Mengatur Jadwal Kerja Pimpinan?
**sekretariku.blogspot.com
Jadwal Kegiatan Pimpinan adalah segala jadwal kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya diluar rutinitas kantor yang dilakukan di balik meja kerja kantor.
Jadwal kegiatan harus diperhitungkan secermat mungkin mengingat pimpinan sarat dengan kegiatan yang tidak mungkin mengahadiri dan melaksakan semua kegiatan. Untuk itu Sekretaris harus mampu mengatur jadwal kegiatan menggunakan skala prioritas, yaitu berdasarkan : urutan surat masuk dan berdasarkan tingkat kepentingannya.
Agar tertib kegiatan pimpinan buatlah jadwal kegiatan disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan dan bulanan.
Praktik :
Hari ini, Senin 21 Oktober 2003 Terdapat beberapa tugas dan acara yang akan dikerjakan oleh pimpinan. Aturlah kegiatan pimpinan tersebut dalam Agenda kerja pimpinan (Jadwal Kegiatan Pimpinan) selama satu minggu pada formulir yang telah disediakan :
1.Senin, 21 Oktober 2003 , pukul 8.00-09.30 rapat staf di ruangan pimpinan
2.Senin, 21 Oktober 2003 , pukul10.00 – 12.00, menerima tamu Ibu Dwi Puspita untuk membicarakan kontrak kerjasama.
3.Senin, 21 Oktober 2003, 13.00 – 15.00, menemui undangan Kepala SMK Negeri 1 Samarinda dalam rapat pembentukan Majelis Sekolah, kembali ke kantor sekitar pukul 15.30, kembali ke kantor kurang lebih jam 16.00
4.Bapak Felianus, Direktur PT Kumaha ingin bertemu pimpinan besok jam 08.00
5.Selasa, 22 Oktober 2003, pukul 08.00 – 16.00, mengikuti Seminar sehari di Hotel Benakutai, Balikpapan., tidak kembali ke kantor
6.Rabu, 23 Oktoberl 2003, pukul 08.00-10.00, mendengarkan laporan hasil Survei lapangan dari Ibu Maria Ulfah
7.Rabu, 23 Oktober 2003, pukul 10.00 menerima telepon dari Miss. Sakuku Rata dari Sunkan, Jakarta
8.Rabu, 23 Oktober 2003, pukul 13.00-15.00, bertemu dengan Bapak Yose Sutomo direktur PT Sumber Platina, kembali kekantor kurang lebih pukul 16.00
9.Rabu, 23 Oktober 2003 19.00 – 22.00 ada pertemuan KADIN dan acara ramah tamah dengan Walikota Samarinda di Hotel Senyiur
10 Kamis, 24 Oktober 2003, pukul 08.00-09.30 pertemuan dengan Koordinator PSG SMK Negeri 1 Samarinda Bapak Falah Y, membicarakan masalah Praktik Industri
11 Kamis, 24 Oktober 2003, pukul 09.00-12.00 membicarakan perluasan usaha di Tenggarong dengan Ibu Sunarsih.
12 Jum’at, 25 Oktober 2003, pukul 08.00-11.00 persiapan pengiriman eksporSouvenir Khas Kaltim ke AS ke kantor Deperindag.
13. Sabtu, 26 Oktober 2003, pukul 08.00 - 13.00 acara Turnamen Golf antar pengusaha daerah Kaltim di Lapangan Golf Tanah Merah, tidak kembali kekantor.
Agar tertib kegiatan pimpinan buatlah jadwal kegiatan disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan dan bulanan.
Praktik :
Hari ini, Senin 21 Oktober 2003 Terdapat beberapa tugas dan acara yang akan dikerjakan oleh pimpinan. Aturlah kegiatan pimpinan tersebut dalam Agenda kerja pimpinan (Jadwal Kegiatan Pimpinan) selama satu minggu pada formulir yang telah disediakan :
1.Senin, 21 Oktober 2003 , pukul 8.00-09.30 rapat staf di ruangan pimpinan
2.Senin, 21 Oktober 2003 , pukul10.00 – 12.00, menerima tamu Ibu Dwi Puspita untuk membicarakan kontrak kerjasama.
3.Senin, 21 Oktober 2003, 13.00 – 15.00, menemui undangan Kepala SMK Negeri 1 Samarinda dalam rapat pembentukan Majelis Sekolah, kembali ke kantor sekitar pukul 15.30, kembali ke kantor kurang lebih jam 16.00
4.Bapak Felianus, Direktur PT Kumaha ingin bertemu pimpinan besok jam 08.00
5.Selasa, 22 Oktober 2003, pukul 08.00 – 16.00, mengikuti Seminar sehari di Hotel Benakutai, Balikpapan., tidak kembali ke kantor
6.Rabu, 23 Oktoberl 2003, pukul 08.00-10.00, mendengarkan laporan hasil Survei lapangan dari Ibu Maria Ulfah
7.Rabu, 23 Oktober 2003, pukul 10.00 menerima telepon dari Miss. Sakuku Rata dari Sunkan, Jakarta
8.Rabu, 23 Oktober 2003, pukul 13.00-15.00, bertemu dengan Bapak Yose Sutomo direktur PT Sumber Platina, kembali kekantor kurang lebih pukul 16.00
9.Rabu, 23 Oktober 2003 19.00 – 22.00 ada pertemuan KADIN dan acara ramah tamah dengan Walikota Samarinda di Hotel Senyiur
10 Kamis, 24 Oktober 2003, pukul 08.00-09.30 pertemuan dengan Koordinator PSG SMK Negeri 1 Samarinda Bapak Falah Y, membicarakan masalah Praktik Industri
11 Kamis, 24 Oktober 2003, pukul 09.00-12.00 membicarakan perluasan usaha di Tenggarong dengan Ibu Sunarsih.
12 Jum’at, 25 Oktober 2003, pukul 08.00-11.00 persiapan pengiriman eksporSouvenir Khas Kaltim ke AS ke kantor Deperindag.
13. Sabtu, 26 Oktober 2003, pukul 08.00 - 13.00 acara Turnamen Golf antar pengusaha daerah Kaltim di Lapangan Golf Tanah Merah, tidak kembali kekantor.
Urusan Rapat Oleh Sekretari
Rapat merupakan bentuk kegiatan organisasi yang banyak dapat menyelesaikan masalah-masalah organisasi. Kesalahpahaman, per bedaan pendapat, penyamaan ide dapat diselesaikan melalui rapat. Rapat adalah pertemuan untuk merundingkan sesuatu.
A.Tujuan Rapat
Tujuan rapat adalah :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai sarana koordinasi
4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan
B. Jenis Rapat
Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :
1.Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
2.Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:
1.Bersifat mengikat :
Kongres :Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu
Musyawarah :untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat
Muktamar :Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
Musyawarah kerja :membicarakan masalah-masalah program kerja
Konperensi kerja : yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan
Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2.Bersifat tidak mengikat
DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
- Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
- Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah”.
LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/me ningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
C. Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
1.Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference Room yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan :
?Jumlah partisipan
?Hubungan masing-masing partisipan
?Level keintiman
?Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
?Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2.Persiapan Aministrasi
a. membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b. menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok-pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.
c. menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi.
d. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :
?Hasil rapat yang lalu
?Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
?Peraturan-peraturan yang diperlukan
?Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
?Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :
?Papan dan alat tulis
?Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
?OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft PowerPoint.
?Sound system, tape recorder
?Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
?Block note, ballpoint
?Tustel handycam untuk mengabadikan rapat
f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Isi catatan rapat (notula) terdiri atas :
?Judul dan jenis rapat
?Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan
?Pemimpin rapat
?Jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir (dibuatkan daftar hadir tersendiri)
?Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
?Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
?Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
?Pembuat notula (sekretaris)
?Pengesahan notula oleh ketua rapat
g. Pengiriman hasil rapat
Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir.
h. Tindak Lanjut rapat
Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan Surat keputusan apabila dari hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk mengadakan pertemuan berikutnya.
Praktik
PT Mahakam Trade bermaksud hendak mengadakan pertemuan/rapat berupa program training penjualan dengan metode baru, pertemuan ini dilaksanakan sehari yang diikuti oleh 20 karyawan. Agenda rapat sebagaimana tercantum di atas. Tugas anda sebagai sekretaris adalah :
1.Buat gambar layout (Tata Ruang ) rapat dengan ketentuan :
?Peserta 20 orang
?Ukuran Meja 70 x 120 cm
?Ukuran kursi 50 x 50 cm
?Bentuk tata ruang letter O
?Dilengkapi dengan komputer, OHP untuk media rapat
2.Buat surat undangan rapat, tanggal hari ini
3.Siapkan layout notula rapat yang akan digunakan
4.Ungkapkan ucapan yang tepat dalam membawakan acara pembukaan rapat
Sumber : guruvalah.4t.comA.Tujuan Rapat
Tujuan rapat adalah :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai sarana koordinasi
4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan
B. Jenis Rapat
Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :
1.Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
2.Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:
1.Bersifat mengikat :
Kongres :Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu
Musyawarah :untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat
Muktamar :Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi
Musyawarah kerja :membicarakan masalah-masalah program kerja
Konperensi kerja : yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah lanjutan
Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam
2.Bersifat tidak mengikat
DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
- Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
- Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah”.
LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/me ningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.
C. Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
1.Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atau Conference Room yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.
Persiapkan pula Tata Ruang (Layout) rapat berdasarkan pertimbangan :
?Jumlah partisipan
?Hubungan masing-masing partisipan
?Level keintiman
?Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
?Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi
2.Persiapan Aministrasi
a. membuat Surat Undangan rapat.
Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.
b. menyusun acara /agenda rapat.
Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok-pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.
c. menyusun daftar Hadir
Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi.
d. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :
?Hasil rapat yang lalu
?Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
?Peraturan-peraturan yang diperlukan
?Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
?Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya
e. Persiapan peralatan rapat
Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :
?Papan dan alat tulis
?Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
?OHP, slide lengkap dengan layarnya atau bahan-bahan rapat yang bisa dipresentasikan melalui bantuan komputer dengan program Microsoft PowerPoint.
?Sound system, tape recorder
?Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
?Block note, ballpoint
?Tustel handycam untuk mengabadikan rapat
f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
Isi catatan rapat (notula) terdiri atas :
?Judul dan jenis rapat
?Tanggal, waktu dan tempat rapat diselenggarakan
?Pemimpin rapat
?Jumlah peserta yang hadir dan tidak hadir (dibuatkan daftar hadir tersendiri)
?Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)
?Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)
?Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan
?Pembuat notula (sekretaris)
?Pengesahan notula oleh ketua rapat
g. Pengiriman hasil rapat
Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil rapat dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir.
h. Tindak Lanjut rapat
Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan Surat keputusan apabila dari hasil rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk mengadakan pertemuan berikutnya.
Praktik
PT Mahakam Trade bermaksud hendak mengadakan pertemuan/rapat berupa program training penjualan dengan metode baru, pertemuan ini dilaksanakan sehari yang diikuti oleh 20 karyawan. Agenda rapat sebagaimana tercantum di atas. Tugas anda sebagai sekretaris adalah :
1.Buat gambar layout (Tata Ruang ) rapat dengan ketentuan :
?Peserta 20 orang
?Ukuran Meja 70 x 120 cm
?Ukuran kursi 50 x 50 cm
?Bentuk tata ruang letter O
?Dilengkapi dengan komputer, OHP untuk media rapat
2.Buat surat undangan rapat, tanggal hari ini
3.Siapkan layout notula rapat yang akan digunakan
4.Ungkapkan ucapan yang tepat dalam membawakan acara pembukaan rapat
Kas Kecil di Mata Sekretari
A. Dana Kas Kecil
Agar dapat diawasi dengan baik, semua penerimaan uang dalam sebuah perusahaan langsung disetorkan ke bank dan semua pengeluaran uang dilakukan dengan check. Dalam praktik tidak semua pengeluaran uang dapat dilakukan dengan check. Pengeluaran dalam jumlah kecil sperti ongkos taksi, membeli gula, kopi atau nasi bungkus, biasanya tidak dapat dilakukan dengan check karena tidak praktis.
Untuk mengatasi hal demikian maka perusahaan menyisihkan sejumlah uang tertentu yang disebut dana kas kecil yang dipegang oleh seseorang yang ditunjuk sebagai kasir. Jenis dan jumah pengeluaran uang tertentu yang telah ditetapkan dapat dilakukan melalui dan kas kecil. Jika dana kas kecil telah menyusut jumlah minimum tertentu, kasir/sekretaris pemegang kas mengajukan permintaan penggantian. Walaupun belum sampai pada batas minimum, tiap akhir bulan kasir/sekretaris pemegang kas kecil harus membuat pertanggungjawaban pengeluaran uang dari dana kas kecil yang dikelolanya. Perlu diingat bahwa penerimaan uang dari manapun sumbernya tidak boleh diterimakan melalui kas kecil, sumber satu-satunya kas kecil adalah dari bank.
B. Pengertian Kas dan Kas Kecil
Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada Bank yang dapat segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nominalnya.
Yang termasuk kas :
?Uang kertas dan logam
?Check dan bilyet giro
?Simpanan di bank dalam bentuk giro
?Traveler’s cheque : check yang dikeluarkan untuk perjalanan
?Money Order : surat perintah membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan keperluan pengguna
?Cashier’s order : check yang dibuat oleh bank, untuk suatu saat dicairkan di bank itu juga
?Bank draft : check atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai rekening di bank lain, yang dikeluarkan atas permintaan seseorang atau nasabah, melalui penyetoran lebih dulu di bank pembuat.
Yang tidak termasuk kas :
?Past dated check (cek mundur)
?Certificate of deposito (deposito berjangka)
?Notes (wesel/promes)
?Marketable securities (surat-surat berharga)
?Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dalam bentuk dana, misalnya untuk pembayaran deviden, pelunasan pinjaman obligasi.
Dari uraian di atas, maka kas mempunyai kriteria sebagai berikut :
?Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang syah
?Dapat dipergunakan setiap saat diperlukan
?Penggunaannya bersifat bebas
?Dikirim sesuai dengan nilai nominalnya
Kas Kecil (Petty cash) adalah kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran atas pengeluran-pengeluaran kecil/rutin perusahaan/instansi dan meliputi jumlah yang relatif kecil.
Kas kecil biasanya digunakan untuk membiayai hal-hal yang sifatnya rutin dan relatif kecil, misalnya dibawah Rp 5.000.000,- sedangkan kas besar biasanya digunakan untuk melakukan semua penerimaan kas dan pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar, misalnya hutang dagang, biaya gaji, pembelian barang/alat berat dan lain-lain.
C. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Kas Kecil
Salah satu tugas sekretaris adalah mengelola kas kecil. Kas kecil bagi sekretaris digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil seperti dana konsumsi, parkir, prangko, pembersih lantai, pembersih kaca, transpor mengantar surat, atau uang makan sopir dalam perjalanan. Untuk mengelola Kas kecil maka yang perlu dilakukan oleh sekretaris adalah :
1.Sekretaris harus dapat mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan keuangan atas segala pengeluaran kas kecil sebagai bahan pertanggungjawaban keuangan untuk dibukukan oleh bagian keuangan perusahaan.
2.Uang sebaiknya disimpan dengan aman. Ditaruh di peti uang, setiap tutup kantor peti uang disimpan di lemari besi atau di laci meja dengan dikunci secara aman.
3.Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap) yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum. Bagi sekretaris yang penting hanya bukti-bukti pengeluaran, setelah akhir bulan semuanya terkumpul, dibuatkan laporan petty cash dan barulah bagian keuangan dapat membukukannya dalam kas perusahaan.
Setiap hari bukti pengeluaran dicatat dan diberi nomor urut, jangan menunda pekerjaan pencatatan agar terhindar dari kekeliruan perhitungan. Bukti-bukti pengeluaran seperti kwitansi, atau bon kontan dihimpun dan disimpan sebaik-baiknya.
4.Melakukan pencatatan pengeluran kas kecil pada buku kas kecil. Bisa berdasarkan :
?Sistem Dana Tetap (imprest fund system) yaitu sistem yang menentukan besarnya rekening jumlah kas kecil selalu tetap. Sistem ini umum digunakan di perusahaan. Dalam sistem ini jumlah uang yang dikelola oleh pemegang kas kecil tetap dari waktu ke waktu.
?Sistem Dana Tidak Tetap (fluctuation fund system) yaitu sistem yang tidak menetapkan besarnya kas kecil tetap melainkan berubah-ubah (fluktuasi) sesuai dengan transaksi yang menyangkut kas kecil.
Adapun bentuk buku kas kecil dapat disusun bentuk T (dibagian kiri debet/pemasukan dan dibagian kanan kredit/pengeluaran).
5.Mempertanggungjawabkan dana kas kecil yang disertai dengan rekapitulasi pengeluaran uang yang dibebankan ke perkiraan yang sama. Misalnya, pengeluran uang transport dibebankan keperkiraan 515 (transport) terdiri dari :
Pertanyaan dan praktik:
1.Jelaskan apa yang dimaksud dengan dana kas kecil ?
2.Apa yang dimaksud dengan sistem dana tetap (imprest system) ?
3.Jelaskan bagaimana dana kas kecil dipertanggungjawabakan !
4.Pengeluaran-pengeluran melalui dana kas kecil yag dipertanggung jawabkan adalah sebagai berikut :
Transport Rp 60.000,00
Perlengkapan kantor Rp 250.000,00
Pengiriman Barang Rp 550.000,00
Kas bon belum dipertanggung Rp 750.000,00
jawabkan
Dana kas kecil ditetapkan Rp 5.000.000,00 Nilai check yang ditulis untuk menggantikan pengeluaran-pengeluaran tersebut adalah Rp ………
5.Pertanggung jawaban kas kecil harus dilakukan …………
6.Pada tanggal 2 September sebuah perusahaan membentuk sebuah dana kas kecil menurut sistem dana tetap sebesar Rp 3.000.000,00. Selama periode tersebut terjadi pengeluaran sebagai berikut :
September 4 . Toko Tjandra, alat-alat tulis Rp 250.000,00
4. Kafetaria SMK 1, makanan dan minuman Rp 450.000,00
4. Bani, transport Rp 15.000,00
5. Koperasi SMK 1, keperluan kantor Rp 150.000,00
5. Bani, transport Rp 20.000,00
6. Bani, transport Rp 25.000,00
6. Warung Kita, kertas HVS 5 rim Rp 125.000,00
6. Sun Kafetaria, snak dan minuman Rp 250.000,00
7. Restoran Sen Rp 300.000,00
7. Toko Subur Makmur Rp 100.000,00
9. Restoran Sen Rp 350.000,00
9. Toko Sukur, kain pel dll. Rp 50.000,00
7.Praktik. Mengelola Kas Kecil (45 menit)
PT Mahakam Trade menyelenggarakan Kas Kecil dengan dana tetap Rp 4.000.000, per bulan. Buatlah buku kas kecil dengan nomor bukti diatas kertas folio bergaris. Adapun transaksi periode Oktober 2003 sebagai berikut :
1.Oktober 1, Saldo bulan September 2002 sebesar Rp 915.000,00
2.Oktober 1, Pengisian Kas Kecil bulan Oktober, sebesar Rp 2.085.000,00 No. Cek : 75664
3.Oktober 2, Dibayar biaya konsumsi rapat dengan seluruh karyawan Rp 500.000,00
4.Oktober 3, Dibayar keperluan supplies kantor :
4 rim kertas HVS Kuarto @ Rp 30.000,00
2 lusin Ballpen @ Rp 25.000,00
5.Oktober 4, Dibayar 5 buku Manajemen dan Bisnis Rp 175.000,00
6.Oktober 10, Dibayar Materai dan prangko Rp 50.000,00
7.Oktober 21, Dibayar konsumsi rapat kepala bagian Rp 200.000,00
8.Oktober 22, Dibayar biaya transportasi pimpinan ke Balikpapan dalam rangka Seminar di Hotel Benakutai, Rp 750.000,00
9.Oktober 22, Dibayar :
3 kg gula pasir @ Rp 4000,00
Copy Nescafe Rp 35.000,00
5 Tissue @ Rp 12.000,00
Teh Hijau Rp 5.000,00
10.Oktober 23, Penyerahan kembali sisa uang yang telah diterimanya pada tanggal 22 Oktober 2002, Rp 555.000,00
11.Oktober 24, Dibayar sumbangan untuk pengobatan karyawan yang sakit Rp 300.000,00
12.Oktober 26, Transportasi dan ongkos main golf pimpinan Rp 500.000,00
13.Oktober 27, Trasportasi Saudara Bani Rp 50.000,00
14.Oktober 27, Koperasi SMK 1, keperluan kantor Rp 45.000,00
15. Toko Makmur, dibayar keperluan alat-alat tulis Rp 100.550,00
Agar dapat diawasi dengan baik, semua penerimaan uang dalam sebuah perusahaan langsung disetorkan ke bank dan semua pengeluaran uang dilakukan dengan check. Dalam praktik tidak semua pengeluaran uang dapat dilakukan dengan check. Pengeluaran dalam jumlah kecil sperti ongkos taksi, membeli gula, kopi atau nasi bungkus, biasanya tidak dapat dilakukan dengan check karena tidak praktis.
Untuk mengatasi hal demikian maka perusahaan menyisihkan sejumlah uang tertentu yang disebut dana kas kecil yang dipegang oleh seseorang yang ditunjuk sebagai kasir. Jenis dan jumah pengeluaran uang tertentu yang telah ditetapkan dapat dilakukan melalui dan kas kecil. Jika dana kas kecil telah menyusut jumlah minimum tertentu, kasir/sekretaris pemegang kas mengajukan permintaan penggantian. Walaupun belum sampai pada batas minimum, tiap akhir bulan kasir/sekretaris pemegang kas kecil harus membuat pertanggungjawaban pengeluaran uang dari dana kas kecil yang dikelolanya. Perlu diingat bahwa penerimaan uang dari manapun sumbernya tidak boleh diterimakan melalui kas kecil, sumber satu-satunya kas kecil adalah dari bank.
B. Pengertian Kas dan Kas Kecil
Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada Bank yang dapat segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nominalnya.
Yang termasuk kas :
?Uang kertas dan logam
?Check dan bilyet giro
?Simpanan di bank dalam bentuk giro
?Traveler’s cheque : check yang dikeluarkan untuk perjalanan
?Money Order : surat perintah membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan keperluan pengguna
?Cashier’s order : check yang dibuat oleh bank, untuk suatu saat dicairkan di bank itu juga
?Bank draft : check atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai rekening di bank lain, yang dikeluarkan atas permintaan seseorang atau nasabah, melalui penyetoran lebih dulu di bank pembuat.
Yang tidak termasuk kas :
?Past dated check (cek mundur)
?Certificate of deposito (deposito berjangka)
?Notes (wesel/promes)
?Marketable securities (surat-surat berharga)
?Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dalam bentuk dana, misalnya untuk pembayaran deviden, pelunasan pinjaman obligasi.
Dari uraian di atas, maka kas mempunyai kriteria sebagai berikut :
?Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang syah
?Dapat dipergunakan setiap saat diperlukan
?Penggunaannya bersifat bebas
?Dikirim sesuai dengan nilai nominalnya
Kas Kecil (Petty cash) adalah kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran atas pengeluran-pengeluaran kecil/rutin perusahaan/instansi dan meliputi jumlah yang relatif kecil.
Kas kecil biasanya digunakan untuk membiayai hal-hal yang sifatnya rutin dan relatif kecil, misalnya dibawah Rp 5.000.000,- sedangkan kas besar biasanya digunakan untuk melakukan semua penerimaan kas dan pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar, misalnya hutang dagang, biaya gaji, pembelian barang/alat berat dan lain-lain.
C. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Kas Kecil
Salah satu tugas sekretaris adalah mengelola kas kecil. Kas kecil bagi sekretaris digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil seperti dana konsumsi, parkir, prangko, pembersih lantai, pembersih kaca, transpor mengantar surat, atau uang makan sopir dalam perjalanan. Untuk mengelola Kas kecil maka yang perlu dilakukan oleh sekretaris adalah :
1.Sekretaris harus dapat mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan keuangan atas segala pengeluaran kas kecil sebagai bahan pertanggungjawaban keuangan untuk dibukukan oleh bagian keuangan perusahaan.
2.Uang sebaiknya disimpan dengan aman. Ditaruh di peti uang, setiap tutup kantor peti uang disimpan di lemari besi atau di laci meja dengan dikunci secara aman.
3.Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap) yang dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum. Bagi sekretaris yang penting hanya bukti-bukti pengeluaran, setelah akhir bulan semuanya terkumpul, dibuatkan laporan petty cash dan barulah bagian keuangan dapat membukukannya dalam kas perusahaan.
Setiap hari bukti pengeluaran dicatat dan diberi nomor urut, jangan menunda pekerjaan pencatatan agar terhindar dari kekeliruan perhitungan. Bukti-bukti pengeluaran seperti kwitansi, atau bon kontan dihimpun dan disimpan sebaik-baiknya.
4.Melakukan pencatatan pengeluran kas kecil pada buku kas kecil. Bisa berdasarkan :
?Sistem Dana Tetap (imprest fund system) yaitu sistem yang menentukan besarnya rekening jumlah kas kecil selalu tetap. Sistem ini umum digunakan di perusahaan. Dalam sistem ini jumlah uang yang dikelola oleh pemegang kas kecil tetap dari waktu ke waktu.
?Sistem Dana Tidak Tetap (fluctuation fund system) yaitu sistem yang tidak menetapkan besarnya kas kecil tetap melainkan berubah-ubah (fluktuasi) sesuai dengan transaksi yang menyangkut kas kecil.
Adapun bentuk buku kas kecil dapat disusun bentuk T (dibagian kiri debet/pemasukan dan dibagian kanan kredit/pengeluaran).
5.Mempertanggungjawabkan dana kas kecil yang disertai dengan rekapitulasi pengeluaran uang yang dibebankan ke perkiraan yang sama. Misalnya, pengeluran uang transport dibebankan keperkiraan 515 (transport) terdiri dari :
Pertanyaan dan praktik:
1.Jelaskan apa yang dimaksud dengan dana kas kecil ?
2.Apa yang dimaksud dengan sistem dana tetap (imprest system) ?
3.Jelaskan bagaimana dana kas kecil dipertanggungjawabakan !
4.Pengeluaran-pengeluran melalui dana kas kecil yag dipertanggung jawabkan adalah sebagai berikut :
Transport Rp 60.000,00
Perlengkapan kantor Rp 250.000,00
Pengiriman Barang Rp 550.000,00
Kas bon belum dipertanggung Rp 750.000,00
jawabkan
Dana kas kecil ditetapkan Rp 5.000.000,00 Nilai check yang ditulis untuk menggantikan pengeluaran-pengeluaran tersebut adalah Rp ………
5.Pertanggung jawaban kas kecil harus dilakukan …………
6.Pada tanggal 2 September sebuah perusahaan membentuk sebuah dana kas kecil menurut sistem dana tetap sebesar Rp 3.000.000,00. Selama periode tersebut terjadi pengeluaran sebagai berikut :
September 4 . Toko Tjandra, alat-alat tulis Rp 250.000,00
4. Kafetaria SMK 1, makanan dan minuman Rp 450.000,00
4. Bani, transport Rp 15.000,00
5. Koperasi SMK 1, keperluan kantor Rp 150.000,00
5. Bani, transport Rp 20.000,00
6. Bani, transport Rp 25.000,00
6. Warung Kita, kertas HVS 5 rim Rp 125.000,00
6. Sun Kafetaria, snak dan minuman Rp 250.000,00
7. Restoran Sen Rp 300.000,00
7. Toko Subur Makmur Rp 100.000,00
9. Restoran Sen Rp 350.000,00
9. Toko Sukur, kain pel dll. Rp 50.000,00
7.Praktik. Mengelola Kas Kecil (45 menit)
PT Mahakam Trade menyelenggarakan Kas Kecil dengan dana tetap Rp 4.000.000, per bulan. Buatlah buku kas kecil dengan nomor bukti diatas kertas folio bergaris. Adapun transaksi periode Oktober 2003 sebagai berikut :
1.Oktober 1, Saldo bulan September 2002 sebesar Rp 915.000,00
2.Oktober 1, Pengisian Kas Kecil bulan Oktober, sebesar Rp 2.085.000,00 No. Cek : 75664
3.Oktober 2, Dibayar biaya konsumsi rapat dengan seluruh karyawan Rp 500.000,00
4.Oktober 3, Dibayar keperluan supplies kantor :
4 rim kertas HVS Kuarto @ Rp 30.000,00
2 lusin Ballpen @ Rp 25.000,00
5.Oktober 4, Dibayar 5 buku Manajemen dan Bisnis Rp 175.000,00
6.Oktober 10, Dibayar Materai dan prangko Rp 50.000,00
7.Oktober 21, Dibayar konsumsi rapat kepala bagian Rp 200.000,00
8.Oktober 22, Dibayar biaya transportasi pimpinan ke Balikpapan dalam rangka Seminar di Hotel Benakutai, Rp 750.000,00
9.Oktober 22, Dibayar :
3 kg gula pasir @ Rp 4000,00
Copy Nescafe Rp 35.000,00
5 Tissue @ Rp 12.000,00
Teh Hijau Rp 5.000,00
10.Oktober 23, Penyerahan kembali sisa uang yang telah diterimanya pada tanggal 22 Oktober 2002, Rp 555.000,00
11.Oktober 24, Dibayar sumbangan untuk pengobatan karyawan yang sakit Rp 300.000,00
12.Oktober 26, Transportasi dan ongkos main golf pimpinan Rp 500.000,00
13.Oktober 27, Trasportasi Saudara Bani Rp 50.000,00
14.Oktober 27, Koperasi SMK 1, keperluan kantor Rp 45.000,00
15. Toko Makmur, dibayar keperluan alat-alat tulis Rp 100.550,00
KAMIS, OKTOBER 23, 2008
Tentang Sekretari
by : guruvalah.4t.com
A. Pengertian Sekretaris
Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.
1. M. Braum dan Ramon dari Potugal, mendefinisikan Sekretaris :
“Secretary is an assitant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief “
(Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu)
2. H.W. Fowler dan F.G. Flower
secretary : a. person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and other confendital matters.
b. official appointed by society or company or corporation and deal in the first intance with business.
c. Minister in Charge of Government Office Secretary of State United of America and Vatican.
(a.orang yag bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya
b.pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atu perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya
c.menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan)
3. Louis C. Nanasay and William Selden
secretary : An officie employee who has a more resonpsible position than stenographer and who duties usually include taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining or filing records, letter etc. A Secretary acts as an administrative assistant or junior executive. (Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsipkan warakat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.
Pertanyaan :
1.Dari beberapa pengertian di atas coba Kamu rinci apa saja tugas seorang sekretaris!
2.Dari beberapa definisi pengertian sekretaris tersebut coba kami simpulkan, sehingga menjadi pengertian sekretaris menurut pendapat Kamu !
3. Baca kembali pengertian sekretaris diatas, dan pahami kalimat bahasa Inggrisnya. Coba sekarang utarakan didepan tutormu tentang pengertian sekretaris dalam bahasa inggris.
B.Jenis Sekretaris
Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1.Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary).
Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.
2.Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor.
Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.
Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :
1.Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja.
Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.
2.Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.
C. Tugas Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :
1.Tugas–tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.
2.Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado/cinderamata, mengurus perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.
3.Tugas-tugas istimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain:
Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya
Bersama-sama atau mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan
Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemua bisnis
Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4.Tugas Resepsionis, yaitu tugas sebagai penerima tamu , antara lain :
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon
Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
Mencatat janji-janji untuk pimpinan
Menyusun kerja sehari-hari pimpinan
5.Tugas Keuangan, yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain :
Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.
6.Tugas Sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain :
Mengurus rumah tangga kantor pimpinan
Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan
Menyumbang untuk amal, bakti sosial
7.Tugas Insidental, yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain :
Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan
Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan
Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan
Membantu penerbitan intern organisasi
8.Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting, yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu :
Waktu dan tempat harus dipastikan
Makan dan minum disediakan
Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis
Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain
Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan
Pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan Kamis.
Pertanyaan :
4. Istilah sekretaris kelas tinggi atau sekretaris eksekutif disebut pula asisten administrasi. Berilah alasan mengapa demikian ?
5. Apa perbedaan executive secretary dengan private secretary ?
6. Kamu lulusan D3 Sekretari, jika bekerja menjadi Sekretaris. Dari segi pengalaman kerja,berarti Kamu termasuk Sekretaris ……
7. Tugas sekretaris dalam presentasi, termasuk tugas ……
8. Tugas sekretaris dalam menangani kegiatan Humas dan Keprotokolan , termasuk tugas ….
C. Rincian Tugas Sekretaris
Pada dasarnya tugas seorang sekretaris adalah :
1.menyelenggarakan surat-menyurat (korespondensi) yaitu :
memproses surat masuk dan keluar,
mengonsep surat,
mengetik surat,
mengklasifikasi surat, menggandakan warkat
mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
mengetik sheet untuk stensil, memfotocopy dan merekam
mengatur pengantar surat dan melayani pinjaman surat, arsip atau dokumen
2.menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu diperlukan.
3.menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya :
menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi
mencatat pesan-pesan tamu yang perlu disampaikan
menyelenggarakan kliping surat kabar, majalah dan buletin
4.menyelenggarakan hubungan melalui telepon
5.mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan
6.mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat
7.mengatur jadwal/kegiatan pimpinan
8.mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya
9.mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi
10.menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat atau relasinya
11.menyusun dan menyampaikan ucapan selamat, ucapan terima kasih, ucapan berduka cita atau bentuk-bentuk lainnya kepada pejabat atau relasinya
12.menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penataran bagi para karyawan bila dipandang perlu demi kelancaran tugas.
13.mengatur kas kecil, dan mengatur keluar-masuk rekening bank
14.membuat laporan, menyusun data dan statistik
15.menyusun pidato-pidato yang didiktekan oleh pimpinan
16.mengikuti seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang kaitannya dengan perkembangan karier dan organisasi
17.mengatur hadiah-hadiah, pengiriman bunga, mencatat nama-nama dan alamat relasi/rekanan, serta keluarga pimpinan.
18.mempergunakan berbagai mesin kantor seperti facsimile, komputer, scanner, mesin foto copy dsb.
19.menyampaikan informasi kepada orang lain melalui presentasi
20.Berlaku sebagi Office Manager untuk pimpinan
Pertanyaan :
9. Coba Kamu tambahkan 2 (dua) lagi tugas-tugas Sekretaris !
10. Ada istilah lain dari sekretaris seperti : penulis, panitera, carik, notulis.Coba kamu cari arti dan penggunaan kata tersebut !
D.Persyaratan Menjadi Sekretaris
Untuk dapat menjadi sekretaris perlu diperhatikan syarat-syarat :
1.Syarat Pendidikan dan Pengetahuan
Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan Sekretaris
Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.
2.Syarat Ketrampilan
Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa Inggris baik tulisan maupun pembicaraan
Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik surat
Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Acces.
Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima E-mail dsb.
3.Syarat Kepribadian
Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu :
bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap “psychologis’ terhadap orang.
Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya.
Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan.
Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy), pertimbangan/perhitungan sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa (initiative)
E. Penampilan Sekretaris
Penampilan utama seorang Sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etis seorang sekretaris. Selain itu penampilan sekretaris untuk dapat melaksankan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatiakn hal-hal berikut ini :
1.Kondisi Fisik.
Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan, antara lain :
Makan makanan yang cukup gizinya
Olah raga yang cukup
Istirahat yang cukup
Untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat-saat tertetntu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.
2.Perawatan Badan.
Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :
a.Perawatan rambut
Rambut harus dijaga kebersihan dan kerapiannya. Minimal 1 bulan sekali rambut dipotong, seminggu 2 kali rambut di cuci dan 1 bulan sekali di creambath. Rambut yang sehat akan tampak bersih berkilat, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu.
b.Perawatan Wajah/Muka
Untuk perawatan wajah disarankan agar menggunakan bahan kosmetik yang cocok dengan kondisi jasmani kita. Disamping itu agar kulit wajah/muka selalu kelihatan segar dan cerah usahakan sebelum tidur atau ketika hendak menggunakan make up biasakan dibersihkan dengan menggunakan milk cleanser, kemudian diberi penyegar (tonic) kalau perlu setiap malam olesi wajah dengan night cream untuk mencegah keriput. Perawatan ekstra lainnya dengan cara melakukan peeling dan masker atau luluran.
c.Perawatan tangan dan kaki
Kebersihan tangan, kaki dan kuku hendaknya mendapat perhatian. Ber sihkan secara berkala lebih kurang 1 minggu sekali, kalau perlu kita melakukan manicure dan predicure ke salon.
Untuk perawatan tangan dan kaki gunakan selalu hand and body lotion, cream atau minyak tertentu. Bagi yang senang memakai cat kuku, pilih warna yang sopan, tenang dan menarik.
Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhana an, tetap dipandang indah dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi cantik menawan.
3.Pakaian (Busana).
Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:
a.Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b.Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c.Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, maka seorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dan cuaca.
d.Bahan,warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan nylon.
Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :
1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)
2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas,jingga).
3). Warna gelap (hitam, biru tua, merah hati dan sebagainya).
Motif kain, misalnya, batik, sarung, tenun ikat, bunga-bunga, kotak/garis dan sebagainya.
e. Kosmetika
Gunakan alat make up seperlunya, jangan berlebihan, dan yang paling penting kosmetik tersebut cocok dengan keadaan kulit kita.
f. Kelengkapan Busana (asseesoris).
yang termasuk kelengkapan busana, misalnya, perhiasan (giwang, kalung, cincin, gelang, bros, dan lain-lain) tas, sepatu, dasi/scarf, tutup kelapa, kaos kaki/scarf, sarung tangan dan sebagainya.
4. Cara berbicara
Berbicara berarti mengutarakan buah pikiran. Oleh sebab itu pilihlah kata-kata yang tepat dan sopan. Seorang sekretaris hendaknya selalu ikut aktif dalam pembicaraan, jangan pasif dan merasa malu. Untuk menghilangkan rasa malu berbicara di depan banyak orang/umum berlatihlah dengan cara membaca buku dengan suara, banyak membaca majalah, surat kabar untuk menambah pengetahuan umum serta memahami persoalan aktual yang sering menjadi bahan pembicaraan. Berpikirlah positif, kenapa saya harus malu, ini kan pekerjaan/tugas saya yang harus saya kerjakan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara :
Jangan ceroboh
Jangan menyinggung perasaan orang lain
Jangan memperbincangkan masalah pribadi
Jangan gemar memuji diri sendiri
Hindari gossip
Jangan memotong pembicaraan
Jangan membesarkan persoalan sepele
5. Cara Mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain di dengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran), kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan. Kadang-kadang sekretaris harus tampil menjadi pendengar yang baik.
6. Cara Duduk
Seorang sekretaris yang sedang melakukan pekerjaannya, harus memperhatikan cara duduk yang baik, yaitu :
Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah dan bosan
Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan
Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan
Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki
Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar
7. Cara berjalan
Ketika seorang sekretaris sedang berjalan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
Jangan menyeret-nyeret sepatu
Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat-buat dan tidak menunduk atau menengadah
Keluar masuk ruangan wanita menduhului pria
Menggunakan tangga escalator waktu naik pria terlebih dulu baru wanita, sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria
Tunjukkan ekspresi tanda rasa percaya diri
8. Cara Makan dan Minum
Cara makan, perhatikan tata tertibnya, yaitu :
Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi
Pilih dan ambil makanan sesuai keperluan
Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat,
Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang
Cara minum yang baik :
Teguk air sedikit, jangan terburu-buru
Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup
Usahakan jangan sampai tumpah
Jangan mengangkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking
Tawari minum kawan/orang lain yang berada di dekat kita
Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.
E. Sikap Kamu Sebagai Sekretaris
Sebagai seorang sekretaris dituntut untuk menjadi profesional. “Profesional” mengacu pada sikap, bukan uraian pekerjaan. Adapun orang yang profesional itu, ciri-cirinya :
Melakukan pekerjaan dengan sungguh-sungguh, dan menganggapnya penting bagi kariernya
Cukup peduli untuk menganilisis bagaimana cara agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih baik walaupun itu berarti mengadakan perubahan
Mengerti bagaimana pekerjaan berhubungan dengan organisasi secara keseluruhan
Mempunyai keyakinan dalam membagi ide, tujuan, semangat kepada orang lain.
Untuk itu sikap yang diperlukan untuk membuka pikiran dan semangat agar hasil kerja menjadi baik dan kehidupan lebih baik, serta menjadi pekerja yang profesional maka kembangkanlah sikap positif. Sikap yang positif membantu Kamu untuk :
Menganggap pekerjaan Kamu sebagai bagian dari susunan yang lebih besar dari perusahaan Kamu
Memperlihatkan kemampuan Kamu ketika berhubungan dengan karyawan-karyawan lainnya dengan para pelanggan dan klien-klien
Mengetahui bagaimana sikap Kamu mempengaruhi sikap dan penampilan orang lain.
A. Pengertian Sekretaris
Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.
1. M. Braum dan Ramon dari Potugal, mendefinisikan Sekretaris :
“Secretary is an assitant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief “
(Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu)
2. H.W. Fowler dan F.G. Flower
secretary : a. person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and other confendital matters.
b. official appointed by society or company or corporation and deal in the first intance with business.
c. Minister in Charge of Government Office Secretary of State United of America and Vatican.
(a.orang yag bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya
b.pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atu perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya
c.menteri yang mengepalai Kantor Pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan)
3. Louis C. Nanasay and William Selden
secretary : An officie employee who has a more resonpsible position than stenographer and who duties usually include taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining or filing records, letter etc. A Secretary acts as an administrative assistant or junior executive. (Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsipkan warakat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.
Pertanyaan :
1.Dari beberapa pengertian di atas coba Kamu rinci apa saja tugas seorang sekretaris!
2.Dari beberapa definisi pengertian sekretaris tersebut coba kami simpulkan, sehingga menjadi pengertian sekretaris menurut pendapat Kamu !
3. Baca kembali pengertian sekretaris diatas, dan pahami kalimat bahasa Inggrisnya. Coba sekarang utarakan didepan tutormu tentang pengertian sekretaris dalam bahasa inggris.
B.Jenis Sekretaris
Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1.Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan. Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary).
Sebagai Executive secretary harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas manajemen serta organisasi dengan baik. Paham mengenai sifat urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusuan struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.
2.Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan. Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor.
Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar jangan sampai kelebihan beban atau persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan yang lebih penting. Oleh karena itu ia harus berusaha mengenal sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebisaaan, kegemaran /hobby, kelebihan dan kekurangan dan melindungi pimpinan agar jangan sampai terjerumus, cara dan kemampuan kerjanya, keperluan dalam melaksanakan tugasnya sehingga pekerjaanya menjadi lebih baik.
Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :
1.Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja.
Sekretaris Junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang Sekretaris Senior.
2.Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.
C. Tugas Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :
1.Tugas–tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.
2.Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado/cinderamata, mengurus perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.
3.Tugas-tugas istimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain:
Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya
Bersama-sama atau mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan
Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan
Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemua bisnis
Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4.Tugas Resepsionis, yaitu tugas sebagai penerima tamu , antara lain :
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon
Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
Mencatat janji-janji untuk pimpinan
Menyusun kerja sehari-hari pimpinan
5.Tugas Keuangan, yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain :
Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan
Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.
6.Tugas Sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain :
Mengurus rumah tangga kantor pimpinan
Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan
Menyumbang untuk amal, bakti sosial
7.Tugas Insidental, yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu, antara lain :
Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan
Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan
Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan
Membantu penerbitan intern organisasi
8.Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting, yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu :
Waktu dan tempat harus dipastikan
Makan dan minum disediakan
Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis
Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain
Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan
Pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan Kamis.
Pertanyaan :
4. Istilah sekretaris kelas tinggi atau sekretaris eksekutif disebut pula asisten administrasi. Berilah alasan mengapa demikian ?
5. Apa perbedaan executive secretary dengan private secretary ?
6. Kamu lulusan D3 Sekretari, jika bekerja menjadi Sekretaris. Dari segi pengalaman kerja,berarti Kamu termasuk Sekretaris ……
7. Tugas sekretaris dalam presentasi, termasuk tugas ……
8. Tugas sekretaris dalam menangani kegiatan Humas dan Keprotokolan , termasuk tugas ….
C. Rincian Tugas Sekretaris
Pada dasarnya tugas seorang sekretaris adalah :
1.menyelenggarakan surat-menyurat (korespondensi) yaitu :
memproses surat masuk dan keluar,
mengonsep surat,
mengetik surat,
mengklasifikasi surat, menggandakan warkat
mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
mengetik sheet untuk stensil, memfotocopy dan merekam
mengatur pengantar surat dan melayani pinjaman surat, arsip atau dokumen
2.menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu diperlukan.
3.menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya :
menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi
mencatat pesan-pesan tamu yang perlu disampaikan
menyelenggarakan kliping surat kabar, majalah dan buletin
4.menyelenggarakan hubungan melalui telepon
5.mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan
6.mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat
7.mengatur jadwal/kegiatan pimpinan
8.mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya
9.mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi
10.menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat atau relasinya
11.menyusun dan menyampaikan ucapan selamat, ucapan terima kasih, ucapan berduka cita atau bentuk-bentuk lainnya kepada pejabat atau relasinya
12.menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penataran bagi para karyawan bila dipandang perlu demi kelancaran tugas.
13.mengatur kas kecil, dan mengatur keluar-masuk rekening bank
14.membuat laporan, menyusun data dan statistik
15.menyusun pidato-pidato yang didiktekan oleh pimpinan
16.mengikuti seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang kaitannya dengan perkembangan karier dan organisasi
17.mengatur hadiah-hadiah, pengiriman bunga, mencatat nama-nama dan alamat relasi/rekanan, serta keluarga pimpinan.
18.mempergunakan berbagai mesin kantor seperti facsimile, komputer, scanner, mesin foto copy dsb.
19.menyampaikan informasi kepada orang lain melalui presentasi
20.Berlaku sebagi Office Manager untuk pimpinan
Pertanyaan :
9. Coba Kamu tambahkan 2 (dua) lagi tugas-tugas Sekretaris !
10. Ada istilah lain dari sekretaris seperti : penulis, panitera, carik, notulis.Coba kamu cari arti dan penggunaan kata tersebut !
D.Persyaratan Menjadi Sekretaris
Untuk dapat menjadi sekretaris perlu diperhatikan syarat-syarat :
1.Syarat Pendidikan dan Pengetahuan
Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan Sekretaris
Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.
2.Syarat Ketrampilan
Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa Inggris baik tulisan maupun pembicaraan
Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik surat
Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Acces.
Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima E-mail dsb.
3.Syarat Kepribadian
Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu :
bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap “psychologis’ terhadap orang.
Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya.
Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan.
Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy), pertimbangan/perhitungan sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa (initiative)
E. Penampilan Sekretaris
Penampilan utama seorang Sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etis seorang sekretaris. Selain itu penampilan sekretaris untuk dapat melaksankan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatiakn hal-hal berikut ini :
1.Kondisi Fisik.
Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan, antara lain :
Makan makanan yang cukup gizinya
Olah raga yang cukup
Istirahat yang cukup
Untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat-saat tertetntu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.
2.Perawatan Badan.
Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :
a.Perawatan rambut
Rambut harus dijaga kebersihan dan kerapiannya. Minimal 1 bulan sekali rambut dipotong, seminggu 2 kali rambut di cuci dan 1 bulan sekali di creambath. Rambut yang sehat akan tampak bersih berkilat, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu.
b.Perawatan Wajah/Muka
Untuk perawatan wajah disarankan agar menggunakan bahan kosmetik yang cocok dengan kondisi jasmani kita. Disamping itu agar kulit wajah/muka selalu kelihatan segar dan cerah usahakan sebelum tidur atau ketika hendak menggunakan make up biasakan dibersihkan dengan menggunakan milk cleanser, kemudian diberi penyegar (tonic) kalau perlu setiap malam olesi wajah dengan night cream untuk mencegah keriput. Perawatan ekstra lainnya dengan cara melakukan peeling dan masker atau luluran.
c.Perawatan tangan dan kaki
Kebersihan tangan, kaki dan kuku hendaknya mendapat perhatian. Ber sihkan secara berkala lebih kurang 1 minggu sekali, kalau perlu kita melakukan manicure dan predicure ke salon.
Untuk perawatan tangan dan kaki gunakan selalu hand and body lotion, cream atau minyak tertentu. Bagi yang senang memakai cat kuku, pilih warna yang sopan, tenang dan menarik.
Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhana an, tetap dipandang indah dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi cantik menawan.
3.Pakaian (Busana).
Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:
a.Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b.Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c.Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, maka seorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dan cuaca.
d.Bahan,warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan nylon.
Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :
1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)
2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas,jingga).
3). Warna gelap (hitam, biru tua, merah hati dan sebagainya).
Motif kain, misalnya, batik, sarung, tenun ikat, bunga-bunga, kotak/garis dan sebagainya.
e. Kosmetika
Gunakan alat make up seperlunya, jangan berlebihan, dan yang paling penting kosmetik tersebut cocok dengan keadaan kulit kita.
f. Kelengkapan Busana (asseesoris).
yang termasuk kelengkapan busana, misalnya, perhiasan (giwang, kalung, cincin, gelang, bros, dan lain-lain) tas, sepatu, dasi/scarf, tutup kelapa, kaos kaki/scarf, sarung tangan dan sebagainya.
4. Cara berbicara
Berbicara berarti mengutarakan buah pikiran. Oleh sebab itu pilihlah kata-kata yang tepat dan sopan. Seorang sekretaris hendaknya selalu ikut aktif dalam pembicaraan, jangan pasif dan merasa malu. Untuk menghilangkan rasa malu berbicara di depan banyak orang/umum berlatihlah dengan cara membaca buku dengan suara, banyak membaca majalah, surat kabar untuk menambah pengetahuan umum serta memahami persoalan aktual yang sering menjadi bahan pembicaraan. Berpikirlah positif, kenapa saya harus malu, ini kan pekerjaan/tugas saya yang harus saya kerjakan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara :
Jangan ceroboh
Jangan menyinggung perasaan orang lain
Jangan memperbincangkan masalah pribadi
Jangan gemar memuji diri sendiri
Hindari gossip
Jangan memotong pembicaraan
Jangan membesarkan persoalan sepele
5. Cara Mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain di dengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran), kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan. Kadang-kadang sekretaris harus tampil menjadi pendengar yang baik.
6. Cara Duduk
Seorang sekretaris yang sedang melakukan pekerjaannya, harus memperhatikan cara duduk yang baik, yaitu :
Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah dan bosan
Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan
Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan
Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki
Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar
7. Cara berjalan
Ketika seorang sekretaris sedang berjalan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
Jangan menyeret-nyeret sepatu
Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat-buat dan tidak menunduk atau menengadah
Keluar masuk ruangan wanita menduhului pria
Menggunakan tangga escalator waktu naik pria terlebih dulu baru wanita, sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria
Tunjukkan ekspresi tanda rasa percaya diri
8. Cara Makan dan Minum
Cara makan, perhatikan tata tertibnya, yaitu :
Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi
Pilih dan ambil makanan sesuai keperluan
Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat,
Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang
Cara minum yang baik :
Teguk air sedikit, jangan terburu-buru
Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup
Usahakan jangan sampai tumpah
Jangan mengangkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking
Tawari minum kawan/orang lain yang berada di dekat kita
Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.
E. Sikap Kamu Sebagai Sekretaris
Sebagai seorang sekretaris dituntut untuk menjadi profesional. “Profesional” mengacu pada sikap, bukan uraian pekerjaan. Adapun orang yang profesional itu, ciri-cirinya :
Melakukan pekerjaan dengan sungguh-sungguh, dan menganggapnya penting bagi kariernya
Cukup peduli untuk menganilisis bagaimana cara agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih baik walaupun itu berarti mengadakan perubahan
Mengerti bagaimana pekerjaan berhubungan dengan organisasi secara keseluruhan
Mempunyai keyakinan dalam membagi ide, tujuan, semangat kepada orang lain.
Untuk itu sikap yang diperlukan untuk membuka pikiran dan semangat agar hasil kerja menjadi baik dan kehidupan lebih baik, serta menjadi pekerja yang profesional maka kembangkanlah sikap positif. Sikap yang positif membantu Kamu untuk :
Menganggap pekerjaan Kamu sebagai bagian dari susunan yang lebih besar dari perusahaan Kamu
Memperlihatkan kemampuan Kamu ketika berhubungan dengan karyawan-karyawan lainnya dengan para pelanggan dan klien-klien
Mengetahui bagaimana sikap Kamu mempengaruhi sikap dan penampilan orang lain.
Sekretaris Bertelepon
Sumber : www.guruvalah.4t.com
Pendahuluan
Alat komunikasi jarak jauh telah mengalami revolusi dari jaman ke jaman. Mula-mula Kentongan, adalah salah satu alat komunikasi tradisional paling kuno yang masih digunakan di Indonesia. Menghasilkan bunyi-bunyian yang merupakan tanda serta dikirim secara beranting. Makna dari bunyi atau tanda yang dihasilkannya berbeda di setiap daerah. Hingga kini, kentongan masih digunakan masayarakat daerah di tanah air. Ini melambangkan kebutuhan manusia untuk saling berhubungan antar sesamanya.
Gong, seperti di sebagian besar negara Asia, di Indonesia suara gema yang menandakan dimulainya suatu upacara atau acara khusus, atau mengiringi penyambutan tokoh-tokoh penting. Gong masih sering digunakan pada upacara-upacara tradisional di Indonesia.
Tifa, adalah alat komunikasi tradisional dari Irian Jaya. Biasanya digunakan pada saat upacara ritual atau tradisional serta acara-acara lainnya.
Lokan, adalah alat musik tiup yang digunakan untuk mengirim pesan dan sinyal.
Telepon Lokal Baterai (LB) sistem dinding adalah cikal bakal sistem telepon modern di Indonesia. Sangat langka, mahal dan penggunannya terbatas pada kelompok masyarakat tertentu dan perorangan. Telepon LB dihubungkan ke papan catu telepon manual dan panggilan disambungkan oleh operator.
Telex, sebelum adanya mesin faksimili, mesin teleks adalah salah satu perangkat komunikasi terpenting yang digunakan untuk mengirim pesan panjang kemanapun di dunia. Saat ini mesin teleks masih digunakan di beberapa kantor modern. Surat kabar mendapatkan berita-berita hampir dari seluruh dunia melalui kehandalan mesin teleks.
Fax, penciptaan dan distribusi mesin faksimili pada penggunannya menciptakan revolusi tersendiri di dunia industri telekomunikasi. Berbeda dengan mesin pendahulunya, teleks yang hanya bisa mengirim dan menerima materi tulisan, mesin faksimili mempunyai kemampuan mengirim dan menerima materi grafis, foto dan tulisan. Selain mengurangi kebutuhan akan kurir, mesin faksimili juga melancarkan arus informasi antara pengirim dan penerima.
Telepon genggam (Hand Phone), kemunculan eksekutif muda di tahun 80-an ditandai dengan hadirnya suatu peralatan pelengkap kegemaran mereka telepon seluler atau telepon genggam. Tak seorang eksekutif muda pun yang tampak di
perkantoran di seluruh dunia tidak membawa telepon genggam. Meski demikian, telepon genggan bukanlah perhiasan belaka, namun merupakan kebutuhan. Orang menggunakannya untuk berkomunikasi dari mana saja trotoar, restoran yang ramai, kendaraan yang sedang melaju bahkan dari negara lain.
Sekretaris harus mempunyai kemampuan untuk menggunakan sarana komunikasi sebaik mungkin, agar dapat membantu organisasi/perusahaan untuk mendapatkan keuntungan.
Telepon (Telephone)
Menurut PT Telkom telepon adalah suatu sistem telekomunikasi yang diadakan untuk meneruskan berita dengan percakapan.
Telepon merupakan salah satu jenis jasa telekomunikasi di samping telegraph (faksimili, telegram, telex).
Hal-hal penting yang berhubungan dengan telepon adalah :
1.Penggunaan Buku Petunjuk Telepon. Sekretaris haris dapat memahami keterangan-keterangan yang termuat di dalamnya, seperti tarif dan biaya telepon , nomor-nomor penting yang perlu diketahui, nomor kode wilayah, halaman kuning (yellow pages) dan lain-lain.
2.Tata Cara Interlokal. Bagi kota-kota yang telah mendapat pelayanan SLJJ tata caranya sebagai berikut :
a.Putar nomor kode wilayah (area kode), dan
b.Putar nomor lokal yang dikehendaki
Sedangkan untuk kota-kota yang belum mendapat fasilitas SLJJ (melalui operator), tata caranya sebagai berikut :
c.Putar nomor 100
d.Setelah operator menjawab segera beritahukan nomor telepon kita
e.Nama kantor kita
f.Kota dan nomor telepon kantor/orang yang dipanggil
g.Nama kantor/orang yang dipanggil, dan
h.Jenis permintaan yang dikehendaki yaitu biasa atau segera
3.Tatacara SLI (Sambungan Langsung Internasional)
Hubungan telepon ke luar negeri tanpa melalui operator. Caranya misalnya dari Indonesia : 001 + Kode Negara + Kode Wilayah + Nomor Telepon Tujuan.
Untuk hubungan telepon Internasional melalui operator pertama putar nomor 101, langkah berikutnya sama dengan permintaan hubungan Internasional.
4.Transfer Charge Collect Call, yaitu biaya percakapan telepon yang dibayar oleh penerima telepon. Adapun caranya adalah sebagai berikut :
a.hubungi operator
b.beritahukan kita mau menghubungi siapa tetapi biaya ditanggung oleh penerima, dan
c.tunggu beberapa saat, operator akan menanyakan kepada orang yang dipanggil, untuk meminta persetujuan pembayaran biaya telepon
5.Hunting System, yaitu sistem memburu saluran kosong secara otomatis dengan cara ini satu nomor telepon bisa dipergunakan untuk beberapa saluran secara serentak.
Etiket Menelpon
Cara menelpon yang menyenangkan dan efisien sangat berpengaruh terhadap nilai sekretaris yang baik. Telepon merupakan sarana yang penting untuk berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu seorang sekretaris dalam menangani baik telepon masuk maupun telepon keluar hendaknya memperhatikan hal-hal berikut :
• Melatih suaranya agar enak di dengar
• Suara diatur agar tidak terlalu tinggi dan rendah
• Ucapan yang jelas
• Perlihatkan sikap dan kata-kata yang baik
Etiket Menelepon yang perlu diperhatikan oleh sekretaris, yaitu :
1.Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon
2.Berhati-hatilah jangan sampai nada kesal kentara dalam pembicaraan telepon Anda
3.Suara Anda mewakili suara pimpinan , sikap Anda mencerminkan pimpinan dan perusahaan Anda.
4.Jangan sekali-kali membicarakan informasi rahasia, kecuali kalau Anda yakin pengamanannya sempurna
5.Pembicaraan telepon jangan keras, nanti menggangu rekan kerja Anda. Tapi harus ringkas dan terbatas soal yang penting saja, dan jangan menggunakan telepon untuk bergunjing.
6.Siapa yang berhubungan dengan pimpinan harus menyebutkan namanya
7.Diwaktu menelpon jangan berbicara dengan orang ketiga
8.Batasi pembicaraan pribadi sedikit mungkin, urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangkan bagi siapa yang pun yang ikut mendengar.
9.Jangan membuang suku kata yang seharusnya diucapkan, misalnya “mengerjakan” menjadi “ngerjakan.
10.Menyampaikan pembicaraan harus lancar, dan nada suara jangan datar.
11.Pakailah nama pembicara : “Selamat pagi, Bapak Falah …”
12.Bertanya yang baik: “Boleh saya mengetahui siapa yang berbicara ?”, jangan :”ini siapa?”.
13.Jika pimpinan tidak ada anda tidak mampu mengatasi persoalan, jangan memberitahukan dimana pimpinan berada (mungkin pimpinan merasa terganggu)
14.Kita menjanjikan pimpinan akan menelpon kembali karena tidak bisa maka kita perlu menelepon pembicara dan menjelaskan persoalannya serta yakinkan anda akan melakukannya begitu kesempatan memungkinkan
15.Jangan berkata :”tunggu sebentar”, atau “tunggu” sebaiknya tanyakan kepadanya apakah ia mau menunggu sementara, tawarkan untuk menelpon kembali.
16.Menutup pembicaraan, beri kesan ke pembicara bahwa anda senang bicara dengan dia. “Selamat pagi Pak Falah, terima kasih” atau “Senang berbicara dengan Bapak, terima kasih”. Tunggu pembicara mengucapkan “sampai bertemu lagi” lalu letakkan telepon perlahan-lahan.
Tata Cara menangani telepon masuk
a. Begitu telepon berdering, sekretaris harus sekretaris segera mengangkat. Telepon, jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.
b. Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan block note.
c. Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya : “Selamat pagi, PT Mahakam Trade”. Hindari penggunaan kata “Halo”.
d. Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian
e. Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.
f. Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
g. Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.
Tata Cara menangani telepon keluar
a.Sebelum menghubungi nomor telepon yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari atau mencocokkan dengan buku telepon.
b.Mencatat semua pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note
c.Jika salah sambung hendaknya segera minta maaf
d.Bila hubungan sudah tersambung, sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelepon
e.Bila selesai mengadakan pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan baik.
Membuat janji temu melalui telepon
Membuat janji temu atau pesan sesuatu melalui telepon hendaknya menggunakan “Lembar Pesan Telepon /Tamu”. Hal-hal yang perlu dilakukan yaitu :
1.mengisi tanggal dan waktu perjanjian, masalah yang akan dibicarakan,dan tempat janji temu
2.setelah mengisi “Lembar Pesan Telepon/Tamu”, sekretaris harus meletakkannya ditempat yang langsung dapat dilihat oleh pimpinan
3.apabila pimpinan menyanggupi waktu pertemuan yang diajukan, segera buat penegasan kepada sipenelepon
4.Setelah mendapat penegasan, langkah selanjutnya adalah mencatat perjanjian tersebut pada tanggalan meja (desk calender) pimpinan dan
tanggalan meja sekretaris. Hal yang perlu dicatat pada desk calender,yaitu :
a.nama tamu
b.nama kantor/perusahaan
c.masalah yang akan dibicarakan
d.tempat/tempat dimana pertemuan akan berlangsung
5.Hendaknya sebelum mengisi Lembar Pesan Telpon/tamu, sekretaris harus melatih kebisaan mencata semua pesan dalam Block Note.
A Alpha N November
B Bravo O Oscar
C Charli P Papa
D Delta Q Quebec
E Echo R Romeo
F Foxtrot S Siera
G Golf T Tango
H Hotel U Uniform
I India V Victor
J Juliet W Whiskey
K Kilo X X-ray
L Lima Y Yankee
M Mike Z Zebra
Contoh Percakapan Telepon
ON THE PHONE
Di telepon
USEFUL EXPRESSIONS (Ungkapan-ungkapan berguna)
1. Miss. Pierce speaking (Nona Pierce di sini) atau This is Miss. Pierce (ini Nona Pierce)
2. Can I help you ? (dapat saya bantu?) atau May I help you (bisa saya bantu?)
3. I would like to speak to Mr. Nixon (saya ingin berbicara dengan pak Nixon)
Cara lain :
•I’d like to talk to Mr. Nixon (saya ingin berbicara dengan pak Nixon)
4. Just a moment I will see if he is still in his office (sebentar, Akan saya lihat apakah ia masih ada di ruang kantornya).
Cara lain :
•Can you hold a moment, please, while I check if he is still in his office (dapat anda tunggu sementara saya periksa apakah ia masih ada di ruang kantornya?)
5. Who shall I say is calling? (Siapakah ini yang menelpon?)
Cara lain :
•Who is calling please ? (Siapa yang menelpon?)
6. Please hold the line a minute (tolong tunggu sebentar tanpa memutus hubungan telepon)
Cara lain :
•Can you hold the line a minute (Tolong tunggu sebentar tanpa me – mutus hubungan telepon?).
7.Is it a long distance call? ( apakah ini sambungan telepon jarak jauh?)
8.Put him through.(hubungkanlah dia dengan saya)
Cara lain :
•I’ll speak to him (saya akan berbicara dengannya)
9.I have Mr. Nixon on the line (Ada pak Nixon di telepon)
Cara lain :
•Mr. Nixon is on the phone (pak Nixon di telepon)
10 I’m putting you through (Saya menghubungkan anda)
Cara lain :
•I’m connecting you now (saya hubungkan anda sekarang)
Talking Through Telephone
Between a businessman and a secretary of his counterpart
Secretary : Mr. Yoseph’s office, Miss. Rosiana speaking
Businessman : Mr. Yoseph there ?
S : I’m sorry, Mr. Yoseph is not in his office at the moment. May I ask who is calling ?
B : Adi Suyanto, of Falah Co, LTd. I would like to know why
My order for those special offer air conditioner hasn’t be shipped. I’ve got customer who’ve been waiting two weeks for
them. What am I supposed to tell them ?
S : I will ask Mr. Yoseph to call you back, Mr. Adi.
B : I want some action today. How do I know Mr. Yoseph will call back today?.
S : Mr. Yoseph should be returning to his office within the hour. Now if you could just give me the date of your order I ….
B : May 15, and here is almost labour day. I won’t be able to sell those units at all unless I get them right away.
S : May 15, thank you I’ll give this information to Mr. Yoseph, and you will here from him today, I’m sure. Thank for calling
me us about this order, Mr. Adi, Good bye.
In the Conversation below
Dalam percakapan di bawah ini, Nona Sumiati sanggup memperoleh informasi dari seorang penelepon yang menolak untuk memberikannya.
Sumiati : Mr Suryadi’s office, Miss. Sumiati speaking
Caller/penilpun : May I speak to Mr. Suryadi, please ?
S : May I ask who is calling, please ?
C : This is Rahmadan, of Ra Prima Furniture
S : Oh, yes, Mr. Rahmadan. I’m sorry but Mr. Suryadi has gone for
the day. May I help you ?
C : No, I’ll call back tomorrow
S : Are you calling about an order, Mr. Rahmadan ?
C : No, Mr. Suryadi is interested in some new fireproof files. I’ll
call back tomorrow.
S : Thank you Mr. Rahmadan. I’ll tell Mr. Suryadi to expect your.
On the Phone
Caroline ada di ruang kantornya ketika telepon berdering.
Caroline : Good morning. Mr. Smith’s office, Miss. Caroline speaking Can I help you ? (Selamat pagi. Kantor Pak Smith , disini Nona Carolina, Bisa
Saya Bantu ?)
John Lenin : I would like speak to Mr. Nixon: I believe he is visiting your company this week.(Saya ingin berbicara dengan Pak Nixon, saya yakin ia meng-
unjungi perusahaan anda minggu ini)
C : Just a moment, I will see if he is still in the office. Who shall I say is calling (Tunggu sebentar, akan saya lihat apakah ia masih ada di kantor. Siapakah ini yang menelpon?
J : Mr. John Lenin
C : And the name of your company, please
J : Montreal Meubles. I’m in town from Canada, and I am an old friend of Mr. Nixon’s, and he told me I could contact
him through your company.
C : I see. Please hold the line one moment.
J : yes ?
Nona Carolina kemudian menghubungi atasannya Mr. Smith
C : There is a Mr. John Lenin of Montreal Meubles on the line for Mr. Nixon
Smith : Is this a long distance call?
C : No. Mr. John Lenin is in London for the Exhibition
S : OK, put him through
C : Mr. John , I have Mr. Nixon on the line, I’m putting you through
J : Thank you
Miss Carolina mendapat penelpon baru
C : Good morning, Mr. Smith’s office, may I help you?
Mr. Twain: Good morning to you. This is Mr. Twain of Businessmen’s Association – I’d like to talk to Mr. Smith
C : I’m sorry, Mr. Twain – Mr. Smith’s line is busy righ now. Would you like to leave a message or will you hold?
T : I’ll hold for a few minute (akan saya tunggu beberapa menit)
Ketika caroline menghubungi pimpinannya, ternyata Pak Smith masih bicara dengan Pak John. Apa yang dikatakan Caroline kepada Pak Twain?
Pertanyaan
1.Apa pengertian telepon ?
2.Pada halaman kuning (yellow pages) memuat keterangan tentang apa saja ?
3.Apa yang dimaksud Transfer Charge Collect Call ?
4.Sebutkan alat komunikasi tradisionil di Indonesia yang saat ini masih digunakan !
5.Jika pimpinan tidak ada ditempat, bagaimana cara Kamu menjawab telepon ?
6.Jika ada penelpon marah-marah apakah Kamu ikut marah-marah ?
7.Mengapa dalam menangani telepon oleh sekretaris, harus ber etika ?
8.Mana yang betul “disini Departemen Hankam”, atau “disini Mirna. Pegawai Departemen Hankam” ?
9.Jika kamu sedang menelpon, ada gangguan ketika sedang berbicara. Apa yang kamu lakukan ?
10.Mengapa telepon kantor untuk keperluan pribadi dilarang ?
Praktik
1. Kamu seorang sekretaris yang bekerja pada PT Mahakam Trade Jl. Dr. Soetomo 105 Telp. (0541) 741995 Facs. (0541) 741995 Samarinda, direktur Kamu adalah Ibu Mertilesi. Hari ini Kamu mendapat telpon dari Bapak Fadli pemilik Toko Java Elektro, Jl. Cipto Mangunkusumo, Samarinda Seberang. Menanyakan tentang pesanan pembelian yang belum dikirim. Hari itu juga Bapak Fadli mengulang pesanan barang-barang elektronik sebagai berikut :
10 Kipas Angin, merek National Type 321 D 5 Televisi Panasonic, 20 inci, model Flat 25 Walkman, AIWA model 327 D
2. Hari ini, pukul 12.OO Anda menerima telpon dari J. Monk & Co.; Ltd. 157 Smith Street. London, SW. 3 bersama Mr. Jones Vale (sales manager).
Mr. Jones Vale ingin berbicara dengan pimpinan anda langsung mengenai pembelian alat elektronik keluaran pabriknya.
Coba Anda tangani telpon masuk itu, dan catat pesan dalam “lembar Pesan Telpon”
Alat komunikasi jarak jauh telah mengalami revolusi dari jaman ke jaman. Mula-mula Kentongan, adalah salah satu alat komunikasi tradisional paling kuno yang masih digunakan di Indonesia. Menghasilkan bunyi-bunyian yang merupakan tanda serta dikirim secara beranting. Makna dari bunyi atau tanda yang dihasilkannya berbeda di setiap daerah. Hingga kini, kentongan masih digunakan masayarakat daerah di tanah air. Ini melambangkan kebutuhan manusia untuk saling berhubungan antar sesamanya.
Gong, seperti di sebagian besar negara Asia, di Indonesia suara gema yang menandakan dimulainya suatu upacara atau acara khusus, atau mengiringi penyambutan tokoh-tokoh penting. Gong masih sering digunakan pada upacara-upacara tradisional di Indonesia.
Tifa, adalah alat komunikasi tradisional dari Irian Jaya. Biasanya digunakan pada saat upacara ritual atau tradisional serta acara-acara lainnya.
Lokan, adalah alat musik tiup yang digunakan untuk mengirim pesan dan sinyal.
Telepon Lokal Baterai (LB) sistem dinding adalah cikal bakal sistem telepon modern di Indonesia. Sangat langka, mahal dan penggunannya terbatas pada kelompok masyarakat tertentu dan perorangan. Telepon LB dihubungkan ke papan catu telepon manual dan panggilan disambungkan oleh operator.
Telex, sebelum adanya mesin faksimili, mesin teleks adalah salah satu perangkat komunikasi terpenting yang digunakan untuk mengirim pesan panjang kemanapun di dunia. Saat ini mesin teleks masih digunakan di beberapa kantor modern. Surat kabar mendapatkan berita-berita hampir dari seluruh dunia melalui kehandalan mesin teleks.
Fax, penciptaan dan distribusi mesin faksimili pada penggunannya menciptakan revolusi tersendiri di dunia industri telekomunikasi. Berbeda dengan mesin pendahulunya, teleks yang hanya bisa mengirim dan menerima materi tulisan, mesin faksimili mempunyai kemampuan mengirim dan menerima materi grafis, foto dan tulisan. Selain mengurangi kebutuhan akan kurir, mesin faksimili juga melancarkan arus informasi antara pengirim dan penerima.
Telepon genggam (Hand Phone), kemunculan eksekutif muda di tahun 80-an ditandai dengan hadirnya suatu peralatan pelengkap kegemaran mereka telepon seluler atau telepon genggam. Tak seorang eksekutif muda pun yang tampak di
perkantoran di seluruh dunia tidak membawa telepon genggam. Meski demikian, telepon genggan bukanlah perhiasan belaka, namun merupakan kebutuhan. Orang menggunakannya untuk berkomunikasi dari mana saja trotoar, restoran yang ramai, kendaraan yang sedang melaju bahkan dari negara lain.
Sekretaris harus mempunyai kemampuan untuk menggunakan sarana komunikasi sebaik mungkin, agar dapat membantu organisasi/perusahaan untuk mendapatkan keuntungan.
Telepon (Telephone)
Menurut PT Telkom telepon adalah suatu sistem telekomunikasi yang diadakan untuk meneruskan berita dengan percakapan.
Telepon merupakan salah satu jenis jasa telekomunikasi di samping telegraph (faksimili, telegram, telex).
Hal-hal penting yang berhubungan dengan telepon adalah :
1.Penggunaan Buku Petunjuk Telepon. Sekretaris haris dapat memahami keterangan-keterangan yang termuat di dalamnya, seperti tarif dan biaya telepon , nomor-nomor penting yang perlu diketahui, nomor kode wilayah, halaman kuning (yellow pages) dan lain-lain.
2.Tata Cara Interlokal. Bagi kota-kota yang telah mendapat pelayanan SLJJ tata caranya sebagai berikut :
a.Putar nomor kode wilayah (area kode), dan
b.Putar nomor lokal yang dikehendaki
Sedangkan untuk kota-kota yang belum mendapat fasilitas SLJJ (melalui operator), tata caranya sebagai berikut :
c.Putar nomor 100
d.Setelah operator menjawab segera beritahukan nomor telepon kita
e.Nama kantor kita
f.Kota dan nomor telepon kantor/orang yang dipanggil
g.Nama kantor/orang yang dipanggil, dan
h.Jenis permintaan yang dikehendaki yaitu biasa atau segera
3.Tatacara SLI (Sambungan Langsung Internasional)
Hubungan telepon ke luar negeri tanpa melalui operator. Caranya misalnya dari Indonesia : 001 + Kode Negara + Kode Wilayah + Nomor Telepon Tujuan.
Untuk hubungan telepon Internasional melalui operator pertama putar nomor 101, langkah berikutnya sama dengan permintaan hubungan Internasional.
4.Transfer Charge Collect Call, yaitu biaya percakapan telepon yang dibayar oleh penerima telepon. Adapun caranya adalah sebagai berikut :
a.hubungi operator
b.beritahukan kita mau menghubungi siapa tetapi biaya ditanggung oleh penerima, dan
c.tunggu beberapa saat, operator akan menanyakan kepada orang yang dipanggil, untuk meminta persetujuan pembayaran biaya telepon
5.Hunting System, yaitu sistem memburu saluran kosong secara otomatis dengan cara ini satu nomor telepon bisa dipergunakan untuk beberapa saluran secara serentak.
Etiket Menelpon
Cara menelpon yang menyenangkan dan efisien sangat berpengaruh terhadap nilai sekretaris yang baik. Telepon merupakan sarana yang penting untuk berkomunikasi dengan orang lain. Oleh karena itu seorang sekretaris dalam menangani baik telepon masuk maupun telepon keluar hendaknya memperhatikan hal-hal berikut :
• Melatih suaranya agar enak di dengar
• Suara diatur agar tidak terlalu tinggi dan rendah
• Ucapan yang jelas
• Perlihatkan sikap dan kata-kata yang baik
Etiket Menelepon yang perlu diperhatikan oleh sekretaris, yaitu :
1.Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon
2.Berhati-hatilah jangan sampai nada kesal kentara dalam pembicaraan telepon Anda
3.Suara Anda mewakili suara pimpinan , sikap Anda mencerminkan pimpinan dan perusahaan Anda.
4.Jangan sekali-kali membicarakan informasi rahasia, kecuali kalau Anda yakin pengamanannya sempurna
5.Pembicaraan telepon jangan keras, nanti menggangu rekan kerja Anda. Tapi harus ringkas dan terbatas soal yang penting saja, dan jangan menggunakan telepon untuk bergunjing.
6.Siapa yang berhubungan dengan pimpinan harus menyebutkan namanya
7.Diwaktu menelpon jangan berbicara dengan orang ketiga
8.Batasi pembicaraan pribadi sedikit mungkin, urusan pribadi di kantor sangat tidak menyenangkan bagi siapa yang pun yang ikut mendengar.
9.Jangan membuang suku kata yang seharusnya diucapkan, misalnya “mengerjakan” menjadi “ngerjakan.
10.Menyampaikan pembicaraan harus lancar, dan nada suara jangan datar.
11.Pakailah nama pembicara : “Selamat pagi, Bapak Falah …”
12.Bertanya yang baik: “Boleh saya mengetahui siapa yang berbicara ?”, jangan :”ini siapa?”.
13.Jika pimpinan tidak ada anda tidak mampu mengatasi persoalan, jangan memberitahukan dimana pimpinan berada (mungkin pimpinan merasa terganggu)
14.Kita menjanjikan pimpinan akan menelpon kembali karena tidak bisa maka kita perlu menelepon pembicara dan menjelaskan persoalannya serta yakinkan anda akan melakukannya begitu kesempatan memungkinkan
15.Jangan berkata :”tunggu sebentar”, atau “tunggu” sebaiknya tanyakan kepadanya apakah ia mau menunggu sementara, tawarkan untuk menelpon kembali.
16.Menutup pembicaraan, beri kesan ke pembicara bahwa anda senang bicara dengan dia. “Selamat pagi Pak Falah, terima kasih” atau “Senang berbicara dengan Bapak, terima kasih”. Tunggu pembicara mengucapkan “sampai bertemu lagi” lalu letakkan telepon perlahan-lahan.
Tata Cara menangani telepon masuk
a. Begitu telepon berdering, sekretaris harus sekretaris segera mengangkat. Telepon, jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.
b. Angkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan block note.
c. Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas, dan sopan. Ucapkan salam misalnya : “Selamat pagi, PT Mahakam Trade”. Hindari penggunaan kata “Halo”.
d. Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh perhatian
e. Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-kata asing atau nama yang sulit.
f. Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
g. Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan terlebih dahulu.
Tata Cara menangani telepon keluar
a.Sebelum menghubungi nomor telepon yang diinginkan, hendaknya sekretaris mencari atau mencocokkan dengan buku telepon.
b.Mencatat semua pokok-pokok permasalahan yang akan disampaikan pada sebuah block note
c.Jika salah sambung hendaknya segera minta maaf
d.Bila hubungan sudah tersambung, sekretaris harus segera memperkenalkan diri dan menyatakan maksud menelepon
e.Bila selesai mengadakan pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon dengan baik.
Membuat janji temu melalui telepon
Membuat janji temu atau pesan sesuatu melalui telepon hendaknya menggunakan “Lembar Pesan Telepon /Tamu”. Hal-hal yang perlu dilakukan yaitu :
1.mengisi tanggal dan waktu perjanjian, masalah yang akan dibicarakan,dan tempat janji temu
2.setelah mengisi “Lembar Pesan Telepon/Tamu”, sekretaris harus meletakkannya ditempat yang langsung dapat dilihat oleh pimpinan
3.apabila pimpinan menyanggupi waktu pertemuan yang diajukan, segera buat penegasan kepada sipenelepon
4.Setelah mendapat penegasan, langkah selanjutnya adalah mencatat perjanjian tersebut pada tanggalan meja (desk calender) pimpinan dan
tanggalan meja sekretaris. Hal yang perlu dicatat pada desk calender,yaitu :
a.nama tamu
b.nama kantor/perusahaan
c.masalah yang akan dibicarakan
d.tempat/tempat dimana pertemuan akan berlangsung
5.Hendaknya sebelum mengisi Lembar Pesan Telpon/tamu, sekretaris harus melatih kebisaan mencata semua pesan dalam Block Note.
A Alpha N November
B Bravo O Oscar
C Charli P Papa
D Delta Q Quebec
E Echo R Romeo
F Foxtrot S Siera
G Golf T Tango
H Hotel U Uniform
I India V Victor
J Juliet W Whiskey
K Kilo X X-ray
L Lima Y Yankee
M Mike Z Zebra
Contoh Percakapan Telepon
ON THE PHONE
Di telepon
USEFUL EXPRESSIONS (Ungkapan-ungkapan berguna)
1. Miss. Pierce speaking (Nona Pierce di sini) atau This is Miss. Pierce (ini Nona Pierce)
2. Can I help you ? (dapat saya bantu?) atau May I help you (bisa saya bantu?)
3. I would like to speak to Mr. Nixon (saya ingin berbicara dengan pak Nixon)
Cara lain :
•I’d like to talk to Mr. Nixon (saya ingin berbicara dengan pak Nixon)
4. Just a moment I will see if he is still in his office (sebentar, Akan saya lihat apakah ia masih ada di ruang kantornya).
Cara lain :
•Can you hold a moment, please, while I check if he is still in his office (dapat anda tunggu sementara saya periksa apakah ia masih ada di ruang kantornya?)
5. Who shall I say is calling? (Siapakah ini yang menelpon?)
Cara lain :
•Who is calling please ? (Siapa yang menelpon?)
6. Please hold the line a minute (tolong tunggu sebentar tanpa memutus hubungan telepon)
Cara lain :
•Can you hold the line a minute (Tolong tunggu sebentar tanpa me – mutus hubungan telepon?).
7.Is it a long distance call? ( apakah ini sambungan telepon jarak jauh?)
8.Put him through.(hubungkanlah dia dengan saya)
Cara lain :
•I’ll speak to him (saya akan berbicara dengannya)
9.I have Mr. Nixon on the line (Ada pak Nixon di telepon)
Cara lain :
•Mr. Nixon is on the phone (pak Nixon di telepon)
10 I’m putting you through (Saya menghubungkan anda)
Cara lain :
•I’m connecting you now (saya hubungkan anda sekarang)
Talking Through Telephone
Between a businessman and a secretary of his counterpart
Secretary : Mr. Yoseph’s office, Miss. Rosiana speaking
Businessman : Mr. Yoseph there ?
S : I’m sorry, Mr. Yoseph is not in his office at the moment. May I ask who is calling ?
B : Adi Suyanto, of Falah Co, LTd. I would like to know why
My order for those special offer air conditioner hasn’t be shipped. I’ve got customer who’ve been waiting two weeks for
them. What am I supposed to tell them ?
S : I will ask Mr. Yoseph to call you back, Mr. Adi.
B : I want some action today. How do I know Mr. Yoseph will call back today?.
S : Mr. Yoseph should be returning to his office within the hour. Now if you could just give me the date of your order I ….
B : May 15, and here is almost labour day. I won’t be able to sell those units at all unless I get them right away.
S : May 15, thank you I’ll give this information to Mr. Yoseph, and you will here from him today, I’m sure. Thank for calling
me us about this order, Mr. Adi, Good bye.
In the Conversation below
Dalam percakapan di bawah ini, Nona Sumiati sanggup memperoleh informasi dari seorang penelepon yang menolak untuk memberikannya.
Sumiati : Mr Suryadi’s office, Miss. Sumiati speaking
Caller/penilpun : May I speak to Mr. Suryadi, please ?
S : May I ask who is calling, please ?
C : This is Rahmadan, of Ra Prima Furniture
S : Oh, yes, Mr. Rahmadan. I’m sorry but Mr. Suryadi has gone for
the day. May I help you ?
C : No, I’ll call back tomorrow
S : Are you calling about an order, Mr. Rahmadan ?
C : No, Mr. Suryadi is interested in some new fireproof files. I’ll
call back tomorrow.
S : Thank you Mr. Rahmadan. I’ll tell Mr. Suryadi to expect your.
On the Phone
Caroline ada di ruang kantornya ketika telepon berdering.
Caroline : Good morning. Mr. Smith’s office, Miss. Caroline speaking Can I help you ? (Selamat pagi. Kantor Pak Smith , disini Nona Carolina, Bisa
Saya Bantu ?)
John Lenin : I would like speak to Mr. Nixon: I believe he is visiting your company this week.(Saya ingin berbicara dengan Pak Nixon, saya yakin ia meng-
unjungi perusahaan anda minggu ini)
C : Just a moment, I will see if he is still in the office. Who shall I say is calling (Tunggu sebentar, akan saya lihat apakah ia masih ada di kantor. Siapakah ini yang menelpon?
J : Mr. John Lenin
C : And the name of your company, please
J : Montreal Meubles. I’m in town from Canada, and I am an old friend of Mr. Nixon’s, and he told me I could contact
him through your company.
C : I see. Please hold the line one moment.
J : yes ?
Nona Carolina kemudian menghubungi atasannya Mr. Smith
C : There is a Mr. John Lenin of Montreal Meubles on the line for Mr. Nixon
Smith : Is this a long distance call?
C : No. Mr. John Lenin is in London for the Exhibition
S : OK, put him through
C : Mr. John , I have Mr. Nixon on the line, I’m putting you through
J : Thank you
Miss Carolina mendapat penelpon baru
C : Good morning, Mr. Smith’s office, may I help you?
Mr. Twain: Good morning to you. This is Mr. Twain of Businessmen’s Association – I’d like to talk to Mr. Smith
C : I’m sorry, Mr. Twain – Mr. Smith’s line is busy righ now. Would you like to leave a message or will you hold?
T : I’ll hold for a few minute (akan saya tunggu beberapa menit)
Ketika caroline menghubungi pimpinannya, ternyata Pak Smith masih bicara dengan Pak John. Apa yang dikatakan Caroline kepada Pak Twain?
Pertanyaan
1.Apa pengertian telepon ?
2.Pada halaman kuning (yellow pages) memuat keterangan tentang apa saja ?
3.Apa yang dimaksud Transfer Charge Collect Call ?
4.Sebutkan alat komunikasi tradisionil di Indonesia yang saat ini masih digunakan !
5.Jika pimpinan tidak ada ditempat, bagaimana cara Kamu menjawab telepon ?
6.Jika ada penelpon marah-marah apakah Kamu ikut marah-marah ?
7.Mengapa dalam menangani telepon oleh sekretaris, harus ber etika ?
8.Mana yang betul “disini Departemen Hankam”, atau “disini Mirna. Pegawai Departemen Hankam” ?
9.Jika kamu sedang menelpon, ada gangguan ketika sedang berbicara. Apa yang kamu lakukan ?
10.Mengapa telepon kantor untuk keperluan pribadi dilarang ?
Praktik
1. Kamu seorang sekretaris yang bekerja pada PT Mahakam Trade Jl. Dr. Soetomo 105 Telp. (0541) 741995 Facs. (0541) 741995 Samarinda, direktur Kamu adalah Ibu Mertilesi. Hari ini Kamu mendapat telpon dari Bapak Fadli pemilik Toko Java Elektro, Jl. Cipto Mangunkusumo, Samarinda Seberang. Menanyakan tentang pesanan pembelian yang belum dikirim. Hari itu juga Bapak Fadli mengulang pesanan barang-barang elektronik sebagai berikut :
10 Kipas Angin, merek National Type 321 D 5 Televisi Panasonic, 20 inci, model Flat 25 Walkman, AIWA model 327 D
2. Hari ini, pukul 12.OO Anda menerima telpon dari J. Monk & Co.; Ltd. 157 Smith Street. London, SW. 3 bersama Mr. Jones Vale (sales manager).
Mr. Jones Vale ingin berbicara dengan pimpinan anda langsung mengenai pembelian alat elektronik keluaran pabriknya.
Coba Anda tangani telpon masuk itu, dan catat pesan dalam “lembar Pesan Telpon”
Tidak ada komentar:
Posting Komentar