link: Mananging Consultant

Cari Blog Ini

Memuat...

Minggu, 06 Januari 2013

Komunikasi yang baik

Pemimpin yang efektif memahami pentingnya komunikasi yang baik. 
Masalah dalam komunikasi dapat menyebabkan bottleneck di dalam organisasi. 
Berhentilah menyalahkan bawahan, dan cek kembali isi Anda.
I Care About You,
Dwika







Komunikasi Kepemimpinan
Materi oleh:
Dr. John A. Kline
Profesor komunikasi pada University of New Mexico dan University of Missouri Eksekutif Senior dan Provost Akademis pada kampus militer Air University Pengajar "Concepts for Air Force Leadership"

Seperti yang dilakukan oleh orang lain, setiap tindakan, keputusan, dan arahan yang diambil atau diberikan oleh seorang pemimpin, juga dilakukan dengan berkomunikasi. Hanya saja, setiap pemimpin dituntut untuk lebih efektif dan efisien dalam berkomunikasi, mengingat krusialnya implikasi dari setiap tindakan, keputusan dan perilaku seorang pemimpin.

Komunikasi kepemimpinan atau leadership communication, adalah sebuah model komunikasi bagi para pemimpin, di mana bentuk komunikasi disesuaikan dengan posisinya sebagai pemimpin. Ini berarti, ada spesifikasi khusus dari elemen bahasa yang digunakannya.

Berikut ini adalah tips dari Dr. John A. Kline tentang bagaimana meningkatkan efektifitas komunikasi seorang pemimpin.

MEMANCING UMPAN BALIK
Umpan balik adalah hal penting bagi seorang pemimpin. Dengan umpan balik, seorang pemimpin akan mengambil keputusan dan menentukan langkah selanjutnya. Jika Anda adalah pemimpin, tips berikut ini bisa Anda terapkan untuk mendapatkan umpan balik yang efektif:

1. Katakan kepada bawahan, bahwa Anda menginginkan umpan balik. Doronglah mereka untuk menyampaikan kabar baik maupun kabar buruk. Pastikan bahwa Anda memberi semangat dan dorongan positif atas kabar buruknya, dan bukan malah menghukum mereka.

2. Identifikasikan wilayah atau area, di mana Anda menginginkan umpan balik. Komunikasikanlah minat Anda akan umpan balik, berkaitan dengan isu atau wilayah tertentu yang bisa membantu organisasi mencapai kondisi yang lebih baik.

3. Gunakan "kesunyian" untuk memancing umpan balik. Dengar dan pancinglah umpan balik, dengan lebih banyak mendengar daripada langsung memberi komentar terhadap isu yang diangkat oleh bawahan Anda.

4. Perhatikanlah sinyal non verbal yang didemonstrasikan mereka.

5. Pertimbangkanlah untuk menjadwalkan sebuah 'meeting umpan balik'. Ini lebih responsif dan terencana, bukan impulsif atau dadakan.

6. Gunakan pernyataan eksplisit untuk meminta umpan balik.

"Coba ceritakan lebih jauh."
"Itu menarik sekali."

Lontarkan pertanyaan yang tidak hanya dijawab 'ya' atau 'tidak'. Gunakan pertanyaan 5W dan 1H.

MENDENGAR EFEKTIF
Berikut ini adalah tips untuk meningkatkan efektifitas 'pendengaran' Anda.

1. Mendengar butuh persiapan, jadi bersiap-siaplah untuk mendengar. Niatkan untuk mendengar. Persiapan untuk mendengar melibatkan mental dan fisik. Singkirkan kertas, buku dan berbagai materi lain, saat Anda akan mendengarkan bawahan Anda. Semua itu bisa mengganggu 'pendengaran' Anda. Beritahu sekretaris Anda untuk menahan telepon yang masuk. Hindari berbagai interupsi yang tidak perlu. Bersiaplah untuk mendengarkan kata pembuka dari bawahan Anda. Sisa dari pernyataannya akan dibangun oleh kata pembuka yang diucapkan bawahan Anda.

2. Dengarkan idenya, bukan hanya fakta-fakta yang disampaikan. Berkonsentrasilah secara khusus, pada fakta-fakta yang sering membuat Anda kehilangan ide utama. Berbagai fakta mungkin menarik bagi bawahan Anda, akan tetapi alasan di belakang fakta itulah yang seringkali membangun generalisasi di dalam pikiran mereka.

3. Tetaplah bersikap open-minded. Apa yang disampaikan atau cara penyampaiannya bisa jadi membosankan Anda. Jika tidak berhati-hati, Anda bisa terjerumus oleh sikap menghakimi, hanya mendengar sebagian pesan, atau hanya mendengar apa yang ingin Anda dengar.

4. Pahami perbedaan kecepatan antara proses berbicara dan proses mendengar. Kecepatan berpikir adalah sekian kali lipat lebih cepat daripada berbicara. Artinya, Anda mendengarkan lebih cepat dari pada bawahan Anda berbicara. Berhati-hatilah untuk tidak terjebak dalam 'menerawang' atau memikirkan hal lain pada saat mendengarkan bawahan Anda.

5. Sesuai nasihat Edward De Bono, pakailah sepatu bawahan Anda. Pahamilah sudut pandang mereka. Manfaatkan apa yang Anda ketahui tentang pemahaman mereka dan tentang segala hal yang melatarbelakanginya. Apa makna dari KOMBINASI kata-kata dan sinyal non verbal mereka?

Tips ini juga berguna untuk meningkatkan efektifitas 'pendengaran' Anda:

http://www.indodigest.com/indonesia-special-article-48.html

MENGURANGI MISKOMUNIKASI
1. Kendala #1: Arti kata.

Pertama, kata yang sama bisa memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda.

"Lima menit" bisa berarti "segera", atau bisa berarti "300 detik".
Pastikan hal ini.

Kedua, kata yang berbeda bisa memiliki arti yang sama bagi orang yang berbeda. Ada banyak hal yang Anda ketahui, punya nama sama. Nama yang digunakan tergantung pada siapa yang sedang berbicara. Anda bisa menamai rumah dengan 'kandang', pesawat tempur dengan 'capung', kapal induk dengan 'paus', boss pemarah dengan 'orang gila' dan sebagainya.

Untuk tidak terjebak, pahamilah sebuah fakta: Pengertian tidak terletak pada kata-kata, pengertian adanya pada manusia. Anda sebagai pemimpin, akan berkomunikasi dengan lebih efektif jika bisa menghubungkan pesan dengan pembawanya.

2. Kendala #2: Salah interpretasi atas tindakan.

Kontak mata, gerak tubuh, dan ekspresi wajah adalah tindakan. Saat seseorang berjalan dengan cepat meninggalkan ruangan ketika sedang meeting, atau perilaku mengetuk-ngetukkan pensil ke atas meja, bisa disimpulkan sebagai sikap terburu-buru atau rasa bosan. Kesimpulan ini bisa benar dan bisa salah. Jika seseorang terlihat terbata-bata, Anda mungkin akan menyimpulkan bahwa dia gugup, padahal belum tentu.

3. Kendala #3: Salah interpretasi atas simbol non tindakan

Pakaian yang Anda kenakan, kendaraan yang Anda pakai, benda-benda di ruang kantor Anda, semuanya mengkomunikasikan segala hal tentang Anda. Begitu pula, sikap hormat Anda atas waktu dan tempat yang diperlukan oleh orang lain, apa yang melekat padanya atau apa yang dikenakannya, mempengaruhi cara Anda menginterpretasi berbagai pesan mereka. Termasuk, pilihan waktu yang diambil oleh bawahan Anda. Misalnya, jika bawahan Anda melaporkan urusan dinas langsung ke rumah Anda setelah jam kerja, maka hal ini bisa mempengaruhi cara Anda memahami pesan yang dibawanya.

4. Kendala #4: Salah interpretasi suara.

Kualitas dan variasi suara, mempengaruhi pemahaman Anda. Kualitas suara mengacu pada impresi terhadap orang lain. Anda sebagai pemimpin yang mendengar, sering terpengaruh oleh suara bawahan Anda. Apakah ia sedang senang, sedih, takut atau percaya diri. Pemahaman dan pengertian, tergantung pada artikulasi, pengucapan dan akurasi tata bahasa. Variasi suara, adalah bumbunya bicara. Ini berpengaruh pada kemampuan Anda dalam memahami pesan bawahan.

BERKOMUNIKASI DENGAN PERSONIL KUNCI
1. Tunjukkan ketertarikan dan perhatian Anda yang asli, dengan ekspresi wajah, cara menegakkan kepala, dan gerak tubuh, yang merefleksikan keterbukaan dan dorongan positif untuk mereka.

2. Posisikan diri mereka senyaman mungkin di hadapan Anda. Ini bisa dilakukan jika Anda mendemonstrasikan posisi rileks dan menunjukkan rasa persahabatan.

3. Bersikaplah alamiah, sebab kemurnian dan ketulusan adalah fondasi untuk komunikasi yang efektif.

4. Jangan tunjukkan sikap superior secara berlebihan, atau berpura-pura menjadi seseorang yang bukan Anda.

5. Kembangkanlah komunikasi dengan komentar yang spontan, daripada merencanakan komentar dan argumen.

6. Hargai cara pandang mereka.

7. Capailah pemahaman tentang apa yang sebenarnya mereka maksudkan, tidak usah terlalu mengandalkan pada apa yang keluar dari mulutnya.

8. Kurangi sikap defensif Anda.

9. Jangan mendominasi pembicaraan, sehingga membuatnya hanya terdiam dan terpaku...

10. Dengarlah apa yang mereka katakan, dan tidak usah terlalu merencanakan apa yang akan Anda katakan.

MENCAPAI KONSENSUS KELOMPOK
1. Klarifikasikan diskusi. Yakinkan bahwa aktivitas kelompok yang bersangkutan bisa dimengerti, teratur dan berfokus pada SATU isu pada SATU waktu.Doronglah setiap anggota kelompok agar tetap fokus, menghindari diskusi sempalan, dan mengklarifikasi isu dengan berbagai pertanyaan.

2. Gunakan 'pernyataan proses'. Pernyataan proses berkaitan dengan apa yang sedang terjadi pada kelompok yang bersangkutan.

"Apa yang Anda katakan cukup masuk akal. Bagaimana dengan Anda yang lain?"
"Sejauh ini, kita menyepakati dua poin yang pertama. Mari kita bergerak ke poin ketiga."
"Anda sudah mendengar dari Tuan Midun?"

Pernyataan proses akan sangat membantu dalam mencapai solusi dan kepuasan bersama.

3. Carilah perbedaan pandangan. Doronglah setiap anggota kelompok untuk menyampaikan cara pandangnya, dan memberi informasi atau bukti yang mendukung cara pandang itu. Ini penting untuk pembelajaran dan pencapaian solusi. Partisipasi akan membuat mereka merasa 'didengar' sehingga akan meningkatkan rasa puas mereka.

4. Tetaplah bersikap terbuka untuk menerima cara pandang yang berbeda. Waspadai gejala "merasa terbuka, akan tetapi tidak mau terpengaruh".

5. Gunakan kata ganti yang mewakili kelompok. Kami, kita, kita semua, Anda dan saya, tim, kelompok, perusahaan kita, organisasi ini, dan sebagainya.

KESIMPULAN
Pemimpin yang efektif memahami pentingnya komunikasi yang baik. Masalah dalam komunikasi dapat menyebabkan bottleneck di dalam organisasi. Jika lain kali, Anda sebagai pemimpin diuji dengan keinginan untuk menghukum dan menyalahkan bawahan, berhentilah, dan cek kembali 'botol' Anda.

Yakinkan bahwa Anda mengecek lehernya, bukan pantatnya.
QA-Communication

Tidak ada komentar: