Top-level decision-maker juga daily decision-maker.

Mengenal Business Intelligence Software (BI)

Bicara mengenai software aplikasi dalam dunia industri, sampai saat ini yang merupakan state-of-the-art technology adalah aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning). Sampai tahun 2005 ini tidak ada software aplikasi yang dapat melebihi kecanggihan ERP. Tidak mengherankan karena ERP telah mencakup keseluruhan organisasi, dan meliputi semua aktivitas dalam organisasi. Namun bagi yang berkecimpung di dunia IS/ES (Information System/Enterprise System), kita dengan mudah belajar bahwa pasti akan ada aplikasi-aplikasi lain yang akan muncul dan memberikan benefit-benefit baru pada praktisi industri. Benefit yang tidak mampu untuk disediakan oleh software yang lama. Bila kita ikuti trend perkembangan software IS/ES -dari MRP I, MRP II, hingga ERP- titik berat perkembangannya adalah pada otomasi proses bisnis.
Inti pemikirannya adalah bila task rutin di tingkat shop floor yang bersifat repetitif bisa diselesaikan oleh komputer (dengan bantuan sistem informasi) maka produktivitas karyawan bisa ditingkatkan. Makin banyak volume pekerjaan yang terselesaikan. Bila produktivitas karyawan meningkat dengan demikian akan terjadi efisiensi produksi.
Sebenarnya dari paparan di atas pun, dengan mudah kita dapat kenali kelemahan dari software-software IS/ES tadi. MRP I, MRP II sampai ERP hanya bicara mengenai efisiensi. Penghematan biaya, penghematan waktu, penghematan inventory, dan lain sebagainya. Bagaimana dengan efektivitas? Di era persaingan global ini, tuntutan untuk “do the right thing” jauh lebih besar dan lebih sulit untuk dilakukan dibandingkan dengan “do things right”. Percuma bicara efisiensi distribusi bila ternyata yang kita produksi tidak laku karena modelnya tidak disukai pasar. Percuma bicara penghematan waktu
dan biaya di shop floor bila pesaing kita melakukan outsourcing produksi dan mereka tetap tidak kehilangan competitive edge. Karena itulah muncul topik-topik seperti CRM dan SCM yang populer belakangan ini. Di dunia IS/ES kita mengenal satu software yang sedang banyak dibicarakan, yaitu Business Intelligence Software (BI).
Apa itu BI? Business Intelligence Software (BI) secara singkat juga dikenal sebagai dashboard. Ini karena secara umum BI berfungsi seperti halnya dashboard pada kendaraan. BI memberikan metrik (ukuran-ukuran) yang menentukan performa kendaraan (organisasi). BI juga memberikan informasi kondisi internal, seperti halnya suhu pada kendaraan. Dan BI juga memberikan sinyal-sinyal pada pengemudi bila terjadi kesalahan pada kendaraan, seperti bila bensin akan habis pada kendaraan. Semuanya berguna bagi pengemudi agar mampu mengendalikan kendaraannya dengan lebih baik dan mampu membuat keputusan yang tepat dengan lebih cepat. Pada prakteknya, BI akan berfungsi sebagai analis, penghitung scorecard, sekaligus memberikan rekomendasi pada user terhadap tindakan yang sebaiknya diambil. Dengan menjalankan fungsi dashboard, user BI akan mengenali potensi ketidakberesan pada perusahaan sekaligus dengan penyebabnya sebelum hal tersebut berkembang menjadi masalah yang besar. BI akan berfungsi memberikan advance alarm, memberikan informasi trend dan melakukan benchmark. Jadi kenapa perusahaan harus mengadopsi dashboard?
Ada 7 keunggulan utama BI yang akan memberikan value bagi perusahaan:

1. Konsolidasi informasi -> Dengan BI dijalankan di dalam perusahaan, data akan diolah dalam satuplatform dan disebarkan dalam bentuk informasi yang berguna (meaningful) keseluruh organisasi. Dengan ketiadaan information assymmetry, kolaborasi dankonsolidasi di dalam perusahaan dapat diperkuat. Dengan konsolidasi, makadapat dimungkinkan pembuatan cross-functional dan corporate-wide reports.Meskipun harus diakui, benefit ini juga mampu disediakan oleh software ERP.
2. In-depth reporting -> Software Business Process Management (BPM) memang mampu memberikan reportdan analisis, namun cukup sederhana dan hanya bertolak pada kondisi intern.Sedangkan BI mampu menyediakan informasi untuk isu-isu bisnis yang lebihbesar pada level strategis.
3. Customized Graphic User Interface (GUI) -> Beberapa ERP memang berusaha membuat tampilan GUI yang user friendly, namunBI melangkah lebih jauh dengan menyediakan fasilitas kustomisasi GUI.Sehingga tampilan GUI jauh dari kesan teknis dan memberikan view of businesssesuai dengan keinginan masing-masing user.
4. Sedikit masalah teknis -> Ini karena -pertama- sifatnya yang user friendly meminimasi kemungkinanoperating error dari user, dan -kedua- BI hanya merupakan software padalayer teratas (information processing) dan bukan business process management.
5. Biaya pengadaan rendah -> Karena BI hanya software yang bekerja pada layer teratas dari pengolahaninformasi, harga software-nya tidak semahal ERP. Biaya pengadaannya punmenjadi lebih murah dibandingkan ERP.
6. Flexible databank -> BI membuka kemungkinan untuk berkolaborasi dengan ERP sebagai pemasokdatabank yang akan diolah menjadi reports dan scorecard, namun BI juga dapatbekerja dari databank yang dibuat terpisah. BI pun menjadi terbuka untukdigunakan oleh analis profesional dan peneliti, yang data olahannya bersifatsekunder.
7. Responsiveness -> Sifat dashboard (BI) lain yang tidak dimiliki oleh ERP adalah dalam halkecepatan (responsiveness). Misalnya pada penghitungan service level sebagaisalah satu Key Performance Indicator (KPI). Fungsi dashboard akan memberikanperingatan kepada user sebelum batas bawah dalam service level (lower limit)terlampaui. Akibatnya masalah bisa ditangani sebelum benar-benar muncul kepermukaan. Salah satu contoh pada industri kesehatan, penggunaan BI berjasamencegah penyebaran suatu penyakit/wabah secara luas (outbreak).Nama-nama vendor BI memang masih asing di Indonesia. Beberapa nama yangterkemuka antara lain Business Object, Cognos, Hyperion, MicroStrategy, SASdan Bowstreet.Di Amerika Utara dan Eropa, saat ini kustomer BI telah tersebar luas padasektor industri-industri terbesar seperti bank, airline, energi, elektronik,kesehatan, agrikultur. Vendor-vendor BI juga telah berkolaborasi denganvendor-vendor Supply-Chain, Operating System (Windows, Unix, Linux), dansoftware BPM seperti SAP, Oracle, IBM dan EMC. Kolaborasi ini menyebabkankustomer yang mengimplementasikan BI tidak memiliki kesulitan dalam halintegrasi dengan sistem yang selama ini ada di organisasi mereka.Bagaimana trend ke depan? Bila di Indonesia dashboard masih barang yangbaru, di Amerika dan Eropa saat ini timbul kecenderungan pengguna BI turundari level eksekutif ke level office worker. Penggunaan BI pun meluas, dariyang semula hanya ditujukan pada top-level decision-maker ternyata padaprakteknya sangat bermanfaat juga bagi daily decision-maker. Ini karenadashboard -dengan setting metrik yang tepat- bisa mengurangi waktu sikluspengolahan informasi dan pada akhirnya meningkatkan efektivitas karyawandalam pengambilan keputusan.Bagaimana dengan ukuran industri? Sebagaimana data terakhir pada pertengahan2005 menunjukkan, 60% perusahaan AS yang berpendapatan di atas $100 jutatelah mengimplementasi BI. 40% sisanya berencana implementasi sebelum 2006berakhir.

Bagaimana industri di Indonesia?
(Mohammad Okki)