ibu rumah tangga di Richmond sana. Ayolah menangis lagi, dan jangan lupa tersenyum.

Aku tersesat
Hilang di tengah gurun hidup yang tak lagi memikat
Sepertinya matahari membakar kulitku
Lucunya, Aku tak bisa melihat cahaya
Kurasakan remah dan butir pasir kotor dalam sepatuku
Kok rasanya datar-datar saja ya?
Aku tak merasakan apa-apa
Aku bergerak, tapi tak tahu mau kemana
Aku tersesat

Aku merasa sendiri dan terasingkan
Kucari-cari jauh sekali ke dalam diri
Tak ada apa-apa
Cuma melompong dan kosong yang bikin bengong

Di mana itu keceriaan?
Mana sih yang katanya semangat?
Ada di mana semua harapan?

Aku haus sekali
Haus air
Dan haus cahaya

Tunggu...! Aku tahu kenapa tak bisa melihat
Mataku tertutup
AKu tahu kenapa tak bisa merasa apa-apa
Telah Kutekan off tombol di hatiku
Aku juga tahu kenapa tak jelas mau kemana
Sebab kutolak semua yang mungkin

Lagi, kucari-cari jauh di dalam diri
Lebih dalam dari yang biasa setiap hari
Rupanya bisa juga kulihat cahaya
Tempatnya memang di sana
Berpendar tapi masih dengan lemah

Kini Aku berkonsentrasi pada cahaya itu
Makin terang Ia makin terang
Pendar jarinya mulai memeluk hangat hati ini

Aku ingat perjalananku
Aku juga masih ingat gembira dan semangatnya
Kayaknya, harapan memang masih ada

Tahu-tahu
Rasa panas membakar kulitku
Jempol dan telunjuk kakiku meronta-ronta dalam sepatu
Mereka tak lagi mau terpisah oleh butir dan bulir pasir di antara
Aku mulai merasakannya

Oh oh oh
Sakit dan gelisah itu membuatku gembira
Karena kutahu aku masih hidup dan nyata

Sudahlah
Biar kupeluk apa saja yang mungkin dan bisa
Tak usah pusing dan Kulanjutkan saja perjalanan ini
Yakin kucapai arah dan akhirnya
--Hedy F. Andrews--

BERSYUKUR
Kita semua juga bisa bangun dan bangkit. Apa yang diperlukan adalah mengingat semua derita yang Kita coba hindari.

Apakah Anda putus asa pada cita-cita?
Adakah yang hilang dari anggota tubuh Anda?
Anda tuli atau bisu?
Anda menderita karena sakit jiwa?
Punya kanker, epilepsi atau Parkinson?
Anda merasa terpenjara?

Jika Anda menjawab "tidak", Anda sudah kaya. Apa bagusnya semua harta di dunia, jika Anda tak sehat atau terpenjara?

Jika Anda menjawab "ya", untuk salah satunyaaa... saja, bukannya ada yang lebih parah dari Anda? Bandingkan saja, dan percayalah; Anda memang kaya-raya!

Bersyukurlah. Anda punya teman dan keluarga? Anda bekerja dan punya tempat tinggal walau bukan milik Anda? Anda masih bisa makan nasi dengan cukup? Masih punya waktu untuk rileks dan menikmati semua ini?

Anda kaya dan memiliki. Anda juga memiliki semua perpustakaan yang ada, taman-taman bermain, sekolah, dan semua perkumpulan yang menyenangkan seperti milis ini.

Betapa kayanya Anda dibanding mereka yang kesepian, menganggur atau menggelandang di pinggir jalan.

Pintu untuk menghargai segala kelebihan, adalah hati yang lapang. Dan jendelanya, adalah sikap dan kemampuan untuk melihat segala kemungkinan. Banyak hal bagus bisa dilakukan dengan menjadi kaya dan memiliki. Tapi harta terbaik Anda adalah hati. Dan jiwa Anda, takkan bisa menanti terus menanti.

Baginda Rasulullah Muhammad SAW mengekspresikannya begini, "Riches are not from abundance of worldly goods, but from a contented mind."

Jadi, Anda kaya atau miskin? Relatif.

Akan ada selalu orang yang lebih kaya dari Anda. Di atas langit ada langit. Jadi, Anda adalah tergantung pikiran Anda. Itu sebabnya, Ralph Waldo Emerson berkata, "Poverty consist in feeling poor."

Jika Anda merasa ceria, senang, bersemangat, antusias, merasa menemukan, mengerti, berharap, tertawa, dan mencintai, siapa yang berani bilang Anda tidak kaya?

Kaya yang sesungguhnya bersumur di dalam jiwa. Lalu meluap mengalir, mengisi hidup Kita. Berhati-hatilah dengan pikiran dan kepercayaan negatif. Mereka itu penyakit, karatnya mesin jiwa yang mestinya setia memompa darah semangat Kita.

Berkebunlah dan bercocok tanam pikiran positif. Bersihkan gulma dan penyakitnya. Supaya air kehidupan yang jernih segar mengalir dengan bebas, dan membasahi jiwa yang kerontang ini.

Kita hanya bisa berfokus pada satu hal di suatu saat. Maka jika Kita hanya menengok melihat apa-apa yang bisa disyukuri, tak lagi Kita akan terkernyit menampak kemiskinan, kelangkaan atau ketiadaan.

Jika Kita menyadari selalu ada yang bisa dihargai dan disyukuri, selalulah cepat Kita menemui kemungkinan dan kemungkinan lagi. Yang datang, atau menghadap.

Rasa syukur juga bermanfaat untuk setiap hubungan Kita. Cobalah renungi, orang mau memberi pada siapa yang mau menghargai. Dan mereka akan berhenti pada siapa yang tidak lagi.

Menarik bukan, ironi tentang memberi segala apa yang justru Kita cari?

Bagaimana Kita mencari teman? Bukannya dengan menjadi teman? Bagaimana Kita memenangi penghargaan? Dengan menjadi yang lebih dulu menghargai.

Prinsip itu, berlaku juga untuk mensyukuri keberadaan segala kelebihan. Makin Kita coba menebarnya, kembalinya akan berlipatganda. Jadilah yang baik-baik. Jadilah dermawan. Jadilah penolong. Dan jika Anda bisa, maka hiduplah dalam dunia yang baik, dermawan, penuh pertolongan.

Di peta perjalanan Anda, memang banyak lubang dan jebakan. Keberanian Anda adalah buldozer dan mesin giling yang akan memuluskannya.

Suze Orman bilang begini, "Keberanian adalah visi, ia menolak halang dan rintang hari ini di jejak-jejak ke masa depan. Keberanian adalah keyakinan, ia menjadi pengarah dan sutradara."

Puas dengan apa yang ada, tentunya bukan tentang pemanis buatan yang palsu. Sesungguhnyalah, ia adalah pembangkit kekayaan di hati dan pikiran. Dalam kalbu dan jiwa.

Johann Wolfgang Von Goethe bilang, "Siapa yang terpenuhi dari dalam, hanya perlu sedikit dari luar." Namun begitu, Epicurus juga berkata, "Tidak ada yang cukup, bagi yang menganggap cukup adalah sedikit." Relatif dan terserah Anda.

Mau lebih kaya?

Benjamin Disraeli bilang, "Hal terbaik yang bisa Kamu lakukan, tidak hanya berbagi kekayaan. Lebih dari itu, ajaklah orang lain menemukan punya mereka.

Ini juga bisa membuat Anda tersenyum dan sekaligus bersyukur:

http://www.indodigest.com/indonesia-special-article-50.html

QA-Communication

Argumentasi yang jelas

Berikanlah argumentasi yang jelas dan otentik untuk penolakan Anda, tanpa membuka peluang lebih jauh untuk negosiasi.
I Care Abou You,
Dwika

6 Cara Mengatakan "Tidak"
Terjemahan bebas dari materi oleh:
Lynn Battle 

QA-Communication

CARA LANGSUNG
Saat seseorang meminta Anda melakukan sesuatu yang Anda tidak ingin melakukannya, katakanlah tidak. Tanpa meminta maaf, tembaklah langsung.

"TIDAK, terimakasih."

CARA REFLEKSI
Di sini Anda melibatkan pemahaman tentang isi dan "rasa" dari permintaan yang diajukan kepada Anda, kemudian Anda menambahnya dengan penolakan halus di bagian akhir.

"Saya tahu Anda ingin berbicara dengan Saya tentang hal itu, TAPI Saya tidak bisa makan siang bersama Anda hari ini."

CARA ARGUMENTASI
Berikanlah argumentasi yang jelas dan otentik untuk penolakan Anda, tanpa membuka peluang lebih jauh untuk negosiasi.

"Saya tidak bisa makan siang dengan Anda, SEBAB ada laporan yang harus Saya selesaikan segera."

CARA RAIN CHECK
Suatu cara mengatakan 'tidak' untuk sebuah permintaan tanpa mengatakan 'tidak' dengan tegas.

"Saya tidak bisa makan siang dengan Anda hari ini, TAPI mungkin depan bisa."

CARA ENQUIRY
Dengan bersikap terbuka terhadap permintaan, untuk melihat apakah itu juga yang memang Anda inginkan.

"Saya tidak bisa makan siang hari ini, TAPI apa ada hal lain yang Anda ingin bicarakan selain proposal itu?"

CARA MERAJUK
Ini cara yang paling mungkin digunakan untuk setiap situasi. Ulangi saja penolakan Anda, lagi, lagi dan lagi. Tanpa penjelasan. Gunakan intonasi yang tepat.

+ Tidak, terima kasih. Saya tidak bisa makan siang dengan Anda.
- Ayolah, nggak lama kok.
+ Tidak, terima kasih. Saya tidak bisa makan siang dengan Anda.
- Ayolah, Saya yang traktir.
+ Tidak, terima kasih. Saya tidak bisa makan siang dengan Anda.

Yang berikut ini tambahan dari Saya.

CARA PENUNTASAN DAN ANCAMAN
Pokoknya tidak. Sekali tidak tetap tidak.
Tidak. Kalo nggak kita nggak bakal ketemu lagi.
Tidak. Ngomong lagi gua gaplok luh!
Tidaaaaaaaaaaaaaaaakk!!!!!

TIGA poin

Audience hanya mengingat dengan kuat TIGA poin yang Anda sampaikan;
Presentasi Anda terdiri dari TIGA bagian, pembukaan, isi dan penutup;
Gunakan listing dengan TIGA poin di setiap tempat yang memungkinkan;
I Care About You,
Dwika

The Rule Of Three

QA-Communication

Orang cenderung lebih mudah mengingat sesuatu yang jumlahnya TIGA. TIGA hal yang sama diulang-ulang, atau TIGA hal yang berbeda disampaikan berurutan. Lihatlah bagaimana bunyi bunyi hadits yang Anda kenal. Lihatlah apa yang dikatakan Aristoteles dalam buku "Rhetoric".

1. Audience hanya mengingat dengan kuat TIGA poin yang Anda sampaikan;

2. Presentasi Anda terdiri dari TIGA bagian, pembukaan, isi dan penutup;

3. Gunakan listing dengan TIGA poin di setiap tempat yang memungkinkan;

4. Perhatikan contoh-contoh ini:

"Barangsiapa beriman kepada Allah dan Hari Akhir, hendaklah ia tidak mengganggu tetangganya. Barangsiapa beriman kepada Allah dan Hari Akhir, hendaklah menghormati tamunya. Dan barangsiapa beriman kepada Allah dan Hari Akhir, hendaklah berkata baik atau diam." - H.R Bukhari Muslim dan Abu Dawud

"Jagalah lidahmu, berpuaslah dengan rumahmu, dan menangislah untuk dosa dosamu." - H.R. Tirmidzi

"Latihan, latihan, dan latihan."

"...and that government of the people, by the people, for the people, shall not perish from the earth." - Abraham Lincoln

"Veni, Vidi, Vici - Julius Caesar"

"Friends, Romans, Countrymen lend me your ears" - William Shakespeare

"Our priorities are Education, Education, Education" - Tony Blair

"I can promise you Blood, Sweat, and Tears" - Winston Churchill

"Others may hesitate, others may procrastinate, others may plead for further diplomatic negotiation, which means delay; but for me, I am ready to act now,
and for my action I am ready to answer to my conscience, my country, and my God." - James Mellen Thurston

"Gunakan hukum tiga. Agar mudah untuk Anda, mudah untuk audience Anda, dan supaya bicara Anda lebih bicara." - Ikhwan Sopa.

Tunjukkan struktur Anda

S P E A K E A S Y:S - Speak, jangan membaca atau menghafal
P - Purpose. Sasaran Anda harus jelas. Katakan pada audience
E - Eye Contact. Pelihara kontak mata
A - Arrange materi Anda secara logis
K - Keep (jaga) batas waktu bicara Anda
E - Emphasize. Tekankan poin-poin utama Anda selama sesi dan di akhir sesi
A - Aids. Gunakan alat bantu visual
S - Show. Tunjukkan struktur Anda: outline, current position, arah, tanda
Y - Yawn. Jangan kirim audience ke alam tidur. Hiduplah. Menariklah.
I Care Abou You,
Dwika

Pembicara Seminar - Penyampaian
Terjemahan bebas materi dari Flinders University, Australia.

Kemarin kita sudah membahas tentang persiapan untuk pembicara seminar. Kali ini kita akan bicara tentang pelaksanaan dari seminar itu sendiri. Berikut ini adalah tips yang berguna saat Anda diminta untuk berbicara dalam suatu seminar.

SEBELUM ACARA SEMINAR
1. Pastikan berapa lama seminar Anda akan berlangsung. Setelah itu alokasikan 60% waktu untuk penyampaia materi dan 40% waktu untuk aktivitas diskusi. Audience tidak hanya belajar dari narasumber, akan tetapi juga dari sesama audience.

2. Dari 60% waktu penyampaian Anda, berikan 60% untuk pengembangan, 15% untuk introduksi dan 25% untuk simpulan.

SAAT SEMINAR
1. Usahakan rileks sebelum berbicara. Organisasikan seluruh kelengkapan Anda. Fokuslah pada apa yang akan Anda sampaikan, tidak usah fokus pada perasaan Anda. Ini memang perlu pembiasaan.

2. Sampaikan topik Anda dengan jelas, dan katakan pada mereka apa yang bisa mereka simak.

3. Jangan membaca. Minimal, tataplah audience dan katakan apa isi materi Anda.

4. Jangan hafal materi Anda. Gunakan catatan kecil untuk poin-poin Anda. Sampaikan itu semua secara alamiah.

5. Gunakan kata atau kalimat transisi yang membuat audience tetap "bersama" Anda. Transisi ini sebaiknya mencakup:

- Apa yang sedang Anda lakukan;
- Di mana "kepala" atau "induk" bahasan Anda;
- Apa yang harus diingat oleh audience;
- Bagaimana mereka harus mengaitkannya dengan berbagai poin lain.

Ini biasa disebut dengan cohesion devices alias perekat bicara.

6. Sampaikan kutipan para pakar yang berkaitan dengan materi Anda. Ungkapkan dengan paraphrasing (tidak membeo kata per kata).

TENTANG STRUKTUR BICARA ANDA
Seminar biasanya formal. Bicara formal biasanya terstruktur. Ingat baik-baik struktur ini: pembukaan, isi, penutup.

Pembukaan:
- Sampaikan apa topik Anda;
- Sampaikan berbagai pengertian dan definisi;
- Sampaikan outline bicara Anda;
- Sampaikan rencana Anda bicara.

Isi:
- Kembangkan topik Anda dengan tetap di jalurnya;
- Perluas topik dengan poin-poin yang urutan logis;
- Sampaikan kutipan-kutipan yang mendukung klaim Anda;
- Gunakan dukungan dari alat bantu visual.

Penutup:
- Ungkapkan sekali lagi poin-poin utama Anda;
- Berikan evaluasi tentang pentingnya informasi yang Anda sampaikan;
- Formulasikan kesimpulan;
- Jika ada, review kembali berbagai implikasi darimateri Anda.

S P E A K E A S Y:
S - Speak, jangan membaca atau menghafal
P - Purpose. Sasaran Anda harus jelas. Katakan pada audience
E - Eye Contact. Pelihara kontak mata
A - Arrange materi Anda secara logis
K - Keep (jaga) batas waktu bicara Anda
E - Emphasize. Tekankan poin-poin utama Anda selama sesi dan di akhir sesi
A - Aids. Gunakan alat bantu visual
S - Show. Tunjukkan struktur Anda: outline, current position, arah, tanda
Y - Yawn. Jangan kirim audience ke alam tidur. Hiduplah. Menariklah.

QA-Communication

Pembukaan dramatis

Pembukaan harus jelas, tidak lebih dari tiga kalimat. 
Pembukaan bisa dramatis - melibatkan properti atau alat, olah tubuh, atau hanya kata-kata yang powerful, emosional, atau retorikal, menggunakan demonstrasi, kutipan, pertanyaan, atau hanya diam. 
Tapi yakinkan bahwa semua itu berkaitan dengan topik Anda.
I Care Abou You,
Dwika

Buka Dengan Bang Dan Tutup Dengan Slam Dunk
Terjemahan bebas dari materi oleh:

Anthony Perrella, ATM
The Camden County Club 1189-38, Haddonfield, New Jersey.
The Toastmaster International

Introduksi - menyiapkan audience untuk apa yang akan segera datang dan menetapkan tujuan bicara Anda (1-2 menit).

Isi, daging dari bicara Anda - memberikan informasi myakinkan dalam tiga atau lima poin (5-6 menit).

Simpulan - ringkasan pesan (1-2 menit).

Tiga elemen di atas harus disatukan seperti sandwich di antara dua elemen kunci: pembukaan dan penutupan.

PEMBUKAAN

Kata-kata atau aksi pertama Anda sebelum introduksi. Pembukaan harus jelas, tidak lebih dari tiga kalimat. Fungsi pembukaan adalah untuk menarik perhatian audience sehingga mereka mau mendengar lebih jauh. Ini harus disesuaikan dengan tema. Pembukaan bisa dramatis - melibatkan properti atau alat, olah tubuh, atau hanya kata-kata yang powerful, emosional, atau retorikal, menggunakan demonstrasi, kutipan, pertanyaan, atau hanya diam. Tapi yakinkan bahwa semua itu berkaitan dengan topik Anda.

PENUTUPAN
Komentar terakhir Anda atas topik setelah kesimpulan. Penutupan juga harus jelas, dan tidak lebih dari tiga kalimat. Fungsi penutupan adalah untuk memberi aksen terhadap tujuan bicara Anda dan meninggalkan audience dengan sesuatu yang bernilai untuk selalu diingat. Penutupan adalah klimaks, dobrakan. Hindari sekedar "terimakasih." Audiencelah yang semestinya berterimakasih kepada Anda! Lebih baik gunakan jawaban pertanyaan "so what?" dari isi bicara Anda. Penutupan, seperti juag pembukaan, bisa dramatis, emsional atau retorikal. Anda bisa menggunakan humor atau pertanyaan.

CONTOH PEMBUKAAN YANG HEBAT
Mulailah dengan pertanyaan yang menantang:

"Pernahkah Anda membunuh orang?"
"Saya mencari orang yang mau jatuh dari jurang bersama Saya."

Atau kutipan:

"Beri Saya kebebasan atau biarkan Saya mati."

Alat peraga:

Gambar pistol mainan, atau gambar moil bertabrakan (misalnya untuk topik "Selamat berkendara")

Generalisasi:

"Lihatlah orang di sebelah Anda. Salah satu dari Anda tidak akan di sini pada rapat berikutnya."

CONTOH PEMBUKAAN YANG BURUK
"Topik ini tidak akan menarik bagi sebagian dari Anda."
"Banyak orang berkendara terlalu cepat."

Kalimat yang panjang atau disampaikan dengan terlalu lambat.

Aneh: "Pernahkan Anda mencoba untuk berhenti berpikir?"

CONTOH PENUTUPAN YANG HEBAT
"Kita bisa menyelesaikan masalah ini jika setiap orang dari kita menulis surat kepada pimpinan."

Cerita, atau kutipan yang berkaitan dengan topik bicara Anda.

Alat peraga atau properti seperti gambar atau benda atau sekelompok bensa.
Pointed story, quotation or illustration that fits your subject.

CONTOH PENUTUPAN YANG BURUK
"Saya sangat senang bisa hadir di sini."
"Terimakasih." Audience-lah yang berhutang terimakasih kepada Anda, kecuali jika Anda yang diundang secara khusus ke sana.

Setiap sesi pembicaraan menuntut pembukaan dan penutupan yang "ear catching" dan "eye catching".

QA-Communication

Eksplorasi gaya penyampaian

Anda ungkapkan kembali introduksi Anda, dan katakan bahwa semua itu adalah penting, dan katakan pula apa yang Anda inginkan dari mereka.
Jika Anda sudah bisa mulai melatih semua hal di atas, Anda sudah bisa mulai mengeksplorasi gaya penyampaian yang elegan dan menawan.
I Care About You,
Dwika

Struktur Bicara Publik
Dari materi oleh:
Douglas Parker, M.Ed.
Pengarang buku "The Roadmap to Confident Communications"

Ada banyak cara untuk mengorganisir bicara Anda. Berikut ini adalah cara yang cukup mudah dimengerti dan dipraktekkan secara langsung.

Seperti yang diungkapkan oleh banyak pembicara publik alias public speaker, aturan dasar yang harus diikuti untuk mencapai efektifitas tinggi dalam berbicara di depan publik adalah:

"Katakan apa yang akan Anda katakan, lalu katakan, lalu katakan apa yang telah Anda katakan."

Sebenarnya, ungkapan di atas mencerminkan struktur yang paling umum dari setiap bentuk komunikasi, yaitu:

- Introduksi -> Katakan apa yang akan Anda katakan;
- Isi -> Katakan;
- Kesimpulan -> Katakan apa yang telah Anda katakan.

Mengeksplorasi setiap elemen di atas dianggap sangat penting oleh para public speaker. Dan berikut ini adalah salah satu bentuk eksplorasi itu.

INTRODUKSI
Introduksi memiliki tiga fungsi utama yaitu:

- Menarik perhatian audience;
- Menggulirkan topik bicara dari hal-hal yang umum ke khusus;
- Menyampaikan topik atau isu utama dari bicara Anda.

Jangan pernah, memulai sesi bicara hanya dengan semata-mata mengungkapkan tentang topik Anda.

MENARIK PERHATIAN AUDIENCE
Anda bisa mencoba dua teknik standar ini:

- Mengajukan pertanyaan, yang sifatnya retorik atau filosofis.

Misalnya, "Benarkah manusia sedang berjalan ke arah kehancurannya?"

- Menceritakan kisah, yang bisa menarik audience ikut larut ke dalamnya.

Misalnya, tentang seorang prajurit yang terjun ke medan perang.

Lepas dari teknik yang Anda gunakan, ada dua aturan pula yang harus Anda perhatikan, yaitu:

1. Cerita atau pertanyaan Anda harus berkaitan dengan topik Anda;
2. Anda menyelesaikan cerita atau pertanyaan Anda, saat Anda menyimpulkan sesi bicara Anda.

MEMBANGUN PIRAMIDA TERBALIK UNTUK TOPIK
Apabila Anda telah mendapatkan perhatian audience, Anda bisa mulai bergerak menuju topik utama Anda.

Bayangkan ini; corong yang mulutnya dijejalkan ke mulut botol. Anda memulai bicara dengan pembukaan yang umum (bagian atas corong), dan kemudian mulai masuk ke mulut corong, dan selanjutnya masuk ke leher botol. Saat Anda telah sampai di "leher botol", audience Anda sudah harus mengetahui akan dibawa kemana.

Di sini, rata-rata pembicara mengungkapkan latar belakang dari topik yang menjadi bahan pembicaraannya.

DI LEHER BOTOL
Anda akan masuk ke "perut botol". Di "ujung leher botol", sampaikanlah "katakan apa yang akan Anda katakan." Pernyataan Anda ini, biasa disebut dengan 'focusing statement'.

Selesailah sudah bagian introduksi Anda.

ISI BICARA
Selanjutnya, Anda mulai memasuki daging, isi, tubuh, atau apapun sebutannya untuk inti pembicaraan Anda.

Bagian "isi" dari bicara Anda adalah penyampaian berbagai fakta, pengembangan, dan penjelasan dari 'focusing statement' Anda. Dan di sini, Anda juga perlu strategi untuk membangun "tubuh" bicara Anda.

Anda perlu mengingat ini:

Jika Anda mengatakan akan menyampaikan A, B, C, maka Anda tidak boleh menyampaikan B, A, C, atau malah D, E, X.

Selain bahwa topik Anda harus urut dan runut, disain dan konstruksi yang logis dari "isi" bicara Anda juga sama pentingnya. Anda harus bisa menjawab berbagai pertanyaan ini:

- Argumentasi apa, yang bisa Anda gunakan berkaitan dengan urut-urutan yang Anda pilih?

- Apakah Anda bisa menunjukkan, bagaimana pergeseran setiap persoalan atau pokok bahasan dan transformasinya?

- Dari A kemudian ke B dan ke C?

- Apakah Anda, bisa menjelaskan mengapa berbagai hal muncul dan terjadi, saat pergeseran atau transformasi itu?

Bicaralah dengan detil.

MENGKONSTRUKSI ISI BICARA
Ada beberapa pola logis yang bisa Anda gunakan untuk membangun "isi" bicara Anda. Pola yang paling umum adalah:

- Penjajakan -> Anda menunjukkan dengan tepat langkah demi langkah berkaitan dengan topik Anda;

- Definisi dan Perbedaan -> Anda mengelompokkan topik Anda: Misalnya, kambing itu hewan berkaki empat yang makan rumput. Kemudian, Anda menunjukkan perbedaannya dari anggota kelompok yang lain: Misalnya, sapi juga berkaki empat tapi ia berbeda dari kambing. Jelaskan berbagai perbedaan yang ada dengan detil;

- Proses -> Anda menunjukkan bagaimana sesuatu bisa berlangsung dan terjadi, atau bagaimana cara untuk melakukan sesuatu;

- Problem Solving -> Anda menunjukkan bagaimana suatu permasalahan yang spesifik bisa diselesaikan;

- Deskripsi -> Anda mendeskripsikan topik Anda dengan detil, dalam rangka membangun mood tertentu di sisi audience Anda. Cara ini adalah cara terbaik untuk berbicara tentang segala sesuatu, yang amat dekat dengan kehidupan audience Anda sehari-hari.

METODE PRESENTASI
Jika Anda sudah bisa memutuskan bangunan logis dari topik Anda, Anda telah bisa memutuskan cara menyampaikan bahan bicara Anda.

- Kronologis -> Anda menunjukkan urut-urutan waktu dari berbagai kejadian dan proses;

- Sebab - Akibat -> Anda menunjukkan bahwa topik Anda adalah hasil dari berbagai proses dan kejadian;

- Klimaks -> Anda menunjukkan berbagai hal, mulai dari yang tidak terlalu besar atau penting, ke yang paling penting, esensial, dan substantif;

- Anti Klimaks -> Kebalikan dari Klimaks;

- Spasial -> Anda menunjukkan dimensi ruang (3 dimensi, 360 derajat, kiri-kanan, depan-belakang, dulu, sekarang dan masa depan, dan sebagainya), berkaitan dengan topik Anda.

KESIMPULAN
Terakhir, Anda bergerak menuju kesimpulan dari bicara Anda. Untuk memulainya, jangan biasakan diri Anda untuk berkata, "sebagai kesimpulan", "yang terakhir" atau sejenisnya. Sebab, ungkapan semacam itu akan segera mendorong audience Anda untuk logout, cooling down, atau mematikan "mesin"nya.

Lebih baik, Anda ungkapkan kembali introduksi Anda, dan katakan bahwa semua itu adalah penting, dan katakan pula apa yang Anda inginkan dari mereka.

Jika Anda sudah bisa mulai melatih semua hal di atas, Anda sudah bisa mulai mengeksplorasi gaya penyampaian yang elegan dan menawan.

QA-Communication

Berikan inspirasi

Berikan inspirasi untuk audience, dan kita ingin agar mereka mendengarkan, maka kita harus menggunakan suara yang menggelitik telinga mereka. Kuncinya adalah variasi. 
I Care About You,
Dwika

Suara Yang Menyenangkan
Jean Hamilton
Speaking Results

Kembangkan Suara Yang Menyenangkan
Dalam masyarakat yang budaya visualnya sangat tinggi, banyak dari kita telah menganggap remeh kekuatan suara. Suara kita dapat menarik orang berpihak kepada kita, atau bahkan membuat mereka menjauh dari kita. Suara kita punya kekuatan yang sangat besar, dan ini seringkali tidak disadari. Dan suara kita, sangat memotivasi. Ia bisa membantu orang dalam memutuskan untuk bekerjasama dengan kita atau tidak.

Sebagaimana kita bisa mengubah bentuk dan penampakan tubuh kita lewat latihan, kita juga dapat melakukan hal yang sama untuk menjadikan suara kita yang otentik, rileks dan menyenangkan. Suara yang tidak menyenangkan adalah hasil dari kebiasaan buruk bertahun-tahun. Latihan vokal akan membantu Anda memanfaatkan dukungan dari proses bernafas, rileksasi dalam bersuara, dan mengartikulasikan kata-kata. Sekali Anda menguasai keahlian vokal ini, Anda akan mendapatkan respek yang lebih besar, dan orang ingin mendengar Anda.

Tempo dan Volume
Saat saya membantu orang lain dalam keahlian presentasinya, seringkali Saya melihat bahwa mereka mendatarkan suaranya. Setiap kata sepertinya mendapat penekanan yang sama dengan hanya sedikit variasi dalam naik-turunnya suara. Saat bicara kita monoton, kita tidak membiarkan daya hidup kita terekspresikan. Kita tidak terkoneksi dengan audience. Jika kita menahan antusiasme kita, presentasi kita akan menjadi sangat tidak menarik!

Bila kita ingin meyakinkan atau memberi inspirasi untuk audience, dan kita ingin agar mereka mendengarkan, maka kita harus menggunakan suara yang menggelitik telinga mereka. Kuncinya adalah variasi. Kita punya kemampuan untuk mengucapkan satu kata dalam beberapa cara yang berbeda. Pikirkan suara Anda sebagai suatu orkestra.

Orang juga sering berbicara terlalu cepat dalam presentasinya. Bicara cepat dapat menyuntikkan energi dan momentum untuk bicara Anda, akan tetapi jika kecepatan itu tidak bervariasi, audience Anda akan berhenti mendengar. Mereka akan kelelahan mengikuti Anda. Suara Anda hanya akan menguap ke udara. Biarkan pikiran penting Anda nyantol, biarkan momen emosional tercipta. Variatif.

Dalam berbagai seminar dan coaching Saya, Saya menantang klien untuk mengeksplorasi bagaimana rasanya menyuarakan berbagai kata dengan saaa..angat lambat. Kemudian dengan sangat cepat. Kami berlatih mengatakan kata-kata dengan keras, dan dengan lembut. Dengan belatih seperti ini, kita mengajari pikiran sadar kita bahwa ada lebih dari satu cara untuk mengatakan sesuatu.

Kadang-kadang, saat orang mulai tidak monoton lagi, suara mereka malah dibuat-buat. Suara kita haruslah otentik. Pertama kali, kita akan merasa sedikit aneh dalam mengutak-atik suara kita. Akan tetapi, dengan cara yang tepat kita bisa belajar mengintegrasikan jangkauan maksimal dari suara kita, dengan tetap merasa "gue banget". Selanjutnya Anda akan mampu menemukan kekayaan baru dalam suara Anda, dan membuat audience tetap menggelayut di setiap kata.

Kita semua mampu menemukan resonansi suara dan daya tarik maksimal dari suara kita. Kita juga berhutang variasi dan ritme suara pada diri sendiri dan audience kita. Ia akan meroketkan presentasi Anda ke tingkat yang baru. Melalui suara yang ditingkatkan kualitasnya, Anda akan menghasilkan lebih banyak kepercayaan dan antusiasme dari audience Anda. Anda akan mendapatkan hasil sebagaimana yang Anda inginkan. Ya, suara adalah sangat penting!

QA-Communication

Fokuslah pada perilaku

Fokuslah pada perilaku lawan bicara secara objektif, bukan pada pribadinya secara subjektif.
I care About You,
Dwika

"CARA EDAN: BICARA DENGAN PERCAYA DIRI SAAT MEMIMPIN, MENJUAL, DAN BERPRESENTASI"

QA-Communication

Hotel Sofyan Cikini, Kamis, 21 September 2006.

Mengapa harus PD alias percaya diri?
http://milis-bicara.blogspot.com/2006/08/tips-104-mengapa-harus-percaya-diri.html
Tips #105: Bicara Taktis Dengan TACTFUL
Don Gabor, penulis "Speaking Your Mind in 101 Difficult Situations", memberi tips ringkas yang bermanfaat untuk meningkatkan kualitas komunikasi Anda. Tips Don Gabor ini mudah diingat sebagai tips yang taktis, yaitu TACTFUL.

TACTFUL adalah ringkasan dari beberapa poin yaitu:

T = Think
A = Apologize
C = Converse
T = Time
F = Focus
U = Uncover
L = Listen

THINK BEFORE YOU SPEAK
Pikirlah dahulu, sebelum bicara.

Selama Anda belum berbicara, kata-kata Anda adalah tawanan Anda. Jika Anda telah bicara, maka Andalah yang menjadi tawanan kata-kata Anda. Pikirkan akibat dan dampak dari kata-kata Anda, daripada Anda nanti menyesalinya. Ini sama sekali tidak absurd dan bukan sesuatu yang terlalu sulit untuk dilakukan. Anda hanya perlu melatihnya dengan cara yang mudah, yaitu dengan membiasakan memperpanjang jeda di antara kata-kata Anda. Atau, Anda bisa menggunakan metode "Monk Talks" yang dikembangkan oleh QA Communication. Metode ini mengadopsi gaya bicara para ulama, biarawan, rohaniawan, dan spiritualis yang biasanya efisien dalam berbicara. Secara umum, mereka lebih memilih untuk setia pada konsep ini.

APOLOGIZE QUICKLY WHEN YOU BLUNDER
Segeralah meminta maaf, jika Anda merasa telah mengeluarkan kata-kata yang blunder.

Apalagi, jika Anda menyadari bahwa kata-kata Anda telah menyakiti lawan bicara Anda. Kata-kata yang Anda keluarkan akan melesat seperti roket, tajamnya bak silet, dan ujungnya lancip seperti jarum suntik. Dengan segera, kata-kata Anda akan tiba di gendang telinga lawan bicara Anda. Waspadalah, kata-kata Anda mungkin tidak akan hanya ngendon di sana, tapi langsung menghunjam ke ulu hatinya. Jika Anda merasa telah melakukannya, segeralah meminta maaf. Dan untuk yang satu ini, Anda tidak perlu menunda-nunda lagi.

CONVERSE, DON'T COMPETE
Masih ingat "the bigger fish syndrome", alias "perlombaan bicara"? Hindari.

Jika Anda berbicara dengan seseorang, ingatlah bahwa itu bukan sebuah pertandingan. Bukan untuk balapan, dan bukan untuk menang. Sebaliknya, bicara adalah untuk mencari persamaan dan saling pengertian, bertukar informasi, atau memahami perbedaan.

TIME YOUR COMMENTS
Jika Anda merespon, menimpali, atau mengomentari kata-kata lawan bicara Anda, ukurlah waktu Anda.

Tepatnya: Waktu Anda berdua. Anda tidak perlu menjadi "rakus" dan memborong seluruh sesi bicara. Mengapa? Dengan lebih banyak bicara, maka Anda akan kurang mendengar. Itu artinya, Anda kurang menghargai lawan bicara Anda.

FOCUS ON BEHAVIOUR, NOT ON PERSONALITY
Fokuslah pada perilaku lawan bicara secara objektif, bukan pada pribadinya secara subjektif.

Responlah hanya kata-katanya, perilakunya, emosi positifnya, atau cara pandangnya. Jangan bereaksi dengan menghakimi, dengan mempermasalahkan seleranya, dengan mempertanyakan prinsip hidupnya, atau pilihan dan keputusannya. Kecuali, jika Anda dokternya dan dia pasiennya, Anda suami dan dia istri, Anda orang tua dan dia anak Anda sendiri. Pasangan-pasangan bicara yang disebut terakhir ini, memang memerlukan pendekatan yang sifatnya personal dan emosional.

UNCOVER HIDDEN FEELING
Keahlian berkomunikasi Anda akan meningkat pesat kualitasnya, jika Anda mulai mempertimbangkan untuk melatih kepekaan Anda, dalam melihat berbagai perasaan lawan bicara, yang tidak nampak atau muncul ke permukaan.

Waspadailah bahwa lawan bicara Anda tersenyum, tapi mungkin ia justru tersinggung. Anda tidak akan bisa mengetahui isi hatinya. Tapi emosinya, sangat tergantung pada kata-kata Anda kepadanya. Tidak setiap orang ekspresif. Tidak setiap orang, mau menunjukkan perasaannya dengan jujur dan terbuka.

LISTEN FOR FEEDBACK
Untuk apakah Anda mendengar? Untuk mendapatkan respon dan feedback.

Apa artinya feedback dalam komunikasi? Feedback adalah pengalaman. Pengalaman adalah gambaran skalar (bukan seperti vektor yang punya arah). Dalam kacamata seorang komunikator, feedback harus dilihat sebagai sesuatu yang statik, bukan sesuatu yang bergerak menyerang.

Jika Anda sedang bicara berdua saja, kemudian lawan bicara Anda menjadi marah, maka hampir bisa dipastikan bahwa kemarahannya adalah akibat dari kata-kata Anda. Kata-kata Anda membuatnya tersinggung, kemudian ia meresponnya dengan marah. Itulah feedback untuk Anda. Kemarahannya itu - dari kacamata komunikasi - bukanlah serangan balik untuk Anda. Akan tetapi, hanya ekspresi dari pengalamannya mendengar dan merasakan efek dari kata-kata Anda. Dan bagi Anda, kemarahan itu adalah feedback yang Anda peroleh akibat kata-kata Anda. Bukan serangan untuk Anda, sebab rasa marah itu adalah pengalaman pribadi lawan bicara Anda, dengan segala hak yang dimilikinya.

Hanya dengan penyikapan yang benar terhadap feedback, Anda akan menjadi komunikator yang stabil, tidak mudah terpancing secara emosional, dan tidak gampang terjebak dalam situasi debat yang tidak sehat.

DOS - DON'T
Untuk melengkapi tips TACTFUL di atas, berikut ini adalah resep tentang apa yang harus Anda lakukan, dan apa yang tidak boleh Anda lakukan, saat berbicara dengan seseorang.

DO
- Langsung, tidak berbelit dan lemah-lembut.
- Beri lawan bicara Anda ruang privasi.
- Pahami bahwa apapun yang tokcer bagi Anda, belum tentu bekerja baginya.
- Katakan poin yang penting terlebih dahulu, lalu tawarkan detilnya.
- "Dengarlah" perasaan tersembunyi dari lawan bicara Anda.

DON'T
- Kasar dan memaksa.
- Merasa superior dan sarkastik.
- Menyerang secara pribadi dan mempermalukan.
- Berharap lawan bicara akan selalu setuju dengan Anda.
- Berharap lawan bicara akan selalu mengikuti nasehat Anda.
- Menawarkan solusi yang sulit dilaksanakan lawan bicara.

Target sosial dan bisnis Anda pasti strategis. Oleh sebab itu bicaralah dengan taktis. Lakukanlah dengan TACTFUL.

Nyaman

Audience Anda senang dengan ciri-ciri:
- Merespon dengan hangat dan penuh perhatian sepanjang sesi;
- Alis mereka bergerak-gerak ke atas;
- Matanya membulat, pupilnya membesar;
- Bersandar dengan nyaman selama Anda bicara;
- Terbuka untuk berkontak mata dengan Anda;
- Mengikuti instruksi Anda dengan akurat;
I Care About You,
Dwika

Tips #71: Berkomunikasi Dengan Jernih
Terjemahan bebas dari materi oleh:
Rae Cook & Associates, Inc.

Berbicara adalah berkomunikasi. Berkomunikasi haruslah jernih. Di dalam berkomunikasi, setidaknya ada 10 aspek yang langsung atau tidak langsung akan berpengaruh pada kejernihan komunikasi. 10 aspek itu adalah pengirim, penerima, encoding, decoding, pesan, media, respon, umpan balik, noise dan distorsi.

Kondisi di atas, sama dengan bagaimana Anda berkomunikasi lewat HP Anda. Ini, sama dengan seberapa baik sinyal di HP Anda, seberapa jernih suara yang terdengar dari seberang sana, dan sekaligus juga bagaimana "jernih"nya orang di seberang berbicara.

Agar komunikasi bisa jernih, maka kejernihan di setiap aspek itu harus terjaga dengan baik. Berikut ini adalah hal-hal penting dari beberapa aspek di atas, yang harus terpelihara kejernihannya.

UKURAN INTERAKSI YANG JERNIH
Anda terbilang jernih dalam berkomunikasi, bila audience Anda menunjukkan ciri-ciri:

- Merespon dengan hangat dan penuh perhatian sepanjang sesi;
- Alis mereka bergerak-gerak ke atas;
- Matanya membulat, pupilnya membesar;
- Bersandar dengan nyaman selama Anda bicara;
- Terbuka untuk berkontak mata dengan Anda;
- Mengikuti instruksi Anda dengan akurat;
- Sedikit dalam bertanya untuk klarifikasi;
- Nampak rileks;
- Tersenyum;
- Bahu jatuh;
- Tangan santai.

UKURAN INTERAKSI YANG BELUM JERNIH
Mereka:

- Menghindari kontak mata;
- Memalingkan muka;
- Memicingkan mata;
- Menutup mulut;
- Alisnya turun;
- Membalikkan badan dari Anda;
- Keluar ruangan! Kecuali pipis.

KOMUNIKASI JERNIH: KATA-KATA YANG JERNIH
Minimalisasi kata-kata yang tidak jelas atau terlalu luas maknanya. "Ini", "itu", "mereka", "dan lain-lain", "dan sebagainya", "dia", "kita" dan sebagainya.

Tentu saja, Anda bisa tetap menggunakannya sepanjang Anda telah mendahuluinya dengan sebuah penunjukkan seperti di atas.

Intinya, bicaralah dengan satu bahasa. Gunakan kata ganti atau kata penunjuk yang bersifat umum, jika Anda dan audience Anda sudah TST alias tahu sama tahu.

Don't:"Itu bagus buat mereka. Menggunakan proses itu akan menciptakan perbedaan."

Do:"Proses distribusi yang baru itu akan mengurangi biaya setidaknya sampai 12%. Jika Anda mengurangi berbagai formulir, Anda akan mengurangi pemborosan karena paper handling secara dramatis."

KOMUNIKASI JERNIH: LEBIH BANYAK "ANDA" DARIPADA "SAYA"
Jika audience Anda tidak atau kurang mengerti apa yang Anda bicarakan, Anda cenderung akan mengulanginya dengan sudut pandang Anda sendiri: "Maksud Saya...", "Apa yang Saya katakan adalah..."

Ini terlihat logis, tapi jika Anda terlalu banyak menggunakannya, Anda telah melakukan tindakan ofensif dengan merendahkan intelektualitas dan daya tangkap audience Anda.

Lebih baik: Biarkan mereka sendiri yang berinisiatif untuk bertanya. Anda tidak perlu berspekulasi untuk menjelaskan kepada mereka, hanya karena Anda merasa perlu mempertegas sesuatu.

KOMUNIKASI JERNIH: SATU PIKIRAN DALAM SATU KALIMAT
Jangan borong semua pemikiran di dalam satu kalimat. Riset menunjukkan bahwa orang dewasa hanya bisa menangkap sekitar 16 kata saja dari satu kalimat.

Cobalah ini: Satu ide dalam satu kalimat, berhenti, mulai kalimat baru dengan ide baru. Sisipkan jeda (pause) di antar kalimat. Jeda ini sendiri penting agar Anda bisa berpikir, mengedit dan melihat reaksi audience.

KOMUNIKASI JERNIH: TEPAT MEMULAINYA
Waspadai agar Anda tidak terlalu cepat memulai suatu ide, sebelum audience Anda siap mendengarnya. Anda akan membuang waktu berbicara tentang sesuatu yang sangat spesifik, sementara pengertian dasar saja mereka belum tahu. Ini perlunya introduksi alias pengantar. Jika Anda merasa audience Anda sudah selevel dengan Anda, katakan saja "Ini sebagai pengantar dan refreshing buat Anda."

Audience Anda perlu pemanasan dan penyamaan persepsi, atau sekedar refreshment dan pengingat kembali. Matrikulasi kalo di kuliah gitu lho!

Jika sesi bicara Anda adalah kelanjutan dari sesi sebelumnya, review kembali sesi bicara yang lalu dengan beberapa kalimat.

KOMUNIKASI JERNIH: TETAP DI JALUR
- Selesaikan suatu bahasan secara tuntas atau secukupnya sebelum beralih ke soal lain;
- Bertoleransilah terhadap kesunyian;
- Perpendek kalimat-kalimat Anda;
- Gambarkan ide Anda di kepala, buat seperti video, sebelum bicara;
- Gambarkan kata-kata di layar dalam kepala Anda, sebelum Anda mengatakannya;
- Letakkan hal terpenting di awal atau diakhir kalimat;
- Kurangi kecepatan bicara sampai 70% dari kebiasaan Anda berbicara. Ini mungkin perlu latihan. Anda bisa melatihnya dengan "monk talks" seperti dalam tips yang lalu.

Di antara penyebab drifting:

- Pertanyaan yang dijawab dengan luas;
- Topik sampingan yang menarik;
- Permintaan audience untuk membahas sesuatu yang OOT;
- Keinginan Anda sendiri yang tak menyadari OOT;
- Aside yang lupa pulang.

Komunikasi yang jernih bukan APA, tapi BAGAIMANA.

QA-Communication

Bad Tips

10 Tips Untuk Membuat Pendengar Tertidurby: Barbara White
Beyond Better

Pernahkah Anda tertidur saat mendengarkan sebuah pidato atau presentasi? Kadang-kadang, tertidur beberapa menit dalam suatu sesi pembicaraan dapat mendongkrak energi Anda untuk sisa hari itu. Para pembicara, jika Anda ingin menjadi orang yang bermurah hati dengan memberi kesempatan ini kepada audience, perhatikan tips-tips ini dengan seksama.

1. Yakinkan bahwa materi Anda kering dan membosankan. Jadikan materi Anda sangat-sangat-sangat teknis, kompleks atau ruwet. Jika memungkinkan, isilah sesi Anda dengan pembicaraan akademik yang sangat terspesialisasi, yang membuatnya tidak mudah dimengerti tanpa pemahaman, pendidikan dan riset terlebih dahulu.

2. Jangan masukkan penjelasan atau ilustrasi apapun yang membuat materi Anda mudah dipahami oleh rata-rata orang yang menjadi audience.

3. Jadwalkan sesi bicara Anda di akhir suatu hari yang berat atau panjang, atau mulailah setelah makan siang. Ini akan menambah daya kantuk dan daya lesu materi Anda.

4. Bicaralah dengan sangat pelan dan hindari segala bentuk ekspresi atau variasi vokal yang dapat membelokkan perhatian atau mengganggu "perjalanan" audience. Ingat bahwa tujuan Anda adalah mengantar mereka ke alam mimpi dengan mulus.

5. Berdirilah dengan kaku di belakang podium sepanjang pembicaraan Anda. Jika tidak ada podium, duduklah dibelakang meja selama sesi Anda. Setiap gerakan yang Anda lakukan, atau jika Anda melakukan gerakan yang mendadak, dapat membangunkan mereka.

6. Hindari variasi dalam gaya presentasi. Jangan berpindah dari bicara kemudian menggunakan flip chart, Powerpoint atau bantuan visual apapun yang dapat menarik perhatian.

7.Jangan pernah memasukkan unsur humor atau cerita dalam pembicaraan Anda, yang mungkin akan mengilustrasikan berbagai poin penting.

8. Jangan berkutat hanya pada satu topik. Habiskan sebagian besar waktu dengan berputar-putar tentang berbagai subyek atau pengalaman pribadi yang sangat membosankan, dan tentu saja secara total harus OOT.

9. Bicaralah tentang suatu topik yang sudah sangat dikenal oleh audience. Jagalah agar isi bicara Anda tetap berfokus pada berbagai hal yang mereka memang sudah tahu sebelumnya.

10. Berikan kepada mereka handout yang super detil, sehingga audience tidak akan tertinggal oleh satu informasipun sepanjang tidur mereka. Yakinkan bahwa Anda tidak mengatakan sesuatu yang tidak tercantum dalam handout tersebut. Untuk hasil terbaik, baca saja handout itu kata per kata.

Saya berharap, dengan mengikuti tips di atas Anda akan mendapatkan kepuasan melihat seluruh audience Anda tertidur dan mengorok dengan tenang dan berbahagia sepanjang sesi Anda. Jika Anda tidak mengikuti tips di atas, Anda mungkin akan merasakan bahwa audience Anda ternyata lebih waspada dan tertarik dengan apa-apa yang Anda katakan.

QA-Communication

Anda akan sukses

Bayangkanlah diri Anda berbicara, dengan suara keras, jelas dan penuh keyakinan. Jika Anda memvisualisasikan sukses Anda, maka Anda akan sukses.
I Care About You,
Dwika


Tips #110: Tips Sukses Bicara Dari Toastmaster
Materi oleh:
Toastmaster Internasional
Katalog No. 105

Merasakan sedikit ketegangan sebelum berbicara adalah alamiah dan sehat adanya. Akan tetapi, saat ketegangan itu berada di luar kontrol Anda, maka ia bisa jadi malapetaka. Berikut ini adalah beberapa tips yang bisa membantu Anda mengontrol ketegangan, dan menjadikan bicara Anda efektif dan diingat lebih lama:

1. KUASAI RUANGAN BICARA
Upayakan agar Anda familiar dengan ruangan atau tempat di mana Anda akan berbicara. Datanglah lebih cepat, berjalan-jalanlah di sekitar area bicara, dan berlatihlah dengan menggunakan mikrofon dan alat bantu visual.

2. KENALI AUDIENCE
Bertegursapalah dengan beberapa orang dari audience, segera setelah mereka tiba. Adalah lebih mudah untuk berbicara kepada sekelompok teman daripada kepada sekelompok orang asing.

3. KUASAI MATERI
Jika Anda tidak menguasai materi Anda, atau Anda merasa tidak nyaman dengan materi Anda, ketegangan Anda akan meningkat. Latihlah bicara Anda dan perbaiki jika perlu.

4. RILEKS
Kurangi ketegangan dengan latihan relaksasi.

5. VISUALISASIKAN SESI BICARA
Bayangkanlah diri Anda berbicara, dengan suara keras, jelas dan penuh keyakinan. Jika Anda memvisualisasikan sukses Anda, maka Anda akan sukses.

6. KETAHUILAH BAHWA AUDIENCE INGIN ANDA SUKSES
Audience Anda ingin Anda menarik, menstimulasi, informatif, dan menghibur. Mereka tidak ingin Anda gagal.

7. JANGAN MEMINTA MAAF
Jika Anda menunjukkan ketegangan Anda, atau meminta maaf untuk berbagai hal yang menurut Anda bermasalah dalam bicara Anda, maka Anda akan menarik perhatian audience kepada hal-hal yang sebelummya tidak mereka ketahui. Tetaplah diam.

8. KONSENTRASI PADA PESAN, BUKAN PADA MEDIA
Jangan berfokus pada ketegangan Anda, fokuslah pada pesan dan audience Anda. Ketegangan Anda akan menyurut.

9. UBAHLAH KETEGANGAN MENJADI ENERGI POSITIF
Transformasikan ketegangan Anda menjadi vitalitas dan antusiasme.

10. PERBANYAK PENGALAMAN
Pengalaman akan membangun percaya diri. Dan percaya diri, adalah kunci efektifitas berbicara. Klub Toastmaster bisa memberi Anda pengalaman ini.

(Khusus untuk yang non bahasa Inggris, tempat Anda adalah Milis Bicara)

Toastmasters International